随着外貿行業的不斷發展，及時并有效的交流顯得尤為重要，郵件作為外貿人經常使用的交流方式，以其不受地域和語言限制，以及在談判中更加正式更加專業的優勢成為了大多數外貿人的第一選擇，所以寫一封優質并且能夠出單的郵件是外貿人的基本技能和必然挑戰，可如何寫出一封優質的出單郵件呢？

選擇并确定收件人和收件公司郵箱

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包括對客戶公司的選擇及收件人的選擇這兩部分。首先選擇與自己公司産品以及價格或者規模等各方面相匹配的公司，對目标客戶進行背調。其次選擇收件人郵箱時，選擇公司高層領導或采購經理的郵箱，這類郵箱的回複率較高，他們有較大的決策權，能夠較快推進合作的進展，如果找不到，可以在郵件中加入“請轉發給采購經理”等話語；另外建議不要對一個公司進行群發，容易觸發SPAM，導緻被攔截或者進入垃圾郵箱。

郵件主題至關重要

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它能決定客戶是否打開這封郵件，并能夠在客戶檢索過往郵件時提高被看到的幾率。對于初次聯系的客戶，可以使用客戶的産品或公司名字，再加上自己提供的産品服務，這樣可以做到一目了然。另外，在郵件主題中增加“Re”“Fw”等已讀字樣，也會提高郵件的打開率。

郵件正文要簡明扼要

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盡量使用精準、簡潔的語言來完整全面地介紹自己的來意、提供的産品或者服務。可以分為三段：第一段開頭問候及來信目的；第二段核心内容，能給客戶帶來什麼價值；第三段客戶若感興趣需要怎麼做，是視頻會議還是添加聯系方式等。

在寫郵件時，格式要使用英文郵件格式，全篇字體使用統一的英文字體，大小一緻，重點内容可以利用背景色來突出；常用的英文字體有Time New Roman、Calibri、Arial、Contury Gothic、Comic Sans MS、Lucida Handwriting等；符号使用英文符号，且不建議大量使用感歎号來強調說明；回複郵件時，盡量用簡單具體的詞彙對客戶的疑問進行解答，避免模糊詞語的使用，做到有問有答，展現專業度。

關于在郵件中是否添加圖片，可以見仁見智。插入圖片有着非常直觀的效果，客戶一打開就可以看到，從而提高對産品的興趣，但是被當作垃圾郵件的幾率也很大，可以根據具體情況，選擇是否插入圖片或者添加附件。

發件郵箱是比較容易忽視但卻很重要的部分

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客戶收到郵件時，郵箱如果是gmail等，客戶可能無法直接獲得發信公司的名字及其他信息，那使用企業郵箱便是第一選擇。如果選擇其他郵箱，設置名稱時，除了用自己的名字，建議添加公司名稱等内容，可以提高客戶對這封郵件的重視度，不會認為是一封群發的沒有公司的釣魚郵件。

落款處除了公司名稱和電話，公司的官網以及您的聯系郵箱也非常重要。客戶可以在看郵件時直接點擊官網來查看公司提供的産品及其他宣傳資料。此外，郵件在被轉發的過程中，可能由于某個人客戶端的設置問題導緻郵箱地址消失，因此，簽名欄公司名字、地址、聯系人、職位、郵箱、電話缺一不可。純文字的簽名檔有很大的局限性，簽名中可以添加公司的logo或者是公司産品的圖片，這樣不僅會增加專業性，還能提高客戶的信任度。

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