• 标題清晰易讀：能讓閱讀者快速抓住重點，僅通過标題不用點開正文就能判斷事項優先級； 如，對外：【來自 XX（公司名）】XX 事項合作确認清單；對内：【XX 項目】上線所需資源申請
• 送達無誤：正确使用收件抄送密送。「收件人」是需要了解并對此事做出回應的對象；「抄送人」是僅僅需要知曉事件的對象，ta 可以不用做出回應；「密送人」是需要知曉事件，但不便公開讓所有收件人知道郵件被發給這個人
• 目标明确：郵件是為了讓收到郵件的人知曉某件事情，還是對某件事情做出回應？需要在郵件中明确
• 清晰簡潔，重點突出：用最簡單的文字和結構化的方式，把需要傳遞的信息整理好，并羅列層次，善用格式 highght 重點
• 下一步行動計劃：落實具體事項、責任人、DDL
• 語言習慣一緻：和郵件閱讀對象保持一緻的溝通語言，比如内部溝通中使用内部員工都能理解的術語名詞，對外溝通中不使用隻有組織内才能理解的名詞，換成大衆都能理解的說法，或對專業名詞做出解釋
• 語氣友善，注重郵件禮儀

• 觀察公司内部面向全組、全業務線乃至整個公司的郵件，這樣的郵件往往結構完整、措辭經過雕琢，可以作為正面範例
• 将自己帶入讀者的視角，發送前通讀一遍，看能不能理解郵件所傳遞的信息。
• 發送之前檢查：标題、收件人、正文（錯别字）、附件（是否放了）

内部溝通（人力資源服務公司的銷售拜訪客戶後公司内部同步信息的場景）

• 标題：【XX 公司】拜訪後情況同步（日期）
• 【拜訪對象】：XX 公司 HRM 、招聘負責人
• 【主要情況】：該客戶是XX行業區域内頭部客戶，成立于19XX 年，目前人員3XXX 人，業務類型是 XX，近年在調整業務範圍，因此需要某專業技能的人才，本次初次拜訪，過往了解過我司，但從未合作過。
• 客戶痛點是基于承載戰略的要求，新事業部需要有專業人才和懂專業的管理人員，但目前不知道這部分人從那兒找，内部選拔該以何種标準和方式、外部招聘從什麼渠道和标準選人，都是問題。基于這樣的需求，給客戶介紹了我司的 XX 服務和産品，未來可能合作的點包括：XX、XX 和 XX；風險可能有：XX、XX 和 XX。
• 和客戶達成共識的下一步行動計劃：……
• 内部需要做的下一步行動計劃：準備客制化方案下次拜訪，DDL 是 X 月 X 日，需要@某同事 約客戶再次拜訪進行當面講解，繼續挖掘需求和推進商業合作進程。

外部溝通（合作方郵件舉例）

• 标題：【來自 XX】XX 合作形式介紹
• 感謝 XX 公司對我司産品的認可，基于貴司的業務類型，可以共同開展以下形式的合作：1…… 2…… 3……
• 以上，如果貴司有更多想法和策劃，歡迎随時溝通，X 個工作日後我會再次和您聯系，探讨和推進後續合作計劃。

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