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前言

近幾年來，微信的使用越來越頻繁，在最近的我們的調查問卷中，使用郵件進行日常溝通的的比率甚至低至5%左右。

那麼微信等即時通訊工具是否能夠取代郵件，成為公司商務溝通的主要工具？本文将與大家一起探讨這樣的問題，看看哪種方式更合适。

郵件是一種De-centralized(去中央化）的交流技術，是基于一系列開放的标準。雖然這些标準已經不是什麼新的标準了，但是存在了幾十年，還一直在被使用，很大的原因就是這些屬性。

1、大信息量數據交換與傳遞（長文本、大附件等）；

2、正式内容存檔（企業郵件）；

3、非體系内其他人很容易參與進來（抄送、回複等）；

4、離線交流

微信從2011年開始使用，剛剛開發一年，微信用戶就增到1億用戶，2016年開始，微信平台又開了企業微信，力求能夠在商務的溝通系統平台中占據一定的市場份額。

微信的迅速發展，因為它的即時性、社交性、方便快捷性等特點，迅速發展起來。尤其是微信代替了移動運營商的通信短信的功能，以零資費、跨平台溝通、顯示實時輸入狀态等功能，幾乎完全替代了傳統的短信溝通方式。

1、 電郵按話題組織，便于話題的跟蹤與解決

電郵與微信有一個很大的區别是，電郵是按話題組織的，而微信之類的大多數即時通訊工具是按時間組級别的。

微信特别适合多人就某一個主題進行讨論。如果要在一個群裡同時讨論多個主題，就很容易讨論亂掉，上一個問題還沒有解決，很快就會被各種其他的讨論的對話框淹沒掉。電郵就不會出現這樣的問題，如果一個團隊需要同時讨論多件事務，那麼給不同的人發送不同主題的郵件，再由相關的人通過轉發、抄送等方式跟進，即可做到有條不紊。

2、 電郵保存在雲端，查詢數據便捷

電郵的所有的郵件是保存到雲端（郵件服務器）非本地。意味着如果希望查找從前的某個郵件，無論是用郵件客戶端、手機、電腦、網頁版面界面都可以輕松完成。不象微信這樣的即時通訊工具不方便在不同設備上同步、查找曆史信息。

3、 電郵安全性更高，便于數據的保存

很多郵箱服務，可以全程與郵件服務器進行安全通信，用戶所發送的郵件不會被輕易截獲。如果不信任郵件服務商，企業還可以自行搭建郵件服務器，使企業的所有郵件全部保存在企業自己的服務器上。企業的郵箱管理員可以對所有員工發送、接收的郵件進行管理，相關的數據定期保存與備份。而這些微信根本沒有辦法做到。

4、 電郵的溝通更正式

想一想當你用微信交流工作時，對方的名字都是“小星星","皮皮"，”JJ“之類的，除非你輸入個人信息時備注好名字或來源，否則每次跳出信息時，你都要雲裡霧裡，花很長時間才反應過來。相比較而言，郵件都有相應單位名後綴，正式很多。哪封郵件來自哪個單位，一眼明了，甚至還有簽名信息。

綜上所述，因為郵件主要以商務為主，是一種正式的溝通與交流的方式，是目前商務過程中不可缺少的對内與對外的交流工具。而微信是以個人社交為主的溝通平台，具有即時性與社交性等特點，而這樣的特點又是郵件所不具有的，所以在商務交流中，有部分使用微信來彌補這樣的缺憾。

但是微信不能夠覆蓋郵件的主要功能，所以我們認為，在目前技術水平下，企業需要規範微信與郵件溝通的方式與行為，互為補充。尤其是正式溝通以郵件為主，而非正式溝通以微信或其他即時通信工具為主的的方式，互為結合為宜。

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