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前面講過，領導和上級在最短時間内判定一篇公文的質量和水準：一不看結構；二不看标題；三不看起始段或結尾段，而是要看格式。

曾領銜撰寫單位的年度工作總結，收上來下面幾十個部門的年度總結。有些總結下了功夫，文字通暢、資料翔實，可以不加修改地引用，極具參考價值；有些胡堆亂砌，利用價值不大。

各個部門的材料看多了，發現一個規律：一般而言，一眼看上去格式規整，标題小标宋二，正文仿宋三，标題按“一、”“（一）”“1.”“（1）”依次排下來的，往往文字内容也屬上乘；而那些交上來格式亂七八糟，整篇宋體五、字小得看不見的，或者标題零号字，感覺不是在寫公文而是在刷标語的，文字内容讀來常常也是味同嚼蠟，索然無味。

難道格式是否标準和公文質量高低有什麼直接關系？答案是肯定的。

其實，當時請各個單位提供年度總結的時候，并未統一要求格式，但很明顯，各個單位還是把自己的一貫工作作風帶到了總結裡。

那些對格式一絲不苟，無論什麼情況下都嚴格按照公文格式規範塑造自己文字的單位，往往都是訓練有素、管理規範的單位，對内容會認真對待，反複推敲，結果就是公文質量高，上級單位滿意。

那些對格式随随便便、随心所欲的單位，往往是對公文寫作規範十分陌生，人員公務素養欠缺的單位，連格式都弄不好，還能指望他們提供什麼出彩的内容呢？

将心比心、以心換心，你在拿格式評判下級單位的工作水準，上級單位也在拿格式評判你的工作水準。

是天平座，懶得很，曾經看不上一些專司文書的同志那處女座一般的、對格式吹毛求疵的态度。

那時覺得，《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》之類的條例和标準，當然很重要，但那是約束正式公文，是約束有法律效力的公文的，而正式公文反正也要經過文書部門的冗長流程，反複修改，他們自然而然會把格式調正确，我幹嗎要懂公文格式？

堅信，給領導寫講話也好，給單位寫總結也好，關鍵是要把内容打磨好，至于格式，隻要字别太小領導看得清就行，幹嗎非要懂那一套标題幾号什麼字體，正文幾号什麼字體，一級标題用“一”，二級标題用“（二）”的條條框框，太煩瑣，太形式主義。

直到後來，有一次給上級部門反饋對某規定的意見，很簡單的兩頁紙文字，分管領導看過之後，交代我，沒問題，按要求反饋給××部門吧。秉持“馬上就辦”的精神，迅速地把反饋意見傳真給了上級部門。

不一會兒，桌上的電話急促響起，一接，是分管領導愠怒的聲音：，你報給××部門的材料格式怎麼是亂的？！我一驚，辯解道，領導啊，那不就是個反饋材料嗎？連公章都沒蓋，更不是正式公文，還要求什麼格式？

後來才知道，××部門并未經官方途徑對反饋的材料提出意見，不過上級部門負責該項工作的××處長和我們領導很熟，私下提醒了我們領導，說我們報的那材料格式亂七八糟，而其他單位的則都是一闆一眼，我們的東西在一堆材料裡很紮眼，顯得極為業餘。

××處長還開玩笑說，不像是你們單位一向以來的工作表現啊，是不是最近抓得不緊？搞得我們分管領導臉上相當挂不住。

可見，公文的格式一方面是單位的臉面，别人從這一點來判斷單位的工作狀态、管理水平。相應地，公文的格式也是辦公室人自己的臉面，别人從這一點來判斷你個人的業務能力、作風态度。

一個單位發的公文如果格式錯誤，缺詞少字，那麼這個單位的管理水平和運行狀态必然會遭到強烈質疑。一個人弄材料都不注意格式，随心所欲，那麼你的文字水平必然難以讓人信服，甚至工作作風也難被認可。

千萬不要把遵守格式隻理解成對專門核文發文人員的要求，千萬不要把格式隻理解成對正式印發公文的要求，隻要從你手裡流出的文字，隻要給别人看了，要派上用場了，你都要把它的格式當成自己的臉面。出個門，牙縫裡的韭菜總要搞幹淨吧！

自此，在這裡，調好格式就成為修改公文的第一步，數萬言的總結、彙報也好，百八十字的通知、談參、講話也好，給上級單位或領導精細打磨的成品也好，初步拿出來拼拼湊湊的草稿、靶子也好，都要嚴格按《黨政機關公文格式》調好格式。

時間長了，發現把格式先調好，絕對是四兩撥千斤的劃算買賣，甚至因為這個經常輕易獲得表揚，似乎連文字内容也跟着沾了格式的光。

有時候拿出來的東西，别人還沒細看内容，就先表揚一句，“很規範啊”“很是那麼回事啊”“看着沒啥大問題”，一下子就把作者判定為一名在文海遨遊多年的老筆杆子，帶着一種認可乃至敬畏去審的稿子，修改意見明顯提得少多了，認可度明顯高多了。

前面扯了半天，主要還是提高認識層面的東西。如何快速掌握公文格式規範？當然最好是去把好幾十條的《黨政機關公文格式》背下來，如果實在力所不逮，版頭套印這類格式你可以不掌握，但正文格式一定要清楚，至少要記住以下四個方面的要點：

并非越大越好，千萬别用黑體！一般用2号小标宋；在頂端或紅色分隔線下空二行位置；分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短适宜，間距恰當；标題排列應當使用梯形或菱形，工字型簡直醜得不能看！若有副标題，破折号之後用3号楷體。

關于标題的擺布還有一個值得注意的小問題，那就是排版的時候盡量要把每一部分的标題和其下的内容安排在同一頁紙上。很多人在排版時不注意這一點，标題放在第一頁最後一行，内容卻從第二頁第一行開始，明明是同一部分的内容，作為旗幟的标題和作為支撐的内容卻被硬生生拆散了，這樣容易給讀者閱讀、理解該部分的内容造成不便。正确的做法應是敲下回車，把标題安排在第二頁的起始，這樣标題和内容就“無縫銜接”了，閱讀時感覺會順暢許多。

仿宋！仿宋！仿宋！不是仿宋自己打屁股，最基本的都不懂。一般用3号仿宋；每個自然段左空二字，回行頂格。

按照規範，文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字；都是三号，都不加粗！

規範要求的是排版每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。在Word裡如何達到呢？一是調頁面設置，頁邊距上3.3，下3.3，左2.9，右2.6，頁腳邊距2.9；二是調行高，固定值29磅。注意，這些數值并非一成不變，可以根據稿件的實際微調。

有些人弄完材料，從來不記得加個頁碼，四五十頁的彙報材料，頁底端也是光秃秃一片。殊不知，這會給領導，有時甚至會給自己造成極大不便。講話稿沒有頁碼，領導念着念着就不知道念到哪去了；總結稿沒有頁碼，打印裝訂時出了問題都無從發現；上報材料沒有頁碼，上級收到一大堆搞不清順序的傳真，簡直要吐血。調材料格式，一定記得加上頁碼，最好是在每頁顯示一共幾頁，本頁是第幾頁。

做到以上幾點，一眼看上去，公文的格式就基本規範了。當然，其他關于附件、署名、日期等都有相應要求，這個就不再贅述，請大家在《黨政機關公文格式》（見附錄）裡翻查吧。

總之，公文寫完了，先别急着發郵件、交領導，花五分鐘，把格式認認真真調一遍，敢說，即使一字不改，這篇文章在别人眼裡的水準，也高了不少。

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