一

紅頭文件自帶光環和流量，它本身具有“權威”“正式”“不可侵犯”等高級特質。所以對它的使用上我們需遵從一定的條件才可。

紅頭文件有且僅服務于十五大公文體系，但并不是所有的公文都适宜套用紅頭。

更加直白的說，即：

01 紅頭文件隻能被十五大公文文種使用

《黨政機關公文格式》 GB/9704-2012規定有：

本标準适用于各級黨政機關制發的公文。其他機關和單位的公文可以參照執行。

該規定明确說明了“紅頭”文件格式适用于“公文”。

而公文的種類，又有明确的規定：：

第八條 公文種類主要有：

決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批複、議案、函、紀要。

來源 《黨政機關公文處理工作條例》

所以我們可以推斷出， 紅頭文件格式隻能被十五大公文文種使用。

比如，我們在工作中常常會遇到《**公司關于在建項目階段性進展的情況說明》這一類型的文件，其實它屬于一般性應用文，是不推薦使用紅頭格式的。

案例中，“說明”屬于一般性應用文，沒有特定的格式。一般性應用文，指法定公文以外的應用文。它可以分為簡單應用文和複雜應用文兩大類。

簡單應用文指結構簡單、内容單一的應用文，如條據(請假條、收條、領條、欠條)請貼、聘書、文憑、海報、啟事、證明、電報、便函、說明等;

複雜應用文指篇幅較長，結構較繁、内容較多的應用文，如總結、條例、合同、提綱、讀書筆記等。

案例中，若《**公司關于在建項目階段性進展的情況說明》極為重要，需要使用紅頭文件以示莊重，那麼可以修改為：

《**公司關于在建項目階段性進展情況的通知》（内部周知情況）

《**公司關于在建項目階段性進展情況的報告》（報上級單位時的情況）

02 不是所有的公文體系都适宜用紅頭

通常情況下，企業内部一般意義上的工作安排，比如不太正式的“關于近階段工作安排的通知”，使用紅頭會将公文的權威性減半。

當企業遇非常重要的發展戰略調整、重要的經營性方向改變；發布企業的管理制度；就某項工作請示上級單位；答複下級來文；報告、通報等情況時适宜使用紅頭。

比如：

某公司因經營戰略調整，臨時成立了成本管理部，該部門負責人由張三擔任，人員從公司在職在崗的員工抽調3人調入新部門，是否要寫個通知？可以使用紅頭嗎？

答案是，需要寫任免職通知且套用紅頭文件。成立新部門及任命新部門負責人對公司來講屬于重大結構和人事調整，最好用紅頭文件呈現。

二

01 需要須用紅頭的情況

公司内部：

任免類、管理制度下發；

傳達上級集團或上級主管單位的重要文件精神；

對企業有卓越貢獻的或給企業帶來經濟損失的員工通報時；

批複子公司的請示等。

公司外部：

向上級單位/機關就某事項請示、報告；

與兄弟單位或沒有隸屬關系的企業發函件等。

02 不需要使用紅頭的情況

公司内部日常性工作的通知，比如員工團建活動通知，放假通知等；

某部門向領導申請某個特權；

公司内部各部門間的情況說明；

......

以上，

祝好。

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