會計檔案卷皮、卷盒、備考表、目錄表格标準及填寫規範。

一、會計憑證封面、備考表、包角紙、憑證盒的規格、項目設置及填寫規範

㈠封面

1、規格：長260mm，寬140mm。

2、項目設置與樣式：見附件1。

3、填寫方法：

⑴上端“會計檔案”前面空白處，填寫産生會計檔案的單位名稱或通用簡稱，如：“内蒙古新大地建設集團”等。填寫方法根據實際情況選用下列兩種方法中的一種：①如需求量較大，可由廠家直接把單位名稱印制上去；②如需求量較小，由刻制大小适當的條形單位名稱章加蓋上去以求整齊美觀。

⑵“立卷部門”項：填寫本單位财務機構名稱，如“财務部”、“檔案室”等。

⑶“類别”項：應填寫“會計憑證”，因已統一印好，不必再填。

⑷“案卷名稱”項：如果本單位使用的是通用記賬憑證，則後面已印好“會計憑證”字樣，不必再填寫；如果本單位使用的是分類的記賬憑證，則根據分類在“會計憑證”字樣後的括号裡填寫“收款”、“付款”或“轉賬”等字樣，以示區别。

⑸“起止日期”項：填寫本冊會計憑證中第一張記賬憑證的日期和最後一張記賬憑證的日期，年、月、日均不得省略。

⑹“憑證編号”項：填寫本冊會計憑證第一張記賬憑證的編号和最後一張記賬憑證的編号，如隻有一張則隻在“至第号止”處填寫本張編号。

⑺“保管期限”項：根據《會計檔案管理辦法》的規定填寫“永久”或具體時間，不得寫成“長期”、“短期”字樣。

⑻“冊數”項：填寫本月會計憑證的總冊數和本冊會計憑證在本月的排序編号。

⑼“歸檔号”項：填寫本冊會計憑證在本年度會計憑證中的排序編号。

⑽“全宗号”項：填寫有關檔案館給本單位檔案确定的代号。如未确定，暫不填寫。

⑾“目錄号”項：填寫登記本冊會計憑證的目錄本的編号。

⑿“案卷号”項：填寫本冊會計憑證在本單位檔案室内全部會計憑證或某一時間段内所有會計憑證中的排序編号。

⒀“财務主管”項：由本單位财務主管人員簽字或蓋章。

⒁“會計”項：由本單位會計人員簽名或蓋章。

⒂“裝訂”項：由具體裝訂本冊會計憑證的人員簽名或蓋章。

㈡備考表

1、規格：長260mm，寬140mm。

2、項目設置與樣式：見附件2。

3、填寫方法：

⑴“本卷需要說明的情況”項：記載整理時或日後保管查閱過程中遺留、出現的問題，以備查考。如無問題，則本欄不填寫。

⑵“财務主管”項：整理好的會計憑證由财務主管檢查合格後由其簽名或蓋章。

⑶“裝訂人”項：由整理裝訂人員簽名或蓋章，以示負責。

⑷“年月日”項：由立卷人填寫本冊憑證整理裝訂完畢時的日期。

㈢會計憑證包角紙

1、規格、項目設置與樣式：見附件3。

2、裝訂要求最厚不超過25mm。

3、填寫方法：

⑴“年月”項：填寫本冊會計憑證産生的年、月，應與封面“起止日期”項相同。

⑵“憑證編号”項：與封面“會計憑證編号”項相同。

⑶“案卷号”項：與封面“案卷号”項相同。

㈣憑證盒

1、規格：長265mm，寬145mm，厚60mm。

2、項目設置與樣式：見附件4。

⑴“全宗号”項：與會計憑證封面對應項目相同。

⑵“目錄号”項：與會計憑證封面對應項目相同。

⑶“年●月”項：填寫盒子内所裝會計憑證所屬年、月，如“2008●5”等。

⑷“憑證編号”項：如盒内裝一本會計憑證，該項填寫與會計憑證封面對話應項目相同；如盒内裝數本會議憑證，該項填寫第一本憑證的起号與最後一本憑證的止号。

⑸“案卷号”項：如盒内裝一本會計憑證，該項填寫與會計憑證封面對話應項目相同；如盒内裝數本會議憑證（裝盒不跨月），該項填寫排序第一本與最後一本的案卷号，如“1-3”、“20-22”等。

二、會計憑證、财務報告的封面、備考表（封底）和會計賬簿、财務報告卷盒的标準及填寫規範。

㈠封面

1、規格：

⑴會計賬簿封面：（A4）長295mm，寬210mm。

⑵财務報告封面：（A3）TA 420mm，寬297mm。

2、項目設置與樣式：見附件5、6。

3、填寫方法：

⑴上端“會計檔案”四字前面空白處填寫方法與會計憑證封面的填寫方法“⑴”相同。

⑵“立卷部門”項：與會計憑證封面的填寫方法“⑵”相同。

⑶“類别”項：根據情況填寫“會計賬簿”、“财務報告”或“其他”字樣。

⑷“案卷名稱”項：是會計賬簿時填寫會計賬簿的名稱，如“現金日記賬”、“總賬”、“固定資産賬”等；是财務報告時填寫财務報告的名稱，如“2008年1-6月會計報表”、“2008年水務局下屬單位年度财務報告”等；是其它類時，根據具體材料拟寫案卷名稱。

⑸“起止日期”項：是會計賬簿就填寫該賬簿啟用的年月日和最後一筆賬登記的年月日；是财務報告就填寫該報告（報表）的起止日期；如隻有一個日期則填寫在“至年 月日止”欄。

⑹“卷内頁數”項：填寫賬簿或報告的總頁數，正面有數據的在右上角編頁号，背面有數據的在左上角編頁号；自“1”編起，不論薄厚，一本賬編一個順序号；如賬簿已印好頁碼的不再重編；财務報告按組成的卷一卷編一個順序号，編頁号方法與賬簿相同。

⑺“保管期限”項：按照《會計檔案管理辦法》規定，填寫“永久”、“25”、“15”、“10”、“5”、“3”等字樣，不得寫成“長期”或“短期”。

⑻“全宗号”項：與會計憑證封面對應項目相同。

⑼“目錄号”項：填寫登記本卷會計檔案的目錄本編号。

⑽“歸檔号”項：填寫本卷會計檔案在本年度本類别中的序編号。

⑾“案卷号”項：填寫本卷會計檔案在本類别中總的排序編号或在本類某一時間段内的排序編号。

㈡卷脊（折疊式，印制時與封面、備考表合為整體）

1、規格：寬與相應的會計賬簿、财務報告的封面的寬相同，卷脊厚度分為10mm、15mm和20mm三種，各單位根據實際需要選用。折疊線距統一寬度為20mm。

2、項目設置與樣式：見附件5、6。

3、填寫方法：與封面各對應項目相同。

㈢備考表

1、規格：

⑴會計賬簿：（A4）長295mm，寬210mm。

⑵财務報告：（A3）長420mm，寬297mm。

2、項目設置與樣式：見附件2。

3、填寫方法：與會計憑證和備考表相同。

㈣會計賬簿、财務報告卷盒

1、會計賬簿盒規格：高310mm，寬220mm，厚分為20mm和40mm兩種，凡是大于A4标準的會計賬簿，一般折疊為A4标準後裝盒。

2、财務報告盒規格：長430mm，寬310mm，厚分為20mm和40mm兩種。

3、封面和盒脊項目的設置及樣式：見附件7、8。

4、封面和盒脊各項目填寫方法：

⑴“單位名稱”、“年度”、“保管期限”、“全宗号”、“目錄号”的填寫，與盒内所裝檔案的封面各對應項目相同。

⑵“歸檔号”項：如盒内裝一本，按封面對應項目填寫；如盒内裝有數本，則按順序寫成“幾至幾”，如“1-2”、“3-5”等。

⑶“案卷号”項：填寫方法同“歸檔号”項。

⑷盒脊項目填寫與盒面各對應項目相同。

三、“其它類”會計檔案整理時，根據實際情況使用會計賬簿、财務報告或會計憑證的卷皮、備考表和卷盒以統一使用一種為宜。

四、成批的特厚、特大或特小的非标準會計憑證、會計賬簿、财務報告等，可根據實際确定封面、備考表、卷脊、卷盒的規格，但其項目設置和樣式應與本标準相應規定相同。

五、會計檔案案卷目錄的标準及填寫規範

㈠規格：長295mm，寬210mm。

㈡項目設置與樣式：見附件9。

㈢填寫方法

1、按照整理好的會計檔案逐冊逐卷進行登記。

2、“案卷号”、“歸檔号”、“案卷名稱”、“起止日期”、“保管期限”各項，按照整理好的會計憑證、會計賬簿、财務報告或其他類案卷封面上的對應項目抄錄，不得有變。

3、“卷内頁數或憑證編号”項：如登記案卷是會計賬簿或财務報告（報表）等，此項按照案卷封面的“卷内頁數”項抄錄；如所登記案卷是會計憑證，則此項按照會計憑證封面的“憑證編号”項抄錄，如“1-25”、“26-50”等。

4、“備注”項：簡要填寫本卷存在的問題或需要說明的事項，無則不填。

六、印制會計檔案卷皮、卷盒、備考表、目錄表格的用紙标準。

㈠會計賬簿、财務報告、會計憑證所使用的封面、備考表以及會計憑證的包角紙，統一采用柔韌性好的120克的牛皮紙印制。

㈡會計賬簿、财務報告、會計憑證所使用的卷盒，統一采用700克無酸紙闆印制。

㈢會計檔案案卷目錄表格采用70克白色雙膠紙印制。

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