一、什麼是崗位說明書

是指對組織中各類崗位的基本信息、目的、職責、協作關系等崗位要素給予的定義性說明。

二、崗位說明書的作用

1.是招聘、錄用員工直接依據。

開展招聘工作，進行人才選拔時，崗位說明書裡的任職條件是基礎要求。

錄用員工應該承擔什麼樣的責任，要負責到何種程度，作為勞動合同附件的崗位說明書，事先已經明确進行了約定。

2.是目标管理和績效考核的基本依據。

崗位說明書所規定的職責為提取考核指标指定了範圍，工作目标的制定圍繞這些職責展開。

3.是制定薪酬政策的間接支持。

崗位評價是合理定薪的前提，沒有崗位說明書就無法進行有效的崗位評價。

4.是員工教育與培訓的方向。

圍繞崗位說明書中關于知識、技能和素質的要求和員工實際績效表現，生成具體培訓需求。

5.是員工晉升與發展的路徑圖。

上級崗位的說明書，是員工晉升發展的路徑圖，員工清楚知道上級崗位的要求，可以有針對性地進行自我提升，為晉升發展提前準備。

三、崗位說明的編寫要點

1.合理分工，充分準備，規範編寫。

(1)人力資源部門

提供規範模闆，組織編寫方法培訓，運用問卷調查、直接面談、觀察法等檢查崗位說明書的質量，審批定稿并将全部崗位彙編成冊。

(2)部門負責人

指導具體編寫，審核修訂初稿，确保部門職能有崗位承接，對崗位的描述要由現狀“是什麼”轉變為目标狀态“應是什麼”，對現存的職責交叉、職權不明的現象進行調整厘清。

(3)崗位員工

參加培訓後按模闆進行規範編寫，遇到困難及時提出支持需求，按計劃完成編寫任務。

2.要素完整，行文規範，邏輯清晰。

崗位說明書要素主要有：基本信息、目的、職責、協作關系、任職資格、工作條件。要素不能缺失，與崗位無關信息也不應出現在崗位說明書中。

行文用詞規範，避免口語化詞語和生僻字詞，動詞選用适當，準确表達職責權限和角色分工，表現績效水平的詞不必寫入職責中。

内容邏輯清晰，在涵蓋所有工作職責的基礎上将總數盡量控制在8條左右，盡量按照重要性或邏輯排序。

相同性質的職責進行總結和提煉，不同性質的職責盡量分開，職責描述滿足獨立而窮盡的原則，需要描述的是“做什麼”而不是“怎麼做”，不需要一步一步地具體描述如何完成工作，避免描述太瑣碎。

3.及時更新，适應變化，保持價值。

随着經營環境的變化和企業發展，組織架構和部門職能随之不斷優化，業務流程也在同步調整，崗位新增、合并，職責增減等情形頻繁發生，崗位說明書應适應新情況、新要求，及時更新調整，繼續發揮作用，保持價值，為管理提供支持。

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