本文作者 | 經韬緯略智庫

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工作分析是人力資源管理體系的基石，它提供了工作職責、工作關系、工作環境以及工作任職者的資格要求等信息。通過工作分析進行職責管理，進而将人力資源管理與組織結合起來。

工作分析概述

工作分析，是指通過觀察和研究，獲得某個崗位的全部信息的過程。這些信息包括崗位任務和完成這些任務所要具備的資格和條件。接下來，我們詳細了解一下工作分析。

一、工作分析的内容

工作分析的最終成果形成兩個文件：工作描述和任職資格。這兩個部分組合在一起共同構成了職務說明書。

工作描述：是對工作性質的描述，如任務、職責、責任等。

任職資格：是對從事工作的人員的要求，如知識、能力、技術等。

職務說明書：是企業人力資源部門進行人力資源工作的重要依據。

工作描述所包含的主要信息如表1所示。

表1工作描述的主要内容

任職資格包含的主要内容如表2所示。

表2任職資格的具體内容

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二、工作分析的作用

工作分析的作用主要包括以下幾項内容：

（1）為人力資源規劃提供依據。

（2）為企業招聘和選拔工作提供标準。

（3）為企業的培訓工作提供内容和目标。

（4）是企業薪酬設計的重要依據。

（5）為企業績效考核提供标準和依據。

工作分析的方法

企業中進行工作分析的方法有很多，工作人員可以根據工作分析的目的和職位性質的不同選擇适合的工作分析方法。一般比較常用的工作分析方法有：

一、訪談法

訪談法又稱面談法，目前在企業中應用最為廣泛和有效，是一種能應用于各種工種的工作分析方法。訪談法是指工作分析人員面對面地與從事該職位的相關人員交談，就某項工作詢問他們的意見和看法的一種方法。其中相關人員包括該項工作的任職者、熟悉該項工作的主管以及該工作領域的專家。

訪談法根據談話的結構化程度分為兩種類型，見下圖。

兩種訪談方法各有利弊，實際工作中常常把兩種方法結合起來應用。

談法的三種形式如表3。

表3訪談法的三種形式

訪談法的内容主要包括以下幾個方面，見表4。

表4典型的訪談提綱

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訪談法要求工作分析人員具有的能力：

在訪談之前，工作分析人員應該準備一份訪談提綱，盡量保證訪談進程按照提綱進行。

在訪談的過程中，工作分析人員要掌握談話的節奏，一方面要讓被訪談者充分表達意見；另一方面要防止談話跑題。工作分析人員要認真記錄談話内容，保證談話信息的記錄及時、準确、真實。

二、問卷法

問卷法是通過讓工作相關人員填寫一套由工作分析人員設計的工作調查問卷來獲取工作信息的方法。其中工作相關人員包括任職者、熟悉工作的主管以及其他相關人員。問卷法由于操作簡單，成本較低，因此在企業中應用廣泛。問卷法由于操作簡單，成本較低，因此在企業中應用廣泛。國際上著名的調查問卷主要有：工作分析調查問卷（PAQ）、域值特質分析方法（TTA）、職業分析問卷（QAQ）等。

按照問卷設計的結構化程度，調查問卷一般分為兩種類型：

相較于結構化問卷，非結構化問卷随意性相對較強，因此精度較低。

結構化問卷的典型模式如表5。

表5工作分析調查問卷

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非結構化問卷的典型模式如表2-6。

表6工作分析調查問卷

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三、觀察法

觀察法是工作分析方法中較為傳統的一種方法，操作過程簡單實用，是在實際工作中應用很廣泛的一種工作分析方法。

觀察法是指工作分析人員親自到工作現場，觀察任職者的工作情況，記錄與工作有關的信息，最後歸納整理得出結果的一種方法。

适用工作：觀察法一般應用于周期較短、重複性較強、多為體力勞動的工作。

表7是某個工作分析人員的觀察記錄表，供大家參考。

表7工作分析觀察記錄表

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四、工作日志法

工作日志法是任職者根據工作時間全面記錄工作内容，工作分析人員按照記錄内容歸納整理出工作信息的一種方法。

适用工作：工作日志法對于一些難以觀察的工作非常有效，如工程師、科學家或者高級管理人員等。

根據不同的工作分析目的，工作分析人員要設計不同的工作日志。一般工作日志的格式如表8所示：

表8工作日志表格

五、其他方法

工作分析的方法多種多樣，除了前面介紹的幾種方法之外，企業還可以通過工作實踐法或關鍵事件法進行工作分析：

（一）工作實踐法

工作實踐法：是指工作分析人員親身參與到工作中去搜集相關工作信息的一種方法。

優勢：應用這種方法可以讓工作分析人員清楚地掌握具體的工作任務、工作環境，以及對任職者的各種要求。

适用範圍：對于短期内可熟練操作的工作可以應用工作實踐法，但是對于危險或者需要大量訓練的工作則不太适用工作實踐法。

（二）關鍵事件法

關鍵事件法：是指由工作任職者及其相關工作人員記錄影響該職位的關鍵事件，從而得出該職位相關信息的一種方法。其中關鍵事件是指對工作結果起決定性作用的工作事件。

要求：關鍵事件法要求工作分析人員對該工作領域非常熟悉，能夠識别關鍵事件。

六、工作分析方法比較

根據工作分析的目的，可以選擇不同的工作分析方法或者是幾種工作分析方法組合使用。表9是幾種工作分析方法的優點和缺點比較表，僅供參考。

表9工作分析方法比較

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工作分析的實施流程

工作分析涉及到企業内部的各個方面，是對企業工作的全面評估過程，對企業而言有着重要意義。影響工作分析結果的因素有很多，如工作分析人員的技術、各個部門的配合、工作分析方法的選擇等，在進行工作分析的時候，企業要注意各個方面的策略選擇，保證工作分析活動順利有效地開展。

一、工作分析準備階段

當企業出現下列現象（如圖1所示）時，表明企業需要進行新一輪的工作分析。

圖1 進行工作分析的條件

企業中參與工作分析活動的人員都有誰？

企業在工作分析準備階段進行的工作主要有以下幾個方面，如圖2所示。

圖2 工作分析的準備階段

二、工作分析的實施與結果

有關工作分析的準備工作做好後，接下來就開始進入工作分析的實施與結果形成和運用反饋階段了。

企業在工作分析的實施階段主要進行以下工作，如圖3所示。

圖3 工作分析的實施過程

工作分析的結果形成階段進行的工作包括兩個方面，如圖4所示。

圖4 工作分析的結果形成階段

工作分析的結果運用和反饋階段主要進行以下兩個方面的工作，如圖5所示。

圖5 工作分析的結果運用和調整階段

三、實施過程的注意事項

在工作分析實施的過程中，有些步驟的實施需要十分注意。因為這些步驟實施的成敗關系着整個工作分析結果的好壞。這些關鍵步驟一般包括以下幾個方面，如圖6所示。

圖6 工作分析中的關鍵步驟

（一）确定工作分析小組人員

工作分析小組人員的主要工作是收集、歸納、整理工作信息，編寫相關結果性文件。在工作分析活動中，工作分析小組人員一般可以分為三類：人力資源工作人員，各部門員工，專業的工作分析咨詢機構。在實際工作中，采用這三類人員進行工作分析各有利弊，如表10所示。企業要根據自身的實際情況選擇合适的工作分析小組人員。

表10 三種工作分析人員比較表

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（二）取得員工的信任和支持

工作分析是涉及到企業方方面面的一項人力資源活動，所以在活動實施之初要獲得企業各方面的支持和理解。因此要召開工作分析動員大會，讓企業相關人員了解工作分析的目的和意義，從而取得大家地理解和支持。動員大會的内容主要包括以下幾點，如圖7所示。

圖7 工作分析動員大會的内容

動員大會的目的，是要争取到企業各方人員對于工作分析活動的支持和配合，其中包括：企業高層領導，企業中層管理人員和普通員工。要得到這些人員的配合，工作分析小組就要與他們及時進行溝通，使各層員工清楚了解與各自有關的關鍵事項。下面的圖8、圖9、圖10分别是企業高層領導、中層管理人員、普通員工在工作分析過程中應該清楚了解的有關事項。

圖8 企業高層領導需要了解的有關事項

圖9 中層管理人員需要了解的有關事項

圖10 普通員工需要了解的有關事項

（三）工作分析參與人員分工明确

工作分析活動是一個全員參與的過程，不論選擇何種形式的工作分析小組，都需要各個部門的參與和配合。因此在工作分析活動中，每個人都要清楚自己的職責和分工，積極協助有關人員工作的展開，促進工作分析活動的順利進行。下面以人力資源部門成立工作分析小組這種形式為例，來詳細說明各個部門在工作分析過程中的職責和分工。

在這種形式中，工作分析小組由人力資源部門組織成立，其他部門配合人力資源部進行工作分析。其中企業高層領導的主要職責如圖11所示。

圖11 企業高層領導的職責

人力資源部門主管的職責如圖12所示。

圖12 人力資源部主管的職責

工作分析小組人員一般為人力資源部員工，他們的職責如圖13所示。

圖13 工作分小組人員的職責

各部門主管的職責如圖14所示。

圖14 部門主管的職責

負責提供工作信息的普通員工的職責如圖15所示。

圖15 普通員工的職責

（四）選擇典型職位

當企業中工作職位較多，而很多職位具有相似性時，工作分析小組可以選擇一些典型職位進行工作分析，最後通過歸納整理收集的信息得出工作分析結果。在選擇典型職位時，要考慮以下幾個原則，如圖16所示。

圖16 選擇典型職位的原則

（五）打消員工的顧慮心理

在工作分析過程中，工作分析人員有時會遇到有抵觸情緒的員工。這種情況一般是由于員工不了解工作分析的目的和意義而引起的。有這種情緒的員工常常認為工作分析會使得他們的工作标準提高，出現減薪、降職等情況，所以在工作分析過程中産生焦慮情緒，而無法有效地配合工作分析的信息收集工作。這時工作分析人員要采用合理的方法打消員工的顧慮，使他們能夠積極地配合。一般來說，在企業中可以運用以下三種方法來打消員工的顧慮心理，如圖17所示。

圖17 打消員工顧慮的方法

職位說明書

職位說明書，也稱工作說明書或者崗位說明書，是工作分析的結果性文件之一。它是指通過對工作分析收集的信息進行歸納總結，最後得出對工作本身和任職資格進行規範化描述的文件。接下來我們了解一下有關職位說明說的具體内容。

一、職位說明書的内容

二、職位說明書的編寫原則

在編寫職位說明書時要遵循以下原則，如圖18所示。

圖18 職位說明書的編寫原則

三、職位說明書的編寫注意事項

（1）在描述工作職責時，應該以結果為導向，而不必說明完成該工作的過程和方法。

（2）工作職責描述要全面，要包括該職位的所有關鍵性成果。

（3）工作描述隻列舉該職位的日常性工作内容，不包括臨時突發事件或者上級交代的其他任務。

（4）職位說明書各項之間應該是相互聯系而各自獨立的，不能出現交叉或者重疊的部分。

（5）在編寫職位說明書的過程中應該盡量使用準确的數量詞，而不是模糊的“一些”“若幹”等詞語。

（6）整個職位說明書的編寫應該簡潔明了，通俗易懂，避免使用生僻詞或者專業術語等。如有必要，應該在附件中對這些詞語進行注釋。

四、職位說明書的書寫規範

職位說明書範例，見表11～表14。

表11 某公司銷售經理職位說明書

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表12 某公司财物經理職位說明書

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表13 某公司生産部經理職位說明書

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表14 某公司人力資源部經理職位說明書

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