會議紀要，是一種根據會議記錄、會議文件、或其它有關會議材料，就會議宗旨、情況和研究讨論的問題及處理的結果而形成的概括性較強的文書，也是需要貫徹落實的書面文件。是機關日常工作的文書種類。它介于以記載和傳達會議主要精神和議定事項，也可以向上級機關彙報會議情況。它介于“決定”和“簡報”之間，兼有通報情況和借以指導、推動工作的作用。它不如“決定”那樣莊重，但又比“簡報”更具有指導意義。

一、會議紀要的種類

會議紀要因會議的性質、任務、作用不同而不同，有種類繁多的會議，所以會議紀要也有多種類型，經常使用的主要有六種：

1、決議型會議紀要

這種會議紀要的決議性質比較強，主要用于記載會議議定和協商的事項，所寫的内容是重要的、結論性的問題，其政策性、規範性、原則性比較強，需要有關單位共同遵守執行，具有明确的指導作用。這種會議紀要須經過大會讨論通過才能發布。一般工作會議、工作經驗會議或其它的行政會議，都可發這樣的紀要，它帶有“指示”“決定”的特點，如《XX教育工作會議紀要》就屬于這種類型。

2、例會型會議紀要

這類紀要适用于專門研究處理日常行政事務的會議，它有固定的時間或每周一次，或每月、每季一次；有相對固定的出席人員，如XXX辦公會，一般是領導出席，與會議有關的部門領導列席。其主要内容是由領導機關經集體研究後做出決定的事項，以紀要的形式印發給有關部門，作為機關工作的依據，如《貫徹X辦公會議紀要》。

3、專題型會議紀要

這類會議紀要用得最多，适用于專門研究解決一重要問題而召開的會議。它不僅記載會議的結論，而且闡發其中的道理，不僅有一定的權威性，而且有一定的說理性。

4、聯系型會議紀要

不同單位或系統、部門為解決有共同關系的問題而召開的一種聯系性會議，坐在一起商讨協調，取得一緻性意見，用會議紀要的形式加以記載，作為共同執行的依據，叫作聯系型會議紀要。

5、技術型會議紀要

這類會議紀要是各種技術業務會議，把對各種技術鑒定、專門業務性問題研究的結果，所寫成的備用材料。

6、綜合性會議紀要

這類紀要适用于全面概括會議的精神，全方位反映會議概況，既歸納一緻意見，也反映分歧性意見，适用于學術研讨會，論證會等。如《XXX研讨會紀要》，就屬于這類紀要。

二、會議紀要的基本結構及寫法

會議紀要的基本結構包括：标題、時間、正文、結尾四個部分。

1、标題

會議紀要的标題根據不同會議的性質和内容，有不同的結構形式。

（1）“會議名稱 紀要”的形式。如《XXXXX坐談會會議紀要》

（2）揭示會議主要宗旨的形式。有的會議紀要的标題可通過揭示會議主要精神的形式加以确定，如《關于加強XXX經常性管理工作會議紀要》等。

（3）雙标題形式。正标題反映會議的基本精神，副标題寫出會議的名稱，如《XXXX，XXXX”——XX宣傳處學習XX文件讨論會議紀要》。

2、時間

這裡的“時間”是指法定效力時間的确定和具署。會議紀要生效時間的确定，一般是以會議主持人審核簽批為依據的。印發文件時生效日期的具署，通常有兩種形式：有明确版頭的要具署在版頭之下，标題之上，和印制單位的名稱（法定作者）平齊；無明确版頭的，要具署在标題之下，并用括号括起來，不過無論哪種情況，正文末尾都不再具署發文時間和發文單位的名稱。

3、正文

會議紀要正文，分為正文開頭和正文文體兩部分。

正文開頭一般寫會議概況，主要寫明召開會議依據、背景、主要目的、會議的名稱、召開單位、會議地點、起止時間、與會人員（包括人數、主持人、出席會議的領導及特殊人員），以及他們在會議期間進行過的主要活動（如講話、作報告）等。必要時還要反映報告主要内容或摘要，以及會議的基本議題、主要活動、會議的結果（即達到了什麼目的，作出了什麼決定，如重要會議還要作出基本評價）。以上内容，有時根據需要可适當增減。會議概況主要有兩種表現形式：一種是綜述式，就是将有關情況一體結構，加以叙述。這種形式多适用于大、中型專題會議等。另一種是條目式，就是分條列項表述有關内容。例行會議（如辦公會議、黨委會議等）多采用這種形式。會議紀要開頭部分，實質上是反映會議的有關自然情況，既是會議簡介，又起到承上啟下的引導作用，是通篇的導言和序論，文字既要簡潔、凝煉、準确，又要引人注目，光彩照人，真正起到“鳳頭”作用，同進要注意留有充分的餘地讓主體部分去展開。

正文主體是會議紀要的核心部分，一般應寫明會議進展情況，會議研究的問題，報告和發言的主要精神和要點，對各項議程的讨論意見和結果，會議提出的任務和今後的要求等。要寫好這部分内容，必須首先對原始材料進行認真分析、概括、提煉和加工。具體的寫法是：

一是采取綜合歸納式。即把會議報告、發言、讨論等有關内容綜合歸納，爾後分條列項加以表述。

二是采用層次遞進式。即先提出問題，再分析原因，最後拿出措施。其特點是邏輯順序清晰嚴密，以中心問題為主線，引導全文的結構依次遞進。這種層次遞進寫法，可以在每段的首句寫上“會議認為”、“會議提出”、“會議強調”、“會議讨論了”、“與會人員一緻表示”、“會議同意”、“會議決定”、“會議要求”、“會議号召”等用語，作為段落提領語，有些隻有部分段用。使用這種特殊用語，要根據會議紀要的不同目的而恰當地使用。如果是上報的會議紀要，就要用“會議讨論了”、“與會同志一緻認為”、“會議提出”、“會議考慮”等。如下發的會議紀要，則可用“會議決定”、“會議要求”、“會議強調”、“會議号召”等。這種層次遞進形式比較适合于專題性會議紀要。

三是采取整體貫通式。這種形式不再将會議的主要内容部分成部分或層次，隻是組織成幾個自然段不加标題、序号，一體叙述。其特點是結構緊密，篇幅短小，适用于内容不複雜的中小型專題會議紀要。

四是采取分别摘錄式。這種方式，按照會議議程推進順序（有時按發言人的時間順序，有時按會議内容的業務聯系順序），整理成幾個方面的問題進行記述，必要時可注明發言人的姓名、職務以及有關情況。這中形式與會議記錄有相似之處，但又不僅僅簡單的記錄稿，還從全面、系統反映會議情況出發，進行必要的裁剪，歸納整理和加工，使主題更集中、文字更簡練。其特點是，對會議有關問題反映得更為真實、具體而又生動。坐談會、研讨會、專題研讨會的紀要常采用這種形式。

4、結尾

會議紀要一般不單獨結尾，寫完有關會議結果的最後一個問題即結束。但也有的會議紀要專設結尾段落，其内容一般有以下幾個方面：一是提出希望，發出号召；二是提建議，提要求；三是談收獲，體會；四是将會議情況中的有關内容放在末尾補充說明并作結尾段落，其中包括會議中提到但末能解決，或雖作研究但仍末取得一緻意見需要下次會議商議、或繼續做好相應的輔助性工作後，才能作進一步安排會議遺留問題。

三、拟寫會議紀要要注意的問題及要求

（一）要正确把握紀要與簡報、決定、會議記錄的區别。

會議紀要的基本功能是如實地記載和傳達有關會議的精神和有關議定事項。它與簡報、決定、會議記錄等文書具有相同的作用，但是它們之間也有區别。

1、記錄與簡報的區别

一是承擔的任務不同。簡報隻是報告和交流情況，供上下左右參考，對閱讀對象沒有硬性要求，一般沒有約束力。但會議紀要則有一定的權威性，它的結論可以指導有關方面統一認識，它的決定要求有關方面照辦，它對特定的閱讀對象有一定的指導和特約作用。二是作者寫作的态度不同。簡報作者在寫簡報中可以對所寫的事情以表議論，談想法，既可肯定也可否定。會議紀要則必須忠實于會議情況，不允許作者在紀要中對其内容進行評論。三是文書篇幅要求不同。簡報要求文字簡短，一般在千字左右，最多不超過兩千字。會議紀要則不受文字長短的限定，該短就短，該長則長。此外，會議紀要可以縮寫為簡報，簡報則起不到紀要的作用。

2、紀要與決定的區别

一是内容和輕重程度不同。紀要的内容可輕可重，可以xxx大事，也可以有日常的具體工作。決定的内容則常常是一個單位、一個部門、一個系統重要問題。紀要可以反映會議上不同觀點，而決定隻能反映大多數通過的統一觀點。一份紀要可以同時寫不同方面且毫無關系的幾項決定，一個決定則隻能寫某一方面或某一問題。二是形式不一樣。紀要是根據會議情況寫的要點，起草後隻要有關主管負責人審閱同意就要可以定稿。決定則必須經過與會者表決，按法定程序通過後才能行文。三是社會效用不盡相同。紀要雖然有一定的權威性，但并非所有内容都要求有關方面依照辦理，認真執行，隻是其中有決定性質的，才必須遵照執行。有的紀要一般隻起引導、指導或參照執行的作用。決議則一旦形成，有關方面就必須嚴格執行。

3、紀要與會議記錄的區别

會議紀錄，無論詳細記錄還是摘要記錄，都是原始記載，參加會議的人怎麼說，就怎麼記，既不能删除重要内容，也不能添枝加葉；紀要則是在記錄的基礎上，通過執筆者的綜合分析，摘其要點，舍其蕪雜，按一定邏輯順序，編排加工而成。記錄不是文章，隻能作為文章的原始材料；紀要則通過抽象思維，加工制作後形成的文章。

（二）會議紀要必須記要

會議紀要，顧名思義就是摘其要而記之。所以撰寫會議紀要必須記要。這就是要求抓住會議的中心議題，把各種問題分類排隊，分清主次，圍繞中心議題進行概括和叙述。不管是思想認識問題，還是奮鬥目标、規劃以及具體措施、方法、組織領導等，都要緊扣會議中心去展開，切不可面面俱到而造成中心不突出。為此撰寫會議紀要必須做到正确取舍材料。不能把會議讨論和研究的所有問題都羅列在一起，“眉毛胡子一把抓”，應側重表述大家已經取得的一緻的或基本一緻的意見，去其“粗”的，記其“精”的。具體一點講，要從三個方面着手；

1、圍繞會議研究的中心議題取精

中心議題就是會議要研究和解決的主要問題。把與中心議題關系密切的主要意見盡量寫充分、寫完整。會議讨論中可能附帶牽涉到其它一些問題，如果沒有實質性内容，就應避而不談或談而從簡。有時會議的中心議題明确，但也有時不十分明确，或一個會議同進讨論多個議題，且難分主次。遇到這種情況，應把難分主次的幾個問題作為一個中心議題中的幾子議題，放在基本同等的位置上，分題歸納整理。在紀要的正文中明确寫成“一、關于XXX問題”、“二、關于XXX問題”等。

2、圍繞與會人員取得的一緻意見“取精”

對于起指導作用的會議紀要，應該表述與會人員在讨論中形成的一緻意見或基本一緻意見。但與會人員在圍繞中心議題發言中，往往在有些問題上看法不完全一緻。或者很不一緻。遇到這種情況，起草人員應對各種意見進行認真的研究，然後歸納整理完全一緻或者基本一緻的意見。對少數人提郵的意見，如果沒有被會議否定，或者說符合會議的宗旨，也應該采納。如果有些意見分歧較大，會議沒有能夠統一認識，就不應寫入紀要中去。當然，有些帶學術性、研究性的會議所形成的紀要，不同的甚至是相反的觀點，也可以寫上去，但應如實寫明是多數人的看法還是少數人的看法。

3、圍繞會議主持人的總結性講話“取精”

一般召開重要會議，大家圍繞中心議題讨論後，對會議認可的大多數人的意見、觀點等，在會議結束時，主持人會歸納起來進行總結性講話，對需決定的事情進行“拍闆”。這是寫入會議紀要的好材料，也是最便于抓住的“綱”。

（三）在決定事項的表達上，注意“滴水不漏”，把握相關點

一個需要寫紀要的會議，一般都是要決定一個或幾個重要事項的。但在寫會議紀要時，對決定事項的文字上如何表達，使之觀點鮮明、提法準确、不出纰漏呢？最重要是注意“三性”，把住相關點。

1、注意語言表達的準确性，防止産生歧義

會議研究的問題拍闆後，如何進行文字表達，是寫好會議紀要的基礎，這就要求起草人員注意用語準确，講究方法，盡量在文字上避免出現歧義。

2、注意重要決定的依據性，防止互相矛盾

會議形成的決定是要寫入會議紀要的。但會上有時在作出某個決定時，有可能之一決定與相關的政策或已有的規定存在某種矛盾。隻要不是發生正面的“碰撞”，起草人員就要在查找有關依據、研究有關類似問題的基礎上，選擇恰當的表示方式，注意文字處理上的技巧，以盡量避免矛盾。

3、注意付諸實施的可行性，防止影響操作

會議紀要的宗旨在于有關方面共同遵守，會議形成的議定事項是要會諸實施的。

提出的問題、明确的事項，必須切實可行，并且要符合已經實行和正在實行的方針政策。凡是有新的辦法、規定和要求，都有要有明确的解釋，并且讓人在執行中易于操作和把握。

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