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下面我們言歸正傳：給您奉上 教你寫出經典的會議紀要

大凡舉辦會議，都必須做好會議記錄和紀要，以資查考和對照貫徹落實。但在實踐過程中，有的同志對紀要的整理工作不甚了然，不是把紀要寫成繁瑣的“會議記錄”，就是把紀要寫成簡單的“會議要目”，很難處理好“記錄” 與“紀要”的關系。所整理的紀要要麼是“水分”太大，内容太雜，“眉毛胡子一把抓”；要麼是照搬照套會議記錄，缺乏重點，無法體現會議内涵；要麼是簡單行事，點到為止，内容幹巴膚淺，達不到紀要條理性、約束性、指導性和可操作等特點要求。根據筆者多年的文字工作實踐，要把紀要整理得相對得體，合乎規範，就必須在記錄、整理時注意把握好以下幾個問題。

一、做好事前準備

通常情況下，舉辦或召開一次會議，都會涉及會議的組織籌備事宜，包括會議主題的确定、議題的收集、議程的安排及相關背景材料的準備等等。有時候這些負責會議記錄或整理紀要者自身會全程或部分參與，有時候則有專門人員分工。但無論是何種情況，主筆者都要盡可能地在事前多了解掌握相關情況， 根據會議确定的議題，備齊有關背景資料，掌握會議将要研究的主要問題，以便記錄、整理時心中有數、查找方便。

二、忠于會議原意

記錄是紀要之基，是起草紀要的藍本和依據，因此完整、準确、清晰是其基本要求。不管是會議記錄還是會議紀要，首先都必須忠實地記下會議的整個原貌，包括時間、地點、參加對象、會議議題和議程、與會者的講話内容要點、會議總結或議定的事項等等；尤其是要認真領會并忠實記錄好主要領導的講話原意，不可随意偏廢。對于每一個參加會議人員的姓名職務，都要認真落實清楚，原本标記。有時候參加會議的對象較多、内容較廣、議程也較分散，記錄時就要注意分門别類地按所定議題予以記錄清楚。對一些不明事項，則應在會後及時予以核實，以免産生贻誤或遺漏。

三、把握會議要點

紀要的精髓在于“要”，準确把握會議的要點是整理紀要的關鍵。要掌握會議的要點，關鍵在于能抓住與會人員達成的共識和議定的事項，也就是要特别注意圍繞主題，從與會者的發言中提煉出會議的觀點、主張和結論。具體要做到“四善于”：一是善于區分出讨論性意見和表态性、結論性意見的差别；二是善于抓住主管領導、重點部門或某些權威人士發言的實質；三是善于領會和把握會議主持人的總結性發言；四是善于統合大多數與會者形成共識的意見。可以說，把握了以上四點，就等于把握了紀要的基本框架。

四、确定紀要形式

整理紀要絕不是把會議記錄簡單地再抄一遍，而是對會議記錄進行綜合歸納的再加工、細化和提煉的過程，必須集中精力，趁熱打鐵，精雕細刻；既不能把會議涉及的全部情況都事無巨細地全寫上，又不能斷章取義或以偏概全， 隻寫某個人的意見，而必須圍繞會議宗旨及主要成果來整理、加工、概括。根據紀要的特點，其正文的寫法通常有四種，即綜述式、分類式、條款式和摘編式。具體視會議内容而定。如果會議隻有一項議題（如專題性會議），則可采用“綜述式”，即把會議研究讨論的主要問題、與會人員的統一認識和看法、會議決定的事項等綜合在一起，用概述的方法進行闡述和說明。如果會議規模較大或議題在兩個及以上（如常務會、辦公會等），通常用“分類式”或“條款式”。分類式即把會議的主要内容依其内在聯系歸納成幾個方面，然後逐層逐段地将會議涉及的問題分别予以闡述明白，可以分條撰寫或加用小标題。如果會議涉及的事項比較多且相對具體，則小标題下還可以把決定的事項分列成若幹條，并逐條說明，即條款式。至于一般較重要的座談會、學術研讨會等會議，整理紀要時則多使用“摘編式”，即将與會者在會上的重要發言，以摘編摘錄的形式在紀要中體現出來。當然以上所述隻是“大略”，具體應視會議内容的多寡和實際情況而定。

五、加工處理文字

在詳盡做好會議記錄的基礎上，一般可采取以下文字加工處理辦法。一是歸納。歸納，包括兩個方面的工作，一個是根據講話内容劃分不同的部分，讓讀者看後能夠明确紀要的主旨和内容。一般而言，參加會議者的講話基本是一種“即席性”的，有的可能有個講幾部分的書面提綱，有的雖沒有提綱，但事先也會有個“大概講幾塊”的考慮。像這兩種情況，整理時分幾個部分都比較明确。有的則事先沒有提綱，也沒有“講幾塊”的考慮，而是即席發揮，邊想邊講。像這類“即興發揮”、内容較散亂和冗長的，就應統攬全篇、劃分内容、合理取舍。再一個工作，就是無論哪一種“即興發揮”，整理時都要将前後交*、“枝節”重複的内容進行分類合并，讓其各歸其主（即劃歸到各小标題下）、各表其意，使紀要提綱挈領、簡明扼要。二是綜合。口頭語言與書面語言的最大差别在于前者表達靈活随意而直白，後者必須嚴謹規範、缜密準确、邏輯分明。因此整理時必須在對記錄稿的大幅度“修改”上下功夫。在語言的修改方面，應盡量去除“口語”，代之以規範性的書面語言；在内容的取舍上，要注意用分析、剝離的方法，去掉“虛”的部分，保留“實”的部分，增強可操作性；在秩序安排上，則要注意“主次分明，以主為先”，也就是重要的内容一定要安排在前面，以示突出重點。三是補删。整理紀要時，補删工作既很重要， 也很經常，同時必須堅持原則。從“補”這方面來講，一是補缺，二是延伸。補缺，就是對應講未講、有必要補充的問題，整理時要補上去，也可以說是一種“補充回憶”；延伸，就是對講得不夠透徹、容易使人産生誤解的問題，整理時要順着講話者的原意作适當補充和深化，使之更為合理、充實和完善。從“删”的方面來講，除了注意删除前後重複的内容和與議定主題關系不大的内容外，更重要的是要注意删除那些政治敏感性比較高、不宜大範圍知曉的内容， 也可以說是删去那些多餘的話和不可操作的内容。

紀要十分講究表述層次，先寫什麼，後寫什麼要非常明确，通常這種層次是用一些約定俗成的專用語言來表達的，如常用的規範語言有“會議聽取了”、“會議認為”、“會議指出”、“會議要求”、“會議強調”、“會議議定” 等。它與其他法定公文的顯著區别在于：一是文末不落款，二是不署日期，三是不繕印。同時使用統一規定的版式，不能以“紅頭文件”代替。這些，都是需要在實際工作中加以注意的。

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