本文詳述：寫好一份會議紀要的方法。

前天看到同事從領導辦公室出來，看神色不對問了句：怎麼啦？

“哎，還不是因為最近的項目進度彙報，領導太挑剔了，真心累！”

細問了下，原來是會議紀要出了些問題，挨來一頓罵：“做了這麼久的産品，為什麼你連一篇會議紀要都寫不好！”

你是否曾經收到過這樣的郵件——标題：20190216，點開看竟然是X項目的紀要，密密麻麻的一堆文字。

這時候，你的第一反應是什麼？頭痛，關掉，然後郵件就沉了？

要是發出紀要的是你，這結果是你想要的嗎？

答案是否定的。

關于如何寫會議紀要？

身邊的人基本的回答是：“我知道——先寫什麼、然後、最後，balabala……”

“為什麼這樣寫？”

“嗯……沒想過。”

知其然不知其所以然，就好比玩狼人殺，知道自己死了，卻不知道為什麼。

冤～啊～這當然不是一個産品人嚴謹的作風。

因此，對于這個問題，我先來抛個磚。

為節省大家的時間，先給出整體的思路，本篇重點在理論篇。

一、概念：信息場、信息勢、信息合力

寫會議紀要，是我們日常工作中，再平常不過的一項工作了。

如果要問：寫會議紀要寫得最多的人是誰？

那當然是老闆的秘書了，老闆開會越多，紀要越多。

秘書（secretary）：受雇為上級處理通訊及日常事務和雜務的人——百度百科。

為啥要拿這個秘書的定義來說，其實我想讓大家關注一個關鍵詞：處理通訊。

作為團隊的管理者，每天需要各種會議将信息傳達、探讨，形成共識。

為了深入理解開會這個行為，我在這裡提出三個概念：信息場、信息勢和信息合力。

為方便大家理解，繪制醜圖如下：

一句話概括：在有信息傳遞的場景下，每個人都在都有一個合力，每個人的合力融合成團隊的合力。（概念有點抽象，可略讀）

1. 信息場

信息場，是信息單元的聚合場，有高密度、流通快的特點。

社會是一個巨大的信息場，人與人之間時時刻刻都在發生連接，而産生連接的介質在抽象化層面就是信息單元。

從微觀上看，每個信息單體在場中看着像是在做無規則的布朗運動。

而從宏觀來看，這個社會其實是由一個又一個大小的信息場聚合而成的，每個人在場中交換特定的信息單元。

2. 信息勢

信息之所以能夠流動，當然有一個力量在推動。

而這個力量就是信息勢，即為：合力之間的信息力差。

舉個通俗的例子：

在公司這個信息場中，公司為了掙錢（信息合力1），老闆為了完成追求更好的生活（信息合力2），新員工為了學到更多的技能（信息合力3）。

三個合力之間，其實就會有信息力差，所以會在公司這個信息場中，頻繁地交換信息單元。

3. 信息合力

信息合力，無序信息單元聚合在一起的結果。

通俗理解即為：我們的共同目标。

我為什麼寫文章，我的信息合力是：通過輸出想法、收集想法，完成閉環，以變成更好、更完整的自己。你呢？

可以說人類的一些聚合形态，其目的就是：創建一個信息場，讓每個團隊的成員根據自己的合力，輸出信息單元，最終達成大的合力。

二、開會的本質

理解了信息場的概念之後，我們再來看看開會這種具象化的聚合形态。

作為一個會議記錄者，是否清楚地知道：到底什麼樣的會才是一個好的會議？

可能很多人都會先問出一個問題：為什麼要開會？不開行不行，比如換成打電話、發郵件等？

當然，這個得根據具體問題具體分析了。

如果說形成合力的過程，通過非會議的形式的時間效率更高，那開會不是一個最佳的方式。

所以開會的本質，我理解有如下兩點：

1. 提升信息單元流通的效率

産品工作當中，有跟業務、老闆、設計師、開發、測試等多種角色溝通。

如果信息流是：A–産品、産品–BCD，有這種并集等關系等話，還是考慮用開會的形式，提升流通效率。

2. 達成信息的合力

筆者認為，沒有達成信息合力的會議，都不是一個好的會議。

所以你可以看看：開會前是否會議都會有一個信息合力的目标預期？

如果沒有，可以建議會議發起者進行明确。

三、會議的類型

做會議紀要者，經常會為兩個事情發愁：

1. 會上信息太多，不知道記錄什麼？
2. 編寫紀要，記錄了很多卻往往想不起領導說的那個關鍵信息。

這時候，搞清楚會議的類型就比較重要的，筆者稱之為：場景化的前置思考。

從信息場的概念上來看，可以分為三大類：

1. 傳遞已經形成的信息合力。
2. 通過探讨，形成新的信息合力。
3. 前兩者兼有。

為通俗理解，下面舉下具體的案例：

四、紀要者的道

明确了開會的本質和會議類型之後，你可能要問：到底該怎麼做，才能寫好一篇紀要啊？

來，這裡就講講一個寫紀要者思考方法：

1. 明白自身使命

能清晰傳達信息合力。

正如前面所講，會議就是一個信息場，目标就是為了更好地達成信息合力。

所以對于紀要者自身，是要把合力内容簡單、清晰地表述出來——合力是什麼？分力由誰出？

2. 懂紀要面向人群

紀要最終的呈現狀态為：郵件、文檔，以将流動的信息單元完成固化。

作為紀要者，需要清楚地知道：紀要是給誰看的？

給整個團隊？給領導？還是給執行者看？

寫法是有側重點的，對于給未參會者來說，也是有差異的。

具體會在第五部分講到。

五、紀要者的術

術：具體執行落的辦法。

區分兩個場景：記會議内容和寫出來。

1. 記錄會議内容

清楚會議目的：好的會議都是有會議預期的，建議大家提前搞清楚。

記錄的側重點：

通知類和讨論類的記錄側重點不一樣。

通知側重于記錄合力的重點——是否需要與會者出力？時間計劃有要求麼？還是僅僅在了解層面？

讨論類需要多一部分，是在記錄有價值的信息單元。所以，在開會的過程中，要有意識地去找這些信息。

記錄的工具：

記錄的框架清晰後，還需要高效的工具，這樣可以節省每一次記錄的時間和不錯過下一次有價值的信息單元。

建議：提前準備好記錄框架，包括合力部分和記錄信息單元部分。

工具最好能夠支持快速結構化内容和具備良好的修改能力，比如增删（可以用Xmind記錄）。

2. 寫紀要

優質的紀要對于讀者來說就是：單位時間内能夠獲得更多所需要的信息單元。

可以分為兩部分衡量：可讀性好和内容框架好。

可讀性好是側重在：排版、信息傳遞高效。

這就不展開了，下面說下内容框架是怎麼回事。

内容框架：分為信息合力部分和個人出力部分。

另外的方面是：區分閱讀人群。通俗解釋是：見人說人話，見鬼說鬼話。對人來說，要是你鬼話連篇，人就不愛聽拉，下面稍微列下：

• 給整個團隊：達成的信息合力是什麼？不同人需要出力的點分别是什麼？
• 給領導的：達成的合力是什麼？形成的過程是啥？有需要領導給出意見或支持嗎？
• 給執行者：達成的信息合力是什麼？你需要出力的點及時間計劃

對大部分人來說，寫會議紀要僅僅是工作當中很小的一部分，但其中能夠看出一個人的職業化水平。

筆者結合自身所見所想，從信息場的概念切入，逐步分析開會的本質、紀要者應該具備的思考模型和執行方法。

希望對你有一些小幫助、小啟發。

以上，就是我抛出來的磚，歡迎找我來一起分享你的好玉。

作者：15年畢業于華南理工大學，有運營和産品經曆，現負責金融大數據産品：個性化推薦、意圖搜索，AI智能客服。個人大雄背起行囊。

本文由@大雄 原創發布于人人都是産品經理。未經許可，禁止轉載

題圖來自Unsplash，基于CC0協議

,

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!

查看全部