“我沒空”、“沒時間”,這些詞彙似乎已逐漸成為了職場人的口頭禅,有時是“呼之欲出”,更多的情況下是“脫口而出”。職場人把大部分時間都花在了工作上,随之而來的是“娛樂沒時間”、“陪孩子父母沒時間”、“健身鍛煉沒時間”。
其實,生活中這麼多的“沒時間”都是伴随着工作中的“在加班”而生的,可明明大家都是職場人,為什麼有的人就能夠準點就走,“永不加班”,卻依然平步青雲。而有的人卻隻能苦苦在電腦前守候,苦不堪言?還穩步不前。這說到底還得歸結于“時間”二字。
時間的分配是否合理往往決定了一個人的狀态,在工作與生活相結合的現實中,誰能夠在職場中跑赢時間,誰就能在生活中享受人生。
那麼問題來了,如何提高工作效率,從而提升生活質量?
日程管理不失為一個好方法?但是,如何實現日程管理?「飛項」日程管理軟件不失為一款好工具。在清楚借助「飛項」可提高工作效率的前提下,我們不妨看看「飛項」是如何幫助我們跑赢時間的。
百度有雲,日程管理就是将工作與日期結合,羅列清晰、生成記錄,從而達到備忘的目的,而在「飛項」日程管理軟件中,這一點僅僅是基礎,如下圖所示:
1、工作羅列,記錄備忘;
在「飛項」日程管理軟件的界面中,用戶所羅列出的事項滿足了工作的羅列;工作完成節點亦結合日期顯示,而工作記錄則可在右上角“已完成”選項中可見,且用戶可在已完成的工作中将其取消勾選,從而重新顯示在工作事項界面中,而工作事項界面中的工作,則會在勾選後進入到“已完成”界面。這也如前文所說的,「飛項」達到了“備忘”這樣目的。
然而,這樣的日程管理顯然隻是很基礎的,基礎的日程管理确實能夠不斷促使我們完成工作、提高效率,但是有限度的。關于日程管理,「飛項」日程管理軟件有着更深層的理解和實現方法。如下圖所示:
2、工作提醒,拖延症克星
「飛項」不僅能将日常工作與日期做結合,更能與具體到某點某分鐘的時間點做結合,比如在“線上課程H5文案策劃”工作中,筆者設立的開始時間為9月9日的13:30分,且在這個時間點設立了“開始時提醒”。也就是說,即使用戶當時記得這件事情是要做的,而後面又因為工作繁忙而忘記了,那麼「飛項」也能根據用戶設定的開始時間準時提醒用戶,這個時間點該開始“線上課程H5文案策劃”的工作了。
同樣的,在截止時間上,筆者設定的是9月10日的14:00“截止前1小時”提醒,這樣做,既能避免用戶将工作“徹底忽略”,又可在最後交付期之前,留足時間給用戶完善工作,完成收尾。
說到這兒,有的人就會說了,這不還是“備忘錄”嗎?确實,提醒隻是備忘錄的高階功能,而真正做到深層日程管理,是需要具體到完成一項工作的具體因素的,唯有将工作拆分、細化,才能達到深層的日程管理,從而達到高效率完成一項工作的效果。在這點上,飛項APP日程管理軟件人性化地開發了工作拆分系統,如下圖所示:
3、任務分解,管理日程
還是以“線上課程H5文案策劃”工作舉例,在設定完項目主題、背景、開始時間及截止時間後,用戶可在下方針對該工作添加“子事項”,比如完成一個H5文案策劃,就需要“亮點提煉”、“場景植入”、“文案撰寫”、“對接設計”等因素,而羅列這些因素有助于我們明晰完成一項工作所有必需的重點,這麼做的好處,就是能夠幫助我們有條理、有計劃地穩步進行工作,基于有邏輯性的工作實施,這無疑會大幅度提升工作效率,而當這些必要工作完成後,便意味着整個工作也就完成了。
4、子事項獨立管理,脈絡清晰
而針對于有的工作比較複雜,所需因素較多,「飛項」還提供了“子事項”的管理,如上圖所示,用戶隻需在每個子事項的勾選框中進行勾選,相應的子事項便會呈現灰色狀态,用以區分完成及未完成事項,且子事項還置入了脈絡圖功能,可更為直觀地顯示所有工作及完成狀态,幫助用戶高效管理、高效工作,從而達到深層的日程管理。
制定好日程管理後,睡前躊躇滿志,執行卻一塌糊塗,這是很多人在進行日程管理的時候會犯的錯,而飛「飛項」提供的深層日程管理,把重點從備忘錄的“時間管理”轉移到了工作細化的“因素管理”,這不失為用戶實現“睡前躊躇滿志,執行井然有序”的一種好方法,基于此,工作上“永不加班”,下班後“享受人生”自然唾手可得。
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