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工作如何記筆記才能條理清晰

職場 更新时间:2025-02-28 13:51:17

  從小,老師就教導我們“好記性不如爛筆頭”,要求我們課上認真做筆記,課後積極複習。當時我的筆記基本上就是把老師的闆書快速的抄下來。高考之後,這些筆記再也沒有打開過,閑置一段時間之後都被我送進了回收站。

  今年,在工作閑暇之餘,我開始學習寫作,但是效果并不理想,寫作與本職工作、家務等時間沖突大,我嘗試過用筆記本進行時間安排,但是效果并不理想。由于可用于寫作的時間少,文章質量不高,自己對文章也不甚滿意,閱讀量并不高,積極性受到打擊。恰好,我在書店買了這本《麥肯錫筆記思考法》,書中提出了麥肯錫流筆記術,将筆記作為思考的工具,邊書寫邊思考,輕松整理思緒、精确解決問題。

  工作如何記筆記才能條理清晰(一支筆三種筆記)(1)

  《麥肯錫筆記思考法》的作者大島祥譽,曾就職于麥肯錫公司,從事開拓戰略類咨詢項目,現為Senju Human Design Works 公司董事長,從事咨詢服務。作為一位資深的咨詢師,大島祥譽将他多年的工作經驗寫成書,出版了《麥肯錫筆記思考法》、《麥肯錫入職培訓第一課:讓職場新人一生受用的邏輯思考力》、《麥肯錫工作法:個人競争力提升50%的7堂課》、《麥肯錫工作法 : 麥肯錫精英的39個工作習慣》等一系列圖書,系統的介紹他的工作方式,并強調思考的重要性。

  在《麥肯錫筆記思考法》一書中,他指出,我們的一切工作都是為了“解決問題”,而筆記則能夠搭建起思考和解決問題之間的橋梁,起到“整理思路”和“建立假設并驗證”的重要作用。他提出:隻要有一支筆和三種筆記本,按照四個步驟,就能夠解決一切難題。

  工作如何記筆記才能條理清晰(一支筆三種筆記)(2)

  一、三種筆記本是萬能的嗎?

  三種筆記本是萬能的嗎?當然不是,要不然人人都買了這三種筆記本,豈不是人人都能夠正确做筆記了嗎?筆記本是“器”,而如何做筆記則是“術”,在書中,作者分析了對筆記的誤解,并且介紹了做筆記的三個心态和三種筆記本。

  1、對筆記的誤解

  很多人對筆記的誤解就是單純的記錄,他們一般都是這樣使用筆記的:

  總之先記下來;

  單純的記錄和議事錄;

  思維混亂;

  看起來很整潔但實際上空洞無物。

  對于這些人來說,記錄本身就是目的,一旦将這些信息記錄到筆記本上,他的工作就完成了,而這些筆記起到的作用也僅僅是記錄已發生的過去,對将來沒有幫助或者幫助極小。

  問題就出在“思考”上,這種錯誤的筆記使用方法中,最大的問題就是記錄者僅僅隻是在單純的記錄,并沒有加入自己的思考,更無從談起解決問題了。作者指出,所謂的“麥肯錫流筆記術”,最重要的目的是為了創建更好的未來。為了達到這個目的,要先構建三個心态。

  工作如何記筆記才能條理清晰(一支筆三種筆記)(3)

  2、三個心态

  1)一邊思考假設一邊做筆記

  我們想要在記錄中加入自己的思考,一個大前提是:做好假設工作。在沒有假設的情況下,我們很難對信息進行分析和篩選,在收集信息時很可能會存在遺漏,也很難在記錄中加入思考進而解決問題。因此,解決問題的第一步應該是:設定問題和進行假設工作。在做筆記中進行思考,對假設進驗證,進而提出解決方案。

  2)追求成果

  我們為了解決問題進行做筆記,但是筆記不僅僅能夠作為我們自身思考的工具,更可以作為我們的工作成果,向上司、同事或客戶進行方案提交。這樣,我們在做筆記時,能夠時刻保持這種“彙報”的意識,将筆記導向“解決問題”的正确方向。

  3)用故事線思考

  所謂的“故事線”,指的是探索目标事物的線索和路徑。麥肯錫流筆記術要求做筆記時,不能隻關注于某一個點,而是要從整體出發,進行思考和記錄,進而解決問題。作者提出的故事思考來解決問題,包含了以下流程:

  設定問題和Issue

  整理課題并分解其結構

  搜索現場的信息

  建立解決方案的假設

  驗證假設

  決定解決方案

  實行解決方案

  3、三個筆記本

  1)橫線筆記本

  橫線筆記本是我們日常接觸最多的筆記本,主要用來收集信息時使用。橫線筆記本,由于每頁都已經印好了固定的橫線,使用者不自覺的會将思路進行收斂,從而能夠更好更全面的收集信息,避免在信息收集階段就進行判斷。

  2)方格筆記本

  方格筆記本是為了更好的把握問題和解決問題,進行思路整理時使用的。方格筆記本,由于每頁上印有小方格,可拓展性強,使用者可以在方格上寫字、繪制圖标,對于整理思緒,對問題進行分析很有幫助。

  3)麥肯錫筆記本

  麥肯錫筆記本為了實際發表成果時使用的,是對方格筆記本的一種改進,每頁自上而下依次是标題框、畫圖表的長方形框以及标明出處的方框。麥肯錫筆記的原則是:一個圖表,一條信息。

  工作如何記筆記才能條理清晰(一支筆三種筆記)(4)

  可以看出,這三種筆記本各有各的用途,那麼如何能夠将這三種筆記本更好的用在麥肯錫流筆記術中呢,作者在解決問題的四個步驟中做了詳細的使用說明。

  二、解決問題的四個步驟

  步驟1:定義什麼是真正的問題。

  關鍵點:2W1H法:WHERE(問題是什麼) WHY(産生問題的原因) HOW(如何解決)

  解決問題的第一步,是進行充分的調研,收集大量的信息,在收集信息的過程中,自然是使用橫線筆記本了。作者指出,最關鍵的信息很可能就存在“很随意的一句話”中,因此,為了不錯過任何線索,在收集信息的階段,刨除自己的下意識判斷并且不對信息進行總結,隻是先将所有調查到的信息進行記錄。

  在完成信息收集之後,将信息按照WHERE、WHY、HOW來進行分類。在步驟1中,分析信息最關鍵的就是WHERE:透過表面的現象,找到真正的問題所在,在整理思路時,就可以開始使用方格筆記本了。針對找到的問題,才能進行分析WHY:産生問題的原因,進入第二步,建立假設。

  使用筆記本:橫線筆記本 方格筆記本

  我按照步驟1,列出了目前我寫文存在的問題,并進行分類:

  工作如何記筆記才能條理清晰(一支筆三種筆記)(5)

  步驟2:建立假設,設定針對問題的暫定解決辦法

  關鍵點:分組,将信息分為“事實”、“解釋”、“行動”三組。

  在書中,作者舉了麥肯錫經常使用的“空雨傘”圖表來進行說明,在步驟2進行假設階段,利用“空雨傘”圖表可以比較容易的建立起客觀的假設。

  工作如何記筆記才能條理清晰(一支筆三種筆記)(6)

  我按照“空雨傘”圖表,對步驟1收集到的信息進行分組:

  工作如何記筆記才能條理清晰(一支筆三種筆記)(7)

  使用筆記本:方格筆記本

  步驟3:驗證假設

  關鍵點:去現場驗證假設時,事先列好提問清單。

  我們在對步驟2的假設進行驗證時,要帶上橫線筆記本去現場進行假設驗證,在此之前,先針對信息和假設列出提問清單最為重要。若是帶着空筆記本前往,在驗證過程中,難免顧此失彼,使某些假設難以得到驗證,緻使最終的結論存在偏差。

  在驗證時,需要針對WHERE、WHY、HOW三方面的提問來進行驗證。如果驗證的結果不存在矛盾之處,我們就可以得出結論:這個假設是有效的,能夠執行對應的解決方案。反之,如果存在矛盾之處,那麼我們就要回頭去調整假設。

  工作如何記筆記才能條理清晰(一支筆三種筆記)(8)

  使用筆記本:橫線筆記本

  步驟4:總結成果,制作用來發表的資料

  關鍵點:經常建立概要筆記,對成果進行總結

  作者指出,麥肯錫流筆記術的特征之一,是“以取得成果為目标”。我們在完成了收集信息、建立假設、驗證假設之後,需要将得到的資料和推導的結論提交給客戶,提交的形式一般是ppt。

  但是,要注意在整理資料時,不要一開始就打開ppt軟件進行資料制作,而是要先用麥肯錫筆記術理清思續,用麥肯錫筆記按照“一個圖表、一條信息”的原則制作圖表,緻力于以準确的數據、清晰的圖表将信息傳遞給客戶,使客戶接受結論和解決方案。如果一開始就打開ppt,那麼制作圖表的思路則會經常被制作軟件的操作步驟打斷,遠不及直接使用筆記本來得思路清晰,邏輯性強。

  在建立概要筆記時,作者提出了兩種概況的方法:“加重号形式”和“金字塔表格形式”。加重号是在導出理由之前加·,金字塔表格形式則是在最上方列出主張,最下方則是導出這個主張的事實依據。

  使用筆記本:方格筆記本 麥肯錫筆記本

  工作如何記筆記才能條理清晰(一支筆三種筆記)(9)

  工作如何記筆記才能條理清晰(一支筆三種筆記)(10)

  我利用大島祥譽提出的四個步驟,在三種筆記本上對自身情況進行問題信息收集、找到真正的問題所在,并建立假設進行驗證,制作出成果的筆記,通過這種方式,我理清了目前自身在寫文上存在的真正問題所在,并提出了有針對性的解決方案。

  可以看出,在這個跟着作者的步驟進行麥肯錫筆記術的過程中,思考起到了非常重要的作用,在作者的另一本書《麥肯錫入職培訓第一課:讓職場新人一生受用的邏輯思考力》中,作者極為推崇的邏輯思考,加上本書提出的麥肯錫筆記術,起到了1 12的作用,貫穿思考過程的筆記術,能夠很好的幫助理清思路,解決難題。如果你跟我一樣在工作中遇到了難題,請拿起你的筆和筆記本,從紛雜的問題中理清思路,找到并解決真正的問題吧。

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