我們都知道會議紀要與會議記錄不同。

但我在線下輔導學員的時候，發現大家對會議紀要的處理，僅僅是把會議記錄從記錄紙上，錄入到電腦中，改個标題、格式就完事了。這樣處理顯然是不夠的。

正确的做法是十六個字：提取關鍵、合并同類、鍊接邏輯、潤色文字。

所謂提取關鍵，就是把會議記錄中的一段文字的關鍵點提取出來，而一些與會議無關的内容或者開會發言人員的口頭語要剔除。

所謂合并同類，就是把具有相同意思表述的内容進行合并，不必重複紀要。

所謂鍊接邏輯，就是我們需要按照正常的邏輯重新進行整理。

開會時，尤其是讨論得比較激烈時，與會人員往往不會按照會議的流程、要求或者是發言稿進行，而是你一言我一語地展開讨論。邏輯上肯定會有前後矛盾、因果颠倒的情況發生。

所謂潤色文字，就是把原先的口語變成書面文字。

開會發言時肯定是用的口頭語，而我們在會議記錄時也往往是原封不動地記錄下來。但是會議紀要作為法定公文、正式文件下發，在文字上需要進行必要潤色。

正确的做法是十六個字，而錯誤的做法也有十六個字，分别是：斷章取義、主觀臆測、以偏概全、自作主張。

• 所謂斷章取義，就是沒有紀要完全，概括了會議發言人員部分的意思。
• 所謂主觀臆測，就是你根據發言人的表面語義，去過度揣摩發言人的意圖，認為他應該是這樣意思。
• 所謂以偏概全，就是你用部分人的發言來涵蓋了會議的全部的内容。
• 所謂自作主張，就更為嚴重了——會議發言人壓根就沒有這個意思的表示，當你直接寫進了會議紀要。

以上這四種情況，咱們一定要避免。否則就有可能鬧笑話，甚至是出事故。

我們來舉個例子：

四位領導在開會，讨論銷售人員的相關問題，于是有了以下發言：

• 張總：诶，那各位領導，據我這段時間的觀察，銷售人員工作積極性不太高嘛，做事情拖拖拉拉的。
• 李總：是的，張總，好幾個團隊的人員做事情都懶懶散散的。另外，銷售人員都一股腦反映說這個績效獎金的區分度不大。
• 王總：老李啊，我看了一下數據，最近銷售人員的任務達标率一直往下走。
• 鄭總：總體來說，我覺得是咱們針對銷售人員的績效考核過于細了，讓員工們難以抓住重點導緻的。
• 張總：是的。
• 李總：沒錯，我也這麼認為。
• 王總：對、對、對、對，問題在這。

我們用咱們剛才提到的十六個字來進行總結、概括：

第一，提取關鍵。

四位領導發言的主旨分别是：銷售人員工作積極性不夠、績效獎金區分度不大、任務達标率走低、績效考核過于細碎，難以抓住重點。

第二，合并同類。

比如張總、李總都提到了銷售員工積極性不夠高，做事拖拉、懶散，那麼這塊意思的表述可以合并。

第三，鍊接邏輯。

不難發現，如果綜合四位領導的意思，這個事件的邏輯應該是：績效考核過于細碎導緻，難以抓住重點，導緻獎金區分度不大，進而讓大家工作積極性不夠，使得任務完成率下降。

第四，文字潤色。

在原來的會議記錄中，充斥着大量口語，比如：“诶”、“那”、“嘛”、 “老李”、“一股腦”、“往下走”、“咱們”等，這些應該删除，或者修改為書面語。

我們看一下最終的會議紀要：

與會人員指出：由于績效考核過于細碎，難以抓住重點導緻獎金區分度不大，使得銷售人員工作積極性不夠，進而産生了任務達标率持續走低的情況。

在線下授課的時候，有學員做這個練習，直接寫了“由于績效考核不合理”。

這就屬于主觀臆測或者是自作主張了。

在會議中，領導的表達僅僅是考核較為細碎，并沒有“績效考核不合理”的表述。

如果你在會議紀要中寫成了“績效考核不合理”，而會議紀要又下發給了人力資源部的總監，那他看到以後，就有可能去修改績效考核的體系了。

這就相當于是給未參會人員，一個方向性的誤導。

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