EXCEL的優點在于數據分析，而數據從本質上來說，他有一定的規律性。在我看來數據大緻上是分為兩大類型，一類就是純粹的數字，另一類則是文本數據。數字數據EXCEL本身就帶有很多數字統計函數，這些函數大部分都是數學統計工具，所以這些函數其實也不必多說，因為很簡單。而文本數據，EXCEL也有很多處理的函數，當然前提在于這些文本數據都有一定的規律性，了解了這些規律，利用EXCEL的函數進行處理就會方便很多。

數字處理

EXCEL不僅可以對數據進行統計，還可以對數字進行一定的處理。而對數字進行處理一般都是數學方法，比如三角函數、對數等等，這裡就不多說了。

這裡主要說兩個，一個是INT函數，一個是ROUND函數。

INT函數即為INTEGER，意思為整數，他的作用是把一個數字的整數部分取出來。他的用法也非常簡單，直接INT(數字)，就可以了，他是不會把數字進行四舍五入之後來取整數的。

ROUND函數應用就比較多了，他的是對一個數字保留指定的小數位，那麼這個函數就要對數字進行四舍五入了。一般來說，我們是需要保留小數兩位的，所以ROUND的用法，就是兩個參數，第一個是數字，第二個是指定保留小數的位數。比如ROUND(1.566,2)，他的結果就是1.57。需要指出的是，EXCEL千分位符号，是可以把小數顯示為兩位的，但是實際上EXCEL保存的還是原來的數字，隻是顯示不一樣。所以要把數字處理成需要保留的小數位，就要用ROUND函數。

EXCEL也是處理文本的高手

處理文本，我們很自然的會想到WORD，我這裡所說的文本是作為數據來說的。作為數據來說，文本盡量的保證規律性。大家可能在接觸某些軟件的時候會發現，有些是通過下拉框來确定你要輸入的信息，下拉的内容則是事先規定的好的，所以這些就是文本的規律性了，又比如身份證号碼是18位的，等等。

EXCEL對于取文本中的字符的函數主要有LEFT、RIGHT、MID這三個函數。從名字上來看，就很容易理解，LEFT是總左邊取文本，RIGHT是從右邊開始，而MID則是從指定位置開始取。

LEFT和RIGHT函數都是兩個參數，第一個參數是需要取文本的單元格或者值，第二個則是你要取多少個。MID函數需要三個參數，第一個也是需要取文本的單元格或者值，第二個是從文本中第幾位開始，第三個則是要去多少個。從功能來看，其實MID完全可以替代LEFT和RIGHT，因為MID就相當于一個文本在你面前你想怎麼取就怎麼取。

還有一個LEN的函數，他是LENGTH的簡寫，也就是長度的意思。他返回的是一個字符串的長度。

下面我就演示一下LEFT、RIGHT、MID、和LEN函數的用法，其實都挺簡單的。

文本規範的強力函數TEXT

TEXT函數是将單元格内的文本按照一定的規則進行轉化。比如有一個手機号碼13911234596，把他變成139-1123-4596，TEXT函數就能做到。又比如我們有時候添加序号從1開始，但是需要把序号變成3位數，就是說序号1應該顯示成001，TEXT函數也能做到。

TEXT函數有兩個參數，第一個參數自然就是需要更改的文本，而第二個參數就比較有意思了，他相當于自定義的格式。學習這個函數，你首先要先知道某些符号的意義。0在這個函數中表示數字占位符号，所以上面說到的手機号碼的例子，他的格式就是 “000-0000-0000”，而把數字序号1變成001的格式則是 “000”。這個0的意思是他占用一個位置，當這個位置有具體數字的時候他就是具體數字，如果沒有的話則用0來代替。

TEXT函數的文本格式還有很多很多，如果你EXCEL比較熟練地話，應該會想起EXCEL有一個功能是設置單元格格式，其中有一項自定義，他的功能就和TEXT很類似了，同時你可以參考自定義的一些表達方式，他可以應用到TEXT的第二個參數中去。當然這裡的格式非常多，比較常用的一個是0，另一個是#，如果你要把數字格式調整成小數保留兩位并且帶千分位，同時當單元格沒有數據的時候顯示為0.00，那麼這個格式就是 “#,##0.00”。

單元格引用

EXCEL的每一個單元格、每一片單元格區域等等都有自己的詳細的“地址”。比如A1單元格，A代表了列，1代表了行。又比如A3:C9，他表示的是A3到C9這一片區域，還比如區域!C2，他表示一個名為 區域 的SHEET中C2單元格。如果你在兩個不同的EXCEL文件之間互相引用單元格的話，那麼這個單元格地址會多出一個[文件名]。這些引用大家都已經很熟悉了，這裡再介紹一種引用方式是R0C0樣式，R代表行ROW，C代表列COLUMN，而後面的數字分别就是行号和列号，這種表達方式類似于一個坐标了。當然，你不能直接用R1C1樣式來引用單元格，比如=R1C2，EXCEL是不認識的。同樣的，公式如果是=A2，那就直接引用到了A2單元格的值，但如果是=”A2”的話，EXCEL隻會認為你輸入的是文本字符A2。

說了這些，你會問我究竟要說什麼呢？我們如果直接引用單元格，那麼這些單元格就是固定的了，是死的，他并不會随着單元格數據的增加而增加或減少。比如SUM(A1:C9)，那這個公式隻會在A1到C9範圍内求和，他并不會因為我增加了C10單元格而把單元格範圍擴大，所以此時我們需要手工的去調整公式内單元格範圍了。因此，動态的調整單元格範圍就是我要說的核心内容了。

這個引用單元格的函數，主要就介紹INDIRECT函數，他的作用就是把作為文本格式的單元格轉化成EXCEL認為的單元格。換句話說直接用文本字符 “A1”，EXCEL不認識，但是通過INDIRECT函數，EXCEL就認識了。比如A1單元格的值是中華人民共和國，B2輸入函數=INDIRECT(“A1”,TRUE)，那麼EXCEL就知道你要引用A1單元格的值了，所以就顯示中華人民共和國了。至于說INDIRECT函數的第二個參數，則是告訴EXCEL我的單元格格式是A1形式，還是R1C1形式。

你可能還是會問，這有啥用？其實奧秘就在于這些字符串了，比如”A1”，你可以理解成他是字母A和數字1拼接起來的，所以數字1我可以動态的變化起來，從而讓表示單元格的字符串也動态的變化起來。比如我有一個求和公式=SUM(A1:A9)，就是對A1到A9單元格求和，之後我在A10單元格增加了數據，所以我求和範圍就是A1到A10了，這個時候利用INDIRECT函數對A列動态的計數就能動态的改變單元格範圍了。所以這個求和函數就變成了=SUM(INDIRECT(“A1:A”&COUNT(A:A),TRUE)) 。大家理解下這個函數，COUNT函數是對A列非空單元格計數，然後把這個數字和字符串“A1:A”拼接在一起就表示這片區域了，如果COUNT函數返回的是9，那麼字符串就是“A1:A9”，如果是10就是”A1:A10”了，随着你輸入的數據變化，他也會動态的發生變化。

如果你要引用的單元格不在當前的SHEET裡面，甚至在另一個工作文件中，那隻要在文本前拼接SHEET名字或者在加上另一個工作文件名就可以了，當然這些單元格引用規則，要符合我之前說過的單元格引用格式規則。比如你有一個彙總的數據表，彙總了每月的數據，而每個月的明細數據又分别在其他的SHEET裡面，名字分别是一月，二月，三月……，彙總數據的表标題當然也有一月、二月、三月等等，每個月的數據都在每個月SHEET中的A1到A10單元格，我現在就直接在彙總表内求出每個月的合計數，利用INDIRECT函數。

既然彙總表内标題就是一月、二月、三月，和後面的SHEET名字一樣，所以用這些單元格拼接“A1:A10”就可以了，當然千萬不要忘記中間增加感歎号，比如一月就是”一月!A1:A10”。具體就看我的示範。

你可能還是會說，這些函數很少用。其實，這些函數還能用在EXCEL數據驗證和名稱範圍内使用，具體如何操作，我在下一期的内容中繼續詳細說明。

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