第一章 總 則

第一條 為規範公司辦公費用的管理，在保證日常辦公需要的同時節約辦公費用開支，特制定本辦法。

第二條 本辦法中的辦公費用是指使日常辦公工作得以順利開展所需的費用，包括水電費、固定電話費、移動通信費、辦公租金、打印機耗材、網絡設備、計算機及員工配套辦公用品及其他行政辦公費。

第三條 辦公費用實行由綜合管理部歸口管理，批量采購由财務職能部門集中采購。

第四條 職責劃分

（一）行政職能管理部門負責辦公費用預算的編制和辦公費用申請的審核。

（二）财務職能部門負責辦公費用的核算和賬務處理。

（三）分各職能部門負責在部門費用額度内提交每月辦公用品需求計劃及提交辦公費用申請。

（四）集中辦公的，統一由行政職能管理部門辦理。

第二章 辦公費用預算與審批

第五條 行政職能管理部門等相關部門，應當在年初、月初制定當期的辦公費用預算，并報财務部審批。

第六條 經過批準的辦公費用預算，行政職能管理部門應于每月6日前以書面形式通知相關部門，由各相關部門确定辦公費用的使用目标。

第七條 各部門使用辦公費用時，應向行政職能管理部門提出申請，由行政職能管理部門經理根據相應的預算指标進行審核，審核通過後按費用審批權限審批。

第八條 财務部對審批後的用款申請單進行借款時，應審核其用款項目是否在各部門的費用預算内，若超出預算可拒絕借款，将用款申請單退回或駁回行政職能管理部門。

第九條 對超出預算的費用，使用部門應提供相關的報告，包括事項、花費的金額、花費的合理性等内容。

第三章 辦公費用使用控制

第十條 辦公用品費用控制

（一）公司辦公用品購買實行季度申報制。

（1）每個部門将所需的日常辦公用品于每季初10日前填寫“辦公用品購買申報單”交行政職能管理部門，由行政職能管理部門彙總，報财務部、總經理審核批準後統一購買，發放時要登記。

（2）各部門在制訂計劃時應按人員增補需求将新員工的辦公用品列入計劃表，新員工的辦公用品需求費用單獨計算，不計入部門費用額度标準。

（二）各部門急需或特殊的辦公用品，經财務部批準，可自行購買。

（1）單價在100元以下，或總價在300元以下，由行政職能管理部門經理批準。

（2）單價在200元以上，或總價在800元以上，由行政總監或分管副總批準。

（三）凡添置的辦公用品屬固定資産核算範圍内的，由财務部及時登記固定資産明細賬，并注明保管人員姓名，各部門要确定專人管理，以免丢失和損壞，否則，視其情況照價賠償。工作人員調離本單位時，需先辦理财産移交手續，再予辦理調動手續。

（四）辦公費用一律憑完備的“辦公用品購買申報單”及其他相關手續辦理。凡未歸口行政職能管理部門，又未報相關領導同意，擅自購買辦公用品和業務書籍的，公司不予報銷。

第一十一條 維修費用控制

（一）各部門辦公設備出現質量問題時，報行政職能管理部門處理。

（二）對于在保修期内的設備，由行政職能管理部門直接聯系廠家進行維修；超過保修期的設備，行政職能管理部門接到報修後，與維修廠家聯系，商定修理費用。

（三）維修費用單筆在300元及以上的支出，由行政職能管理部門經理審批。

（四）維修費用單筆在300元以下的支出，由部門經理審批。

第一十二條 會議費用控制

（一）本公司的會議費用包括會議過程中的展示用品、紙類、書寫類、文件類、茶水類、場地費等各類物品的支出。

（二）行政職能管理部門在組織會議的過程中，應嚴格按照與會人數配置相應的用品，以免造成浪費。

（三）在會場選擇過程中，盡量使用本公司内部的會議室，如果租賃場地的話，應嚴控場地租賃費用。

第四章 辦公費用報銷控制

第一十三條 各部門人員費用報銷控制

各部門相關人員在辦公費發生後須如實填寫“費用報銷單”，核對報銷憑證和金額無誤後，經本部門經理審核簽字後，交财務部經理審核無誤後由财務部出納處報銷，報銷費用金額沖抵本部門預算。

第一十四條 公共費用開支報銷控制

公共費用開支的報銷由經辦人在“費用報銷單”上簽字，行政職能管理部門經理審核簽字後，交财務部經理審核報銷，相應費用沖抵公共費用預算。

遠程信息化流程審批的，應在審批意見欄内備注審批流程号。

第一十五條 非預算項目開支報銷控制

部門經理本人或其他員工受到總經理的指派用于部門外工作的非預算項目開支的報銷，應經部門經理簽字，由總經理審批後交财務部經理審核報銷。

第一十六條 超出預算的費用報銷控制

财務部審核過程中如發現某項開支已經超出預算，須要求相關報銷人和審核人提出書面解釋，經總經理批準後進行報銷。

第一十七條 特殊情況費用報銷控制

因特殊情況發生的大額預算外支出，必須經總經理審批簽字後，再由财務部經理審核報銷。

第五章 辦公用款借支管理

第一十八條 辦公借款

辦公借款主要是指公司正式員工因為辦公或出差等業務要求向公司借取的臨時款項，不包括因采購、施工、廣告等外部客戶發生的服務或材料支出借款。為控制辦公費支出、避免資金損失，公司須對辦公借款進行嚴格的控制。

第一十九條 借款權利規定

1. 非公司正式員工不得以任何理由進行辦公借款。

2. 公司正式員工因辦公或出差等業務需要可辦理借款。

第二十條 填寫借款單

公司正式員工因為辦公或出差等業務需要向公司申請臨時借款時，借款人需填寫“借款申請單”。

第二十一條 明确借款審批權限

（一） 借款金額在300元及以下的申請，由部門經理審核批準後交财務部審核支款。

（二）借款金額在300元以上的，由部門經理、總經理審核批準後交财務部審核支款。

（三）部門借款每月累計超過3000元以上的，财務部應書面通知總經理，同時停止接受由部門經理審批的借款申請，該部門再借款須由總經理審核批準後交财務部審核支款。

第二十二條 還款與報銷規定

（一）任何借款都須在财務部支出之日起一個月内歸還公司或報銷抵賬。

（二）對借款超過歸還期限的部門和個人，财務部應停止接受其新的借款申請，直至超期借款歸還為止。

（三）因長期出差所造成的借款超期，在當事人及其部門提供充分的書面解釋後，财務部恢複其借款權利。

（四）無特殊理由借款超過3個月的，從其工資中扣還借款，财務發放工資時，同步出具還款收據或其他通知、公告。

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