小李最近很苦惱，他新入職的公司，領導每年都要對公司目标進行調整，通常高層提出最高目标之後，就會同步公司全體員工，針對于公司總體目标進行各自工作的拆解，最終實現目标的達成。但是小李在進行工作拆解時卻感到非常迷茫，公司戰略高度他也理解，每個字都看得懂，但是到了他來拆解自己的執行計劃時，卻完全搞不清楚具體要怎麼做才能實現目标。仿佛總體目标飄在天上，但是他的執行計劃卻落在地上，跟總體目标靠不上，對于如何開展工作才能達成最終的目标，小李一籌莫展。

　　小李的迷茫是職場上很多人的困惑 。為什麼領導交給的工作完全不知道如何開展？為什麼總覺得自己的計劃跟公司的高層目标不契合無法實現領導要求？原因是他不懂将複雜問題簡單化，沒有學會用金字塔原理去思考拆分工作。

　　如何決斷？将複雜問題簡單化

　　一、金字塔原理是什麼？ 任何事情都可以歸納出一個中心論點，而此中心論點可由三至七個論據支持，這些一級論據本身也可以是個論點，被二級的三至七個論據支持，如此延伸，形狀像金字塔一樣。因此稱為金字塔原理，它是世界知名咨詢公司麥肯錫的公司理念和規範的重要組成部分，在實際應用能幫助人們将思維進行重新梳理，從而實現結構化的思考，并有利于通過一步步的拆分，将複雜工作簡單化，最終實現目标。

　　把握好金字塔原理重要的是把握好幾個要點

　　l 自上而下，結論先行

　　通常領導布置任務時，都會明确的提出自己的需求，因此在金字塔原理具體的實踐中，上下目标對齊，是最基本的原則

　　l 同層相互獨立不重疊

　　金字塔原理每一層的拆分都需要彼此互相不重疊，合在一起完全不遺漏。同層的不重疊，可以保證在下一次拆分中，不會出現混亂與重複。

　　l 100%原則

　　100%原則是指金字塔的每一層内容包含全，沒有工作的遺漏，也沒有工作的多餘。在進行具體執行，或者是底層的所有工作逐級向上層彙總過程中，不會有信息的丢失，因此被稱為100%規則。

　　馬雲曾說過：一個一流的創意，三流的執行，我甯可喜歡一個一流的執行，三流的創意。

　　金字塔原理恰恰能保證創意與執行的平衡，保證任務高效的完成。在明确了目标之後，自上而下的拆分，将負責問題進行層層拆解，增加其可實施性；自下而上的收集論據，歸納上一層的中心思想，雙向互補，能夠保證問題最快的得到解決，複雜的項目得到最有效的執行。

　　除此之外，金字塔原理能夠幫助職場人彙報中清晰的自我表達，同時讓聽衆能夠以最快的時間獲取演講人的思路，增加雙方的互動性，實現最有效的交流。

　　金字塔原理幫你解決問題

　　在一次競職演講中，小王雖然PPT制作精美，信息量大，表達也非常流暢，但還是輸給了自己的競争對手。後來大家告訴了他原因，雖然他的表達流利，但是大家卻總是不知道他說了半天到底在說些什麼，聽着聽着就走神了。而他的競争對手小趙，思路清晰，先目标結論，然後一步步抽絲剝繭，大家跟着他的思路一步一步往下理解，能夠最快明白他每段陳述的目的，最終小趙競職演講大獲成功。小趙就是應用金字塔原理進行陳述而獲得成功的典型案例。

　　二、金字塔原理成功應用要點 雖然金字塔原理能夠幫助大家進行任務拆分，将複雜問題簡單化，但是要更好的應用金字塔原理，需要首先明确任務目标，看看領導或者客戶真正的意圖是什麼，真正的需求有哪些。

　　1. 收集真正的需求與意圖

　　l 收集需求是為實現目标而确定、記錄并管理領導／客戶的需要和需求的過程。

　　在與客戶溝通中，聽到的客戶需求是“電話聽筒的電纜應該有10米長”，但是盲目的隻準備10米的電纜是不夠的，還需要考慮客戶為什麼希望電纜長10米呢？

　　這是因為客戶希望可以拿着電話在房間中的任何一個地方通話，如果10米不能夠實現客戶的目标，那麼就需要11米甚至更長的電纜。如果8米就能實現客戶的目的，那麼對于8米的電纜，客戶也可以接受，因此，收集需求時不僅要知其然，還要知其所以然。

　　在收集客戶需求時 ，要多進行反思

　　-是不是與大部分類型的客戶都進行了交流？

　　-通過捕捉客戶的潛在需求，我們能夠看到與項目相關需求之外的其他需求嗎？

　　-在實際交流中，哪些客戶可以為我們未來開發新的項目提供更多建議？

　　-哪些需求是我們之前不知道的？為什麼我們不知道？

　　抽絲剝繭

　　l 收集數據需求的方法

　　收集數據需求可通過訪談，頭腦風暴或者标杆對照或問卷調查的方式進行。

　　頭腦風暴：在正常融洽和不受任何限制的氣氛中以會議形式進行讨論、座談，打破常規，積極思考，暢所欲言，充分發表看法。

　　訪談：通過直接與受訪者交談，來獲取信息，可以是正式的方式，也可以是非正式的方式。訪談的典型做法是向被提問者提出預設或即興的問題，并記錄他們的回答。

　　标杆對照：标杆對照通常可以根據曆史數據或經驗，與内部或者外部執行相應工作所遵照的标準進行對比，從而得出最佳實踐。

　　l 數據的呈現

　　在大量的信息收集後，需要的往往就是信息的整合和理解。不管是訪談或是調查問卷，其實都是數據被動的接收方式，隻有通過自己的思考、分析、整理後，才能實現有效的信息整合。而人的大腦是一個發散性思維聯想的工具，往往需要借助一定工具來整理思考和數據呈現的方式。以下兩個方式，可以有效的幫助你進行信息的歸總

　　借助一定工具來整理思考和數據呈現

　　-親和圖：将處于混亂狀态中的語言文字資料，利用其内在相互關系 (親和性) 加以歸納整理，然後找出解決問題新途徑的方法。在讨論問題時，充分吸取參加者的經驗、知識和想法等，并用文字或語言加以歸類整理，以便采取協同行動求得問題的解決。親和圖的要點在于通過其内在關系來對于信息的分類，從而提高信息的整合效率

　　-思維導圖：思維導圖是當前非常常用的辦公軟件，可用思維導圖進行頭腦風暴或信息梳理，激發靈感，高效梳理思路。

　　l 建立需求跟蹤矩陣

　　需求跟蹤矩陣是指把項目需求從其來源鍊接到能滿足需求的最終可交付給客戶的一種表格。它需要把每個需求與項目目标相連接，有助于确保每個需求都具備其商業價值。

　　2. 定義範圍

　　任何項目的執行都存在邊界，因此定義需求範圍至關重要。

　　小孫在公司項目執行中，總是對客戶反複修改計劃非常苦惱。明明已經按照客戶的需求A在順利執行了，但是在執行過程中，總會被客戶臨時的需求打斷，一會增加一個需求B，一會兒減少個需求C，導緻最後不僅項目無法按照約定的時間完成，還偏離了最終的目标。

　　任何項目的執行都存在邊界，因此定義需求範圍至關重要

　　其實在項目的具體執行過程中，經常會發現項目越執行越與之前有所不同，其實很大的原因是因為項目的範圍被不知不覺調整了，導緻活兒越幹越多，卻越幹離目标越遠。邊界不清通常有以下幾種情況

　　l 範圍蔓延：指未經控制的的項目範圍的擴大（未對時間、成本及資源等進行調整）。範圍蔓延會導緻團隊做額外的工作而脫離了原來的計劃，從而對項目的最終實現産生影響。

　　l 範圍朦胧：在範圍敲定時，其實并沒有與客戶劃分好邊界，對于客戶提出的目标缺少量化或衡量，導緻缺乏最終的衡量标準

　　l 範圍跳躍：客戶脫離了原來的需求範圍，重新提出了一個新的需求，新需求不僅無法對原需求的推動産生積極影響，還會影響原需求的投入，分散執行者注意力，導緻項目脫離原來的軌道。

　　針對于以上情況，就對項目管理者提出了相應的要求，既不能迎合客戶所有的需求，也不能全盤否定。需要結合實際情況，靈活處理。為了避免因此産生的與客戶之間的糾紛，項目範圍說明書就是最好的一個選擇。

　　避免糾紛，項目說明是個好選擇

　　項目範圍說明書主要描述要做和不要做的工作的詳細程度，就是在劃分執行中的邊界問題。通常，項目說明書可包含以下内容：

　　l 項目範圍描述

　　要逐步細化明确客戶需求中所表述的産品、服務或者成果的特征。很多項目在進行中，會由于客戶需求的不斷變化而頻繁修改，或者很多項目在開始時，其實并不具備拆分的條件而無法拆解，這時可考慮用滾動式規劃來解決。通過放緩步伐，等待對可交付成果達成一緻意見時，在制定拆分中的各類細節。

　　l 可交付成果

　　為了完成某一過程、階段或項目而必須産出的任何獨特并可核實的成果。雖然交付成果的描述可詳可略，但是務必要可量化，能衡量，産出的階段性文件也可作為對于客戶的交付成果。

　　l 驗收标準

　　可交付成果通過驗收前必須滿足一系列的之前所規定的條件

　　l 項目的除外責任

　　規定項目的除外責任，并不是責任的推诿或不履行責任。而是“醜話說在前面”的典型應用。在開始前，就明确說明哪些項目不屬于項目範圍，有助于管理客戶的期待，也減少範圍蔓延而給項目和目标達成帶來的損失。

　　在開始前，就明确說明哪些項目不屬于項目範圍

　　小吳在執行客戶的項目中，反複接到了客戶對于項目内容的調整。為此，小吳經常拿出範圍說明書，拒絕客戶的要求。最初，客戶還比較着急，甚至一度要求換人。但是每一次對客戶反饋過程中，他都會耐心跟客戶解釋，之前要求對邊界有哪些，哪些需求可以調整，哪些需求不能調整，不能調整的理由又有哪些？

　　當項目執行完成後，客戶看到了最後成果，也最終明白了小吳的用意。原來有些需求隻不過是客戶一時的天馬行空的想法，缺乏落地和實施的可能性，甚至會與當前的進度相沖突。正是因為小吳的堅持，才保證了項目的按照目标和期待，按時完成。

　　金字塔原理應用技巧

　　三、金字塔原理的應用技巧

　　全面的收集用戶需求，嚴格界定了項目範圍，依然無法保障項目的順利開展。金字塔原理為任務的化繁為簡，提出了以下方法和技巧。

　　1. 創建WBS

　　創建工作分解結構（WBS）是把每一項任務都分解成較小、更易于管理的組建的過程。通常來說，工作包是WBS最低層的組成組件，可對其成本和持續時間進行估算和管理。

　　WBS分解的程度，取決于任務所需要控制的程度。分解絕對不是越細越好，而是根據任務的詳細程度和複雜性進行拆解，最終的目的是為了實現對任務實現效益的估計，能夠使項目在最短的時間、最低的成本，由最合适的人員進行操作完成。通常要把整個任務分解，需要以下四個步驟：

　　l 确認需求，識别并分析最終任務目标以及相關工作

　　l 确定WBS的編排結構和方法，自上而下逐層細化拆分，牢牢把握同層相互獨立不重疊與100%原則，使拆分始終沿着同一個思路和原則推進

　　l 為每個WBS組成部分分配标識編碼。每一個組成部分的編碼都應該是獨一無二并且遵循一定的規律。不按照規律編寫編碼，會導緻項目在執行過程中出現順序上的混亂，也不利于他人對于任務的理解，無法給予适當的幫助

　　l 核實可交付成果分解的程度是否恰當。

　　2. SCQA結構

　　SCQA結構是指通過四步表達構架情景、沖突、疑問和回答。它是一種非常實用的表達架構，主要用于表達過程中，讓聽衆能更願意接受并理解将者的意思。這種方式用在職場的領導彙報中，可謂是屢試不爽的好方法。

　　SCQA是四個英文單詞的縮寫：

　　S，即情境，也稱背景（Situation）；

　　C，即複雜性，常意譯為沖突（Complication）；

　　Q，即問題（Question）；

　　A，即答案（Answer）。

　　我前公司的領導是個非常強勢而且日程異常繁忙的人，如果大家彙報工作中不能迅速的抓住她的注意力，領導會覺得你沒有想好，而且浪費了她的時間，很多提案會被拍死。這就導緻很多新人不敢跟她彙報工作，害怕跟她溝通。但是她每次都能聽完我的提案，并給出意見。因此，常常同事們都把提案交給我，讓我幫忙代為彙報。

　　用SCQA結構來表達

　　我每次之所以提案成功，主要的法寶就是用SCQA結構來表達。每次表達，我都會把提案的内容放在一個具體的場景中，這樣會使領導更有代入感，有些提案隻有在情景下思考，才會方便領導的理解（S場景）；新提案的産生，往往就是因為原來的方式存在問題，需要進行改變，因此我彙報的第二步就是抛出沖突，講明我為什麼進行這個提案（C沖突）；在講述完沖突後，通過問句引發了焦慮或者好奇，說明沖突存在最大的問題是什麼（Q疑問）；我的彙報絕不會隻有提問，而是每一次的提問都帶着2-3個解決方案，也就是SCQA的第四部（A回答）。正是這樣的彙報工作方式，使我不僅能夠從每一次跟領導的彙報中全身而退，還會得到領導的贊許。

　　基于SCQA結構，其實還有3種由此衍生出的方式，分别是

　　l 标準式（QSCA）：問題 - 背景 -沖突 - 答案

　　在彙報中首先抛出問題，可激發領導的興趣，引起其思考，從而循序漸進的說明問題，從而引出答案。

　　l 開門見山式（ASC）：答案 – 背景 - 沖突

　　開門見山式也是極為常見的彙報方式，因為領導時間寶貴，往往沒有時間聽太長的故事背景，因此此種彙報方式，答案先行。

　　l 突出憂慮式（CSA）：沖突 – 背景 –答案

　　突出憂慮式的表達，關鍵在于能夠強調沖突，通過引發憂慮，來刺激其對于問題背景的關注，最終說出答案。

　　SCQA結構，其實還有3種由此衍生出的方式，都可以助你成功

　　以上四種方式，不論何種排列組合，何種方式，都一定要給出解決的方案。沒有解決方案的提案沒有意義，哪怕解決方案不完善，甚至是不符合期待的解決方案，都可以在不斷的與領導彙報試錯中，最終找到解決方法。而隻有提問，卻沒有思考，除了引發焦慮外，對于事情的推動毫無意義，也是彙報中領導最反感的。

　　小結： 金字塔原理通過一個中心的突出，邏輯清晰，層次分明的不斷向下拆分的方式，讓高高在上的宏偉藍圖，變成了切實可行的一步步行動。通過不斷的拆分，化繁為簡，不僅清晰了思考邏輯，還可以有效的落實到執行層面，達成最終目标。

　　然而金字塔模型僅僅把握其自上而下、結論先行，同層互相獨立不重疊以及100%原則是遠遠不夠的。在實際應用中，更要通過各種方式進行數據的收集，呈現和分析，把握客戶真正的需求，同時通過嚴格的定義範圍，保證執行過程中各要素的相對穩定，減少變動所帶來的風險。

　　創建WBS是金字塔原理在實務中的具體應用，它與彙報工作中的SCQA結構一起，共同助力我們職場生涯無往而不利。

　　希望今天的分享可以給你一些啟發，職場中遇到的難題，可以通過金字塔原理來拆分，如果還是解決不了，就是拆分的還不夠細。

　　,

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!