疫情當下，企業的生産經營受到了很大影響。

被停工的企業，以及被隔離的人群，無不期待早日恢複生産；而那些尚能正常開展業務的企業，則抓緊時間四處奔走、積極尋求商機開展業務。

企業之間的商務拜訪形式多樣：從客戶交流，到生意回顧會議，再到各種重要合作與簽約發布儀式……作為職場的商務人員，一定要對以上各種類型了如指掌。

常言道：談判永遠不是靠口才，而是靠準備——要想有一個完美的商務拜訪，必須要做好方方面面的工作，赢在執行、赢在細節。

常見的商務拜訪，往往分為以下幾類：

一、參觀交流

同行或異業間開展，也就是我們俗稱的“學習之旅”，主要是登門學習優秀經驗和成果，常見于各種高新技術和獨角獸企業、以及大型國企和500強企業。

二、業務溝通

包括業務交流和生意回顧會議，有明确的主題和待解決問題，規模大小不等，頻次相對較高，是最常見的類型。

三、商務談判

雙方或多方就未定的事宜進行專項讨論，最終目的是要達成共識、拿出方案、匹配資源、落地推動。

四、儀式性拜訪

往往具體業務人員把條款和細節談好了，雙方大Boss最後露面一錘定音：它是一種确定性的、成果性的、有裡程碑意義的。

此外、這類拜訪，往往還伴随着簽約合作、啟動儀式、媒體采訪等對外環節，對場面、流程和儀式感要求更高。

作為職場人，企業之間的生意回顧會議，便屬于典型的業務溝通。我們以此為例，假定自己是會議發起人和業務對接人，按照時間順序，看看應該如何準備。

第一部分：會議前

一、明确目的

常見的生意回顧會議，一般圍繞以下幾種目的：

1、總結上階段并部署下階段；

2、解決某些問題；

3、達成某些共識并獲得支持；

4、明确彼此關系和态度。

明确目的之後，就可以相應地确定會議形式、落實資源，進入具體準備環節。

二、确定基本信息

首先要落實6個基本要素：時間、地點、人物、行程、主題和議程。

基本要素需要逐一進行确認。關于行程，在上一篇文章中，我們詳細介紹了商務公幹的衣食住行幾個方面，具體可參見《商務出差：要想優雅淡定、就看衣食住行》。

三、議程設計

生意回顧會議的議題相對固定，一般而言包括三個部分：前期複盤（數據通報、亮點與機會點）、當期重點（目标與舉措）、待處理問題（待解決問題與所需支持）。

此外，會議往往還伴随有其他環節，比如：産品參觀與展示、員工關懷與激勵、簽約啟動儀式等——設計流程時，内容安排是一個重點，各環節之間的銜接則是另一個重點。

四、材料準備

如果你是會議發起者，那就要開始準備材料：包括會議資料和會前生意簡報。

PPT是商務交流中最常見的會議資料呈現形式，它體現的不僅僅是數字、文字和圖片，更是體現了你的邏輯水平與思考層面，是職場人應該熟悉駕馭的最基礎工具。

如何做PPT就不展開講了，這裡僅提示一個商務細節：除了選擇與會議主題、基調相符的模闆之外，提前在母版設置裡加入參會雙方的Logo，也是細節的體現，會拉近會談時彼此的舉例。

在會議開始前48小時，建議資料要準備完成，并報上級領導審閱——如需調整，還有足夠時間。

五、生意簡報

除了開會期間使用的會議資料，我們再着重介紹下生意簡報。

生意簡報一般A4紙大小，不超過一頁紙，正反面打印。

它的作用，是為了方便己方高級别參會人員，尤其是不夠了解具體業務細節的大Boss，能夠在通往會議室的途中，在2分鐘内了解會議重要參考信息和決策建議。

生意簡報一定要提前準備好，在微信發送PDF電子版的同時，也要提前打印好——最好親自交到Boss手上，并在會談結束後及時收回，做到“閱後即焚”。

六、事先檢查

會議材料要反複檢查，除了數據、内容要反複核對，細節也不能馬虎：對外輸出的内容，每一個标點符号都要認真檢查——這不僅體現了公司的形象，更體現了個人的教養。

此外，設備也需要提前到場調試，避免會議開始後各種突發情況：包括麥克風的聲音，投影儀的尺寸和顔色。如果是遠程會議，更要反複調試，尤其是畫面、音效、網速以及靜音。

七、事先推演

做好以上工作準備後，接着就要開始推演彩排，也就是我們常說的——推沙盤。

推沙盤的習慣，每個職場人員要養成。

俗話說:沙盤上打不赢的戰争，在現實中絕對不可能取勝。要想正式會議的時候不出漏子，我們就要事先反複演練，查漏補缺，及時調整。

第二部分：會議中

完成前期準備，我們進入會議環節。

一、議程安排

生意回顧會議，基本可以按照常見議程進行：暖場環節、正式議題、重點讨論、總結結束。

其中，重點讨論部分，需要雙方就核心事項、主要問題和面臨挑戰進行重點磋商，以建設性的心态求同存異，最終達成共識。

涉及到資源配置，則需老闆進行拍闆。對于一些資源需求較大，不便于當場拍闆的，可以采用“虛拟老闆”策略，延時反饋。

會議的最後，是總結環節：要不要做、做哪些、誰來做、怎麼做、到什麼時間出什麼結果——把這幾個問題确定了，這個會議就算是有初步有成效。

二、角色分工

會議中，每個人都有自己的角色。以下角色，需要在會前安排妥當。

1、主持人

首先糾正一個觀點：主持人未必要普通話标準、字正腔圓。

直接業務對接人應該擔任主持人——這個角色要求熟悉業務，熟悉雙方，其主要作用是引導議程、聚焦問題、控制時間。

2、會議紀要

讓級别最低的去做會議紀要是一種常見的誤區——人選上，要選擇邏輯思維能力強，文筆好的人員擔當。

拉卡拉的孫陶然老師曾經有一個觀點：開會的目的是輸出會議紀要——由此可見這個角色的重要性。

3、現場會務

一名好的現場會務人員，往往能讓參會雙方忽略其存在——這個道理類似于足球比賽中的裁判。

對現場會務人員而言，端茶倒水隻是最起碼的要求。除此之外，還需要擔當此任者洞察全局、眼疾手快、耳聽八方、随時處理各種突發事件，随時做好環節間的銜接過渡。

三、注意事項

一般而言，都會事先明确會議的起止時間——涉及到會後有商務宴請時，主持人要避免拖堂，以免下班高峰期出行擁堵。

此外，會議過程中出現突發情況是難免的，要學會應對。如果你不是有經驗的人，那就要找到一個有經驗的人，拜托對方随時留意并及時處理。

最後，還要注意營造氛圍。不管什麼樣的會議，雙方都要注意“正向建設”，并且最終要力争形成結論。

第三部分：會議後

一般而言，會議籌備期間，就要和領導商量是否需要安排用餐。如要用餐，則需統一安排調度。

會務人員在會議開始前，要根據選定的餐廳，做好就餐人員統計和分車、分桌安排、并及時下發地址導航信息和就餐指引。

相關人員，可以分為大部隊和先頭部隊，先頭部隊要在會議結束第一時間（或提前）離場奔赴用餐地點，做好點菜、停車位安排并熟悉房間。大部隊則要在行進中随時和先頭部隊同步路況及異常。

會後，如果不涉及用餐，就禮貌道别、各回各家，進入會後跟進階段。

會後做什麼？就個人經驗而言，首先整理人員信息。

對于會議期間新掃碼添加的人員，及時做好分類和備注，以便日後準确喚醒。

其次，及時緻謝。

建議，在拜訪結束1-2小時後，要給對方的領導和對接人員、工作人員及時緻謝，感謝他們的寶貴時間并予以的各項支持——這是一種基本的商務禮節。

然後，及時輸出會議紀要。

企業裡不成文的規定是：會議紀要從撰寫、審核到發出不要超過48小時。

會議紀要主要包括四方面：基本信息、主要議題、共識與承諾、行動計劃。

此外，在發出前，要經過雙方共同審核，避免形成一言堂，到時扯皮不買賬。

如果在會上，沒有明确下次開會的時間，回去以後，還要進一步預約下次會面的時間，做到心中有數。

以上，便是作為會議發起者，從頭至尾的生意回顧會議的完整流程。

最後，我們期待疫情盡快結束，企業盡早複工，商業再次繁榮！

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