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你在表格中核對數據時怎麼做呢?找同事幫忙,一人讀數,一人查看标記,這樣你就太OUT了。
你可不要簡單地把Excel用來制作表格,一定要發揮它的數據處理分析功能,這樣才能讓我們的工作更輕松愉快。今天阿鐘老師分享幾個Excel表格中核對數據的幾個方法,同事可能花上幾小時核對數據,你隻需1分鐘就完成。
01. 快捷鍵法
①核對兩列數據:表格中需要對商品的"賬存數量"和"盤點數量"對比找出差異數據。
快捷鍵:Ctrl \(反斜杠鍵)
用法:選中需要對比的兩列數據,按Ctrl \(反斜杠鍵),差異數據就被選中了,然後我們填充一個顔色突出顯示。
②核對兩行數據:上面的庫存盤點表,同事錄入成了兩行數據,怎麼核對呢?
快捷鍵:Ctrl Shift \鍵
用法:選中兩行數據,按Ctrl Shift \鍵,差異數據被選中了,再填充一個顔色突出顯示。
說明:上面的兩個快捷鍵分别适用于同一工作表中兩列或兩行數據的對比,如果同一行或同一列的數據不同,通過填充色突出顯示,沒有填充色的行或列代表數據相同。
02. IF函數法
以核對兩列數據為例:
公式:=IF(C2=D2,"相同","不同")
用法:在E2單元格中輸入上面的公式,回車鍵确認後,再選中E2單元格,雙擊右下角填充公式即可完成核對。
說明:E列中顯示"相同"代表同一行數據相同,顯示"不同"代表同一行數據有差異,也修改成自己需要顯示的内容。
03. EXACT函數法
同樣完成上面的兩列數據對比
公式:=EXACT(C2,D2)
用法:在E2單元格輸入上面的公式,再填充公式。
說明:當E列單元格顯示"TRUE"代表同一行數據相同,顯示"FALSE"代表同一行數據有差異。
04. DELTA函數法
公式:=DELTA(C2,D2)
用法:在E2單元格輸入上面的公式,再填充公式。
說明:當E列同一行數據相同時顯示1,不同時顯示0。
備注:以上三種函數法不僅可以核對兩列數據,也可以核對兩行、多列、多行數據,03、04的函數可以在外層加上IF函數改變顯示的内容。
05. 條件格式法
①選定需要對比數據區域,點擊【開始】-【條件格式】-【新建規則】打開【新建規則】對話框,選擇【選擇規則類型】中的【使用公式确定要設置格式的單元格】,并在【為符合此公式的值設置格式】中輸入:=$C2<>$D2。
②再點擊【格式】,打開【設置單元格格式】對話框,選擇【填充】中的背景色,最後【确定】即可。
③差異數據用填充色突出顯示,也可以突出顯示相同數據,隻需在【為符合此公式的值和值格式】中輸入公:=$C2=$D2即可。
06. 定位法
①選定需要對比的數據區域,按Ctrl G打開【定位】窗口,單擊【定位條件】,選擇【行内容差異單元格】,最後點擊【确定】;
②點擊【填充色】突出顯示差異數據。
07.複制-粘貼法。
①将"盤點數量"複制到右邊列中;
②選中"賬存數量",複制;
③鼠标右鍵點擊E2單元格,也就是①中複制的第一個數據,在彈出的菜單中選擇【選擇性粘貼】,選擇【運算】中的【減】,最後【确定】。
④E列中顯示0為同一行數據相同,顯示不為0的為同一行數據有差異。
08. 高級篩選法
①将标題"賬面數量"和"盤點數量"都改成"數量";
②點擊【數據】-【高級】,打開【高級篩選】窗口,【列表區域】選擇C1:C11單元格區域,【條件區域】選擇D1:D11單元格區域,點擊【确定】;
③選擇兩列數據,點擊【開始】-【填充色】,選擇一個顔色;
④最後點擊【數據】-【清除】。
⑤相同數據填充色顯示,不同數據無填充色。
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