在生活工作中，我們可能會經曆采購核算的過程。基于對供應鍊和财務的關系以及财務的整體框架的梳理，本文重點來拆解一下采購業務的财務核算細節，希望對你有所啟發。

前言

由于對财務一知半解，在學習的過程中，我總覺得财務是個比供應鍊還要枯燥和晦澀的領域，供應鍊雖然也比較晦澀，但我們可以去現場真實的感受到物流和信息流的變動，那流動的實物，就像血液在心髒裡的收縮一樣，讓供應鍊有了靈魂和呼吸。而且在供應鍊領域裡，無論是業務還是系統建設，通常是不同的部門負責不同的職責，幹好本職工作就行，雖然有協同，但是相對解耦。

而财務處理的全都是信息的彙集和計算，通常一個報表就要涉及到所有部門聯動，一旦出錯，自上而下都要跟着調整，而且還涉及到各種合規限制（主體合規、稅務合規），通常一個項目一旦涉及到财務部門，難度系數就會大大增大，這也是很多業務部門發起項目時，通常不願意讓财務參與的原因（但是又躲不過，生生的無奈）。在他們看來，财務就是古闆先生，業務前進路上的絆腳石，因為開會時，财務部的同事說得最多的就是“不行”、“不合規”這些詞。

（這裡木筆隻是描述一些公司的現狀，對财務并沒有偏見哈，相反，我本人是非常欣賞财務同學的專業和鐵面無私的，哈哈）

上一篇文章，我們梳理了供應鍊和财務的關系，以及财務的整體框架，感興趣的朋友可以回顧前一篇《業财一體化：從供應鍊業務到财務核算的全貌解析》，本篇文章，我們重點來拆解一下采購業務的财務核算細節。

01 采購入庫與财務核算全流程‍

根據付款時機的不同，主要有兩種采購入庫類型：現購和賒購。

①現購：一手交錢，一手交貨，貨款當面結清。

②賒購：購銷雙方利用商業信用交易，先接收貨物，再支付賬款。

現購就像我們去超市買東西，想要把商品拿走，必須先支付。賒購就像我們小時候去隔壁王叔叔的小賣部買雪糕，先記賬，等拿到零花錢了再補上。

企業與企業之間的采購行為，賒購比較常見，購銷雙方基于采購合同送貨，到達賬期後，再支付采購賬款。賒購模式下，因為錢貨不同步，在進行财務記賬時，就會出現應付賬款和暫估入庫等一系列财務行為。

下圖為賒購模式下的采購入庫及采購核算全流程：

采購入庫業務與财務全流程（賒購）

①采購員發起采購申請，審批通過後，開始和供應商談判、簽合同；

②有些采購需要支付預付款，供應商才發貨，這時，需要先向财務申請支付預付款；

③供應商送貨到指定倉庫，倉庫收貨入庫後，财務以入庫明細做暫估入庫，核算存貨成本；

④供應商的發票送達财務以後，生成應付單沖暫估，出納基于應付單給供應商支付餘款。

在财務處理的過程中，預付款、應付款、付款和存貨都會生成對應的總賬憑證。

02 退供應商與财務核算全流程

如果采購的商品賣不動，或者出現了質量問題，按照采購合同約定，如果供應商願意接收退貨的話，可以對商品進行退供應商。退供應商是采購入庫的逆向流程，即公司将商品發給供應商，供應商把錢退給公司。

退供應商的業務及财務核算流程如下圖所示：

退供應商業務與财務全流程（賒購）

①采購員發起退供應商申請，在系統中創建退供單，退供單一般需要指定退供的批次，可以基于原采購入庫單創建，也可以基于商品的批次庫存創建；

②倉庫接到退供單以後，按照需要退供的商品明細揀貨發貨，發貨明細回傳采購系統；

③供應商收到商品以後，辦理退款（前提是已經收到了企業的采購付款）；

④财務基于發貨明細對應付賬款進行沖紅處理，并生成總賬憑證

03 采購入庫的業務到财務信息流

從采購開始到最終的财務付款流程中，單據流向如下圖所示（當然每家公司業務不一樣，在設計時，各單據之間的處理方式未必相同，所以本圖僅供參考）：

采購入庫單據流向

①采購員創建采購訂單後，采購系統中會生成一張采購單，記錄向供應商采購的商品和采購成本等信息；

②庫房收到供應商的來貨後操作入庫，會生成倉庫的入庫單，記錄實際入庫的商品批次、數量信息，此入庫信息也會同步給采購系統和财務系統；

③财務系統基于入庫明細和采購成本生成向供應商付款的應付單，應付單記錄應該向供應商支付的款項，以及已經支付和結算的款項信息；

④到賬期後，需要向供應商付款，采購員（或财務）會基于應付單提交付款申請，申請财務付款。付款申請單記錄本次需要向供應商支付的款項，需要關聯應付單；

⑤财務出納基于付款申請單x向供應商支付應付賬款，生成付款單，并将付款單與發票進行核銷。付款單記錄付款人、付款金額和付款方式等信息。

04 什麼是财務預付款？

在采購時，如果與供應商的合作不是很深入，或者商品比較緊俏，供不應求時，在采購時需要提前支付一部分采購費用，類似于定金，這部分金額稱為預付款。

支付過預付款的商品，在财務核算時會與采購應付款進行沖銷，即實際支付采購款項時，隻需要支付剩餘的金額即可，例如采購金額100元，提前預付款30元，則采購入庫以後，還需付款70元。

常見的預付款有兩種方式：第一種是和采購訂單挂鈎，按照采購訂單的金額支付一定比例的預付款金額；第二種是和采購訂單不挂鈎，即簽訂合同後就支付一部分定金，然後才下采購單。

第一種預付款在系統實現上相對清晰，采購發票、預付款、應付款、付款單可以自動完成勾稽和核銷（勾稽和核銷下面我們來介紹），而第二種預付款無法很好的關聯采購訂單，處理财務應付賬款時隻能人工勾稽和核銷，财務處理上會相對繁瑣一些。

05 啥叫暫估入庫？

暫估，顧名思義，就是暫時估算的意思。暫估入庫指的是企業購買商品，商品已經驗收入庫，但是企業還沒有收到發票，在月末合理估計入庫成本。

為什麼要暫估呢？我的理解是财務是以發票做最終結算依據的，但現實情況下，供應商往往會先送貨，再補發票，這就會導緻商品先入庫了，發票還沒到的情況。但既然實物已經入庫了，就應該做财務的核算，但沒有發票怎麼辦？那就隻好先以入庫明細做暫估入庫咯。

暫估入庫後，會基于采購入庫明細生成入庫成本和暫估應付單，待真實發票錄入以後，會對暫估進行回沖，然後以真實的發票金額進行結算。

暫估入庫

暫估回沖時，如果發生了實際确認的入庫成本與暫估金額不一緻，該如何處理呢？财務系統會根據實際成本與暫估金額的差額自動生成暫估補差單來調整入庫成本，若實際成本大于暫估成本，則生成一張金額為正的暫估補差單；反之，則生成一張金額為負的暫估補差單。

關于入庫成本的計算，我們在後續梳理财務存貨功能時再詳聊。

06 财務勾稽與核銷

介紹兩個會計在編制會計報表時常用的财務術語：勾稽和核銷。

勾稽：也叫鈎稽。是指某個會計報表和另一個會計報表之間以及本會計報表項目的内在邏輯對應關系，如果不相等或不對應，這說明會計報表編制出現問題。在采購入庫的财務處理環節，勾稽發票的意思是将外購入庫單與發票設置成關聯單據，相互鎖死，聯查單據相互可以照應。已勾稽的發票才能執行入庫核算。

核銷：核指的是“審核、核實”，銷指的是“注銷、銷賬”，是對即将入賬的記錄與原始記錄做關聯銷賬的過程。在入庫付款環節，核銷是确定付款單與原始發票、應付單之間對應關系的操作，即指明每一次付款是支付哪筆采購業務的款項，隻有經過核銷的應付單才能真正作為付款處理。

簡單的說，勾稽就是将兩個單據之間相互關聯，核銷就是對于對單據進行核實并銷賬。

勾稽與核銷

07 講一個采購的案例

最後，我們以一個實際業務案例來理一下采購的财務核算、預付款、暫估入庫、采購退貨等流程。

老李是X公司的采購員，負責食品的采購，馬上要到七夕節了，需要提前備一批巧克力做促銷，老王向供應商詢價後，以11.3元/盒的含稅成本價采購了1000盒，共計需支付采購貨款11300元。「這是采購流程」

按照合同約定，需要先支付采購訂單金額20%的預付款，于是老李向财務申請了2260元（11300*20%）的預付款，7月1日，财務出納打款。「這是預付款流程」

7月5日，供應商按時将1000盒巧克力送往X公司的庫房，庫房分批收貨入庫。入庫明細同步到财務系統中生成暫估入庫記錄。「這是暫估入庫流程」

7月10日，老李收到供應商郵寄來的采購增值稅發票，遞交财務錄入系統後，生成實際應付單，系統以實際應付入賬，并回沖暫估應付。「這是實際應付沖暫估」

7月20日，到了付款日期，老李根據應付單向财務申請支付供應商尾款9040元（本應付單已預付2260元，還剩9040元）。「這是付款申請流程」

7月25日，付款申請審核通過後，出納基于付款申請向供應商的銀行轉賬9040元，并在系統裡生成付款單，本付款單與應付單和發票進行核銷。「這是付款流程」

8月10日，七夕過後，巧克力還剩200盒，按照合同約定，老李在采購系統中創建退供單，按原價将剩餘庫存退給供應商，倉庫按照退供單中的信息發貨「這是退供應商流程」

8月15日，供應商收到倉庫發出的退貨後，為X公司辦理退款2260。财務收到退款後，創建退款單記錄回款，并生成一張金額為負數的應付單回沖原應付單。「這是退款的财務流程」

專欄作家

scm木筆，供應鍊産品筆記，人人都是産品經理專欄作家，著有《實戰供應鍊》一書，成為既懂業務又懂系統的供應鍊實戰專家

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