引言：

有粉絲朋友私信問我：

自己原來隻需要向本部門領導彙報工作，現在公司兩個部門進行協作，還需要向旁部門的領導也一起彙報。這發郵件的時候，兩位同級領導的名字誰排在前面？擡頭怎麼寫呢？他琢磨着，這看起來是小事，但要是處理不好，領導們心裡不開心，可有些麻煩。

我告訴他，在職場上，你有而且隻有一位直接領導。隻要是彙報性的工作，一定是先“發送”給直接領導，其他人都是“抄送”，也包括你那位旁部門的領導。如果一定要分個前後，那也是自己部門領導派在前面的。

1.

因為這封私信，我覺得有必要和大家分享一下郵件寫作，因為郵件是職場中使用最頻繁的一種溝通方式，但也是往往最容易被人忽略的。

那麼，一封好的郵件到底應該是什麼樣的呢？郵件禮儀和與人見面的基本禮儀一樣，不追求花團錦簇，但要千幹淨淨。簡潔、幹淨是基礎條件，然後才是個人風格。

2.

下面我把郵件拆解開，從标題、開頭、正文、訴求和結尾這幾方面，分别分享給你。

第一，正式的顯示名稱和總結性的标題。

我們收到郵件後首先會看兩個信息：對方的名稱顯示和郵件标題。所以，郵件禮儀的第一步就是請用真名，比如“九垚”或者“某某公司-九垚”。過于個性化或是“二次元”的名稱是不可以用在商務郵件的。

然後是标題，标題是全文的概括，最好能在20字以内總結核心内容。而且好的标題要有交互，溝通，吸引人注意力的效果。

比如這個标題：

《3月19日會議紀要》，這就屬于領導最不待見的郵件，可看可不看，要改成：《請批示：3月19日會後執行方案》

看到沒？這個郵件就不是單純的會議記錄了，你已經把它升格為執行方案，那領導第一時間就會打開郵件看一看。

所以，像“《某某記錄》”、“你好”、“來自某某公司”、“報價單”等等簡單說明的标題，都不是好的郵件标題；而“請批示：請審閱：請指示 什麼時間 什麼事情”才是好标題。

比如：“請批準：某公司關于什麼項目的工程方案和報價”等等。

再比如這個例子：

如果郵件反反複複很多次，已經讨論過很多輪的郵件，甚至讨論的主題都已經發生了變動，那麼你就可以修改下主題，或者重寫一封新郵件，而不是接着“回複：回複：回複··....”

這就是标題的寫法。

3.

第二、我們說如何寫郵件開頭。

說到開頭，你可能會寫“尊敬的某某”或者“你好”、“見信好”等等，是吧？冷冰冰的，沒有感情，情緒，對方會覺得他在和機器溝通。這是我在幾家不同類型的企業裡常看到的郵件開頭。

職場溝通高手們不是這樣寫的，他們會寫得很感性，溫暖，有智慧又個性。

有一次我感冒住了幾天院，病好後回來上班，收到的第一封郵件，是領導發的，他寫到：

“九垚，病好了吧，我去接你，歡迎歸隊，請你吃大餐。”我心裡暖暖的。

我再舉幾個例子：

公司某次會議之後的郵件開頭：九垚，你剛才的發言很精彩！

客戶參加招商會之後的郵件開頭：聞名不如見面啊，九垚，公司組織的招商會讓我受益匪淺。

對方度假歸來之後的郵件開頭：夏天的大連很涼爽吧？想想那個海風，就很想往。

你看，都是短短的一兩句話，然後馬上進入主題。

“我給你發郵件，是想确認一下什麼什麼什麼”

這就是有情緒、有溫度的郵件開頭的寫法。

4.

第三、邏輯清晰的正文。

問候之後，正文如何展開呢？

從内容和格式兩個方面有要求。

首先是内容。内容的要求就一點，詳細、充分，要把對方應該知道的所有信息都表達清楚。

具體的格式是郵件正文一定要分段，你的思考邏輯是以段落為單位的，而且每段隻講一件事。每段文字的第一句是對整段的概括；盡量用小段，不要用大段；盡量用短句，不要用長句；用簡單的詞，不要用複雜的詞；同時，也不要一句話一段，這也是沒有邏輯。

另外，要做小标題，小标題可以降低對方讀者的閱讀難度；如果有圖表、清單就更方便對方閱讀。

這就是郵件正文的寫法。

5.

第四、是訴求部分。這在一封郵件裡是最能體現職業化的部分。

我們對比下面兩種寫法：

第一種寫法：

請各位按時遞交周報，否則按照公司規章會有處罰。

第二種寫法：

我期待在下午5點之前收到各位的周報。如果張三和李四兩位同事實在忙不過來，請提前通知我。我會在下午4點到4點30分這個時間給你們電話，盡量給予你們協助。

第一種寫法，就是上傳下達，語氣還強硬，帶有威脅的語氣。

而第二種寫法，有明确的時間節點，還與其中有困難的兩位同事一并溝通，而且态度謙和，熱情、尊重。

當然，如果是企業下行信函，讓下面的人無條件執行的郵件通知，這裡可以寫 “望參照執行”。

6.

第五、結尾部分。

這裡要總結郵件的内容。

首先，要跟對方強調需要跟進的事情，比如“懇請您撥冗（容三聲）回複意見，非常感激”，“我會每周和您更新這個項目的進程”，“我期待能和您在電話裡進一步讨論”等等。

其次，附上簡短的祝福語，比如“祝：商祺”；親密一些的可以寫“祝：秋安”；再親密一點的可以寫“祝：家人好”。

最後，記得署名，比如“九垚，某某公司”。

7.

最後，這裡有兩個提醒：

第1、一封好郵件的風格。

盡量少用不同大小的字體，不同顔色排版，更不能使用背景圖。而正文排版應該隻用三種方式：有分段、加粗和縮進。

第2、良好的回信習慣。

收到郵件以後盡快回複，這代表了你的能力、工作效率以及對對方的重視程度。你還要善用抄送、回複、密送、回複全部等等這些功能。

簡單說，回信的專業性就代表你的職業化程度。

總之，在按下“發送”鍵之前，請你務必仔細檢查郵件标題、問候語、文字分段、措辭、顔色、字體、署名和附件等要素，直到确認無誤。

我是九垚，是一個專注分享職場幹貨和溝通技巧的職場老兵。如果上面這些技巧對你有用，請你點贊、收藏以便随時實踐，身邊誰最需要這些内容，轉發給他，也讓他跟上你的進度。

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