作者鄒小強，10年時間管理實踐者，《小強升職記》作者

你的電腦桌面看上去是不是這個樣子？

如果你有下面幾個「壞習慣」，電腦裡的文件不亂才怪：

文件層級太深：比如說一個銷售數據Excel文件存放在「D盤–2017年–大靈通項目–西大街門店–月報表」這個目錄下，看上去一層一層很清晰對吧？但除非你是處女座，否則會很快失去耐心，随便一放就算了。

按文件類型歸類文件：Windows操作系統默認的分類是：我的文檔、我的音樂、我的視頻……這樣按照文件類型歸類适合個人電腦，而不是工作電腦。工作電腦裡可能90%的文件都在「我的文檔」裡面，所以這樣分類就失去了意義

一個文件有多個版本：你要找一個「2016工作總結.doc」文件，通過文件搜索發現桌面有1個、D盤有1個、郵箱附件還有1個，那麼問題來了：到底哪一個才是最終版本呢？難道要比較最後修改日期？累死了！

很多文件都放在電腦桌面：從微信、郵件附件、QQ、釘釘等各種渠道收到的文件因為還不知道怎麼歸類，或者要進行下一步的處理，所以都放到桌面。可是突然電腦無法啟動了，技術支持部門的人說要格式化C盤重裝系統，這一下就悲劇了，因為桌面文件夾恰好就在C盤，崩潰ing。

看到這裡，我建議大家還是養成幾個整理電腦文件的好習慣，讓我們工作的時候心情更好一點，效率更高一點。

1.橫向分類，用MECE原則橫向分類就像是明确一下每個抽屜放什麼樣的東西。

工作性質不同分類的方式也不一樣，比如：

按客戶分

按項目分

按時間分

但這都要遵循一個原則：MECE，這是芭芭拉·名托在《金字塔原理》這本書裡提到的分類原則：

MECE，是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是「相互獨立，完全窮盡」。也就是對于一個重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏的分類，而且能夠藉此有效把握問題的核心，并解決問題的方法。

比如對這個世界上的人進行分類：

無重複，有遺漏：老年人 中年人 青年人，遺漏了小孩、嬰兒等

有遺漏，有重複：成年人 男人，遺漏了小女孩，而且成年人中包含了男人

有遺漏，有重複：男性 女性 小孩，男性包含了小男孩，女性包含了小女孩

無遺漏，無重複：男性 女性

你可以試着用筆紙先對文件夾進行分類，然後再開始整理。

2.縱向搜索，用Everything工具縱向搜索就像是你出門時從放褲子的抽屜拿出褲子，從放衣服的抽屜拿出衣服。

給大家推薦一個搜索文件的利器：Everything（Windows下使用，Mac下用不着），它的特點是：

搜索速度快到吓尿；

快速下載安裝，不到500k；

感覺不到存在，占用系統資源小；

新文件也能實時搜索到。

不過Everything還做不到對文件内容的搜索。

所以你可以想象這樣的場景，當你需要：

硬盤空間不夠：查找比較大的垃圾文件删除，那麼直接搜索文件大小大于多少MB的就立刻出現；

隻大概文件名：Everything可以模糊查詢，找電影、找程序、找文檔，都行，不用大概一層一層的文件夾；

經常需要找某些文件：比如「工作總結」，可以在Everything建立一個書簽，下次直接點開這個書簽就能找到這些文件。

而且，更重要的是，它是免費的！（用了半天的營銷套路，介紹了一個免費軟件，哈哈……）

3.建立行動導向的桌面文件夾那麼，電腦桌面要放些什麼？那些QQ、微信、釘釘、郵件裡的臨時文件存放到哪？

每一個文件的背後實際上就代表着一件待辦事項，比如說财務預算表，其實代表着「審核一下預算是否合适」這件事，所以我建議在桌面建立三個文件夾，你可以看到這三個文件夾都是以行動為導向的：

Inbox：各個渠道來的臨時文件，或者需要處理還未處理的文件，都放到Inbox文件夾裡，每天下班前清理一次這個文件夾，當開始着手處理這件事時，就挪到「進行中」文件夾；

進行中：正在修改、正在回複、等待反饋結果的文件，都放在這個文件夾，完成後，就放入「歸檔」文件夾；

歸檔快捷方式：通過它可以立刻打開你的「工作文件夾」，把解決掉的文件歸檔到相關目錄下。

結語我們不是在整理文件，也不是整理桌面，是在整理心情。

想象一下，一上班，打開電腦，看到亂糟糟的電腦桌面，你是什麼樣的心情？

反之，一打開電腦看見的是幹淨整潔的桌面，那又是什麼心情呢？整理衣櫃、收拾家裡也會有同樣的效果，所以小強建議大家有空的時候把自己的生活、工作環境都整理整理。

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