禮節是人們表示尊重、敬意的慣用形式，是文明禮貌的具體體現。辦公室工作人員往往要作為單位的代表，承擔一些迎送往來、接待客人的工作。常常會有職員在實際工作中，抱怨接待工作不好做，吃力不讨好。因此，講究禮儀、注意禮節就成為辦公室人員所必須具備的品德和素質。根據多年的經驗，本人感到辦公室人員特别要熟知、掌握基本禮節主要有七種。

辦公室人員接待來訪，經常遇到四種情況：一是下屬單位來人；二是上級單位的人員視訪；三是兄弟單位的工作走訪；四是外地、外單位的來訪。不論遇到哪種情況的來訪，辦公室人員都必須注意态度熱情、主動，待人禮貌周到。當客人來訪敲門時，要熱情地回答“請進”，并立即從座位上站起，表示歡迎；當客人走進辦公室時，要主動安排座位，招呼客人“請坐”，并立即雙手送上茶水；當客人說明來意後，應根據客人的合理要求盡力做出安排，如難以滿足客人願望時，須耐心向客人說明原因，請客人諒解；當客人告辭時，應起立熱情送别，并歡迎客人以後再次來訪。

由于客人來訪的原因不一，辦公室人員們必須根據不同的米訪對象采取一些不同的禮節；

• 對來自下邊的人員，接待必須熱情，不能讓人家有絲毫“冷”的感覺，更不能讓人家感到上級單位“人難見、臉難看、事難辦”。下邊人員來訪，多系彙報工作，反映意見，其心情是希望工作受到領導的重視，意見得到領導的采納。因此，辦公室人員一定要針對上訪人員這一心理，做到：傾聽意見要誠心，記錄問題要精心，解答詢問要耐心。這“三心”，不僅是一種接待的方法問題，更是一種對來訪人員最實實在在的禮貌和禮儀。

• 接待上級單位的人員來訪，要注意問明對方的身份和來意，及時向有關領導彙報，必要時還應請領導出面會見， 以表尊重。

• 兄弟單位的人員來訪，他們的心情是盡快把事情辦好，這就是接待的禮儀和辦事的效率有機地聯系在一起了。在接待工作來訪時，要時刻想到“辦事拖拉就是慢怠和失禮”，既注意态度要“熱”，更注意接待的工作效率，力求使對方滿意。

辦公室人員接待外地人員來訪，要注意三條：

• 要想到各地的口音差異很大，接待要盡量不用本地方言，要講普通話；

• 要想到對方風塵仆仆，分外辛苦，再加上人生地不熟，食宿行路都會遇到不少困難，接待中主動詢問對方的生活情況，主動介紹地理環境、飯店和公共交通線路，必要時還應主動幫助安排旅館、招待所。

• 要想到各地的習俗不一樣，接待要注意尊重人家的風俗習慣，不要用本地的習俗去勉強人家。

辦公室人員，在社交場合與客人見面要注意三種禮節：

介紹的禮節。“介紹”有兩種形式，一是自我介紹，再一是為他人介紹。不論哪種介紹，都應注意謙虛、大方、自然。

• 自我介紹時，要注意主動向對方點頭緻意并問候“您好”，報出自己姓名，單位等。

• 介紹他人時，要注意有禮貌地以手示意，簡要地說明其單位、職務和姓名。在為雙方互相引見時，要注意不颠倒順序。先要把主人介紹給來訪的客人，把職務低的或年齡小的介紹給職務高的、年齡比較大的，把男士介紹給女士。介紹時，被介紹者一般應起立點頭緻意。

• 握手的禮節。握手是人們見面最常用的一種禮節。握手要注意先後之别，一般來說，見面握手應由主人、職務高者、年齡大者或女士先伸手，客人、職務低者、年齡小者或男士見面時應首先進行問候，等對方伸手後再握手。見面握手還應注意方法和姿勢：握手要先摘下手套；握手不能東張西望，要雙目注視對方，微笑緻意；握手除了關系極為親近的，往往長時間雙手握在一起外， 一般握一下就可以了，對女士握手一般應輕輕一握即可，身份低者對身份高者、年輕者對年長者握手，應稍微欠身，雙手握住對方，以示尊重。人多時互相握手注意不要在人手臂上方或下方交叉握手。

辦公室人員與别人交談時，應從以下兒個方面注意禮節：

• 态度誠思。就是在自己說話的時候，要注意态度誠懇坦率，不拐彎抹角、不搞“外交辭令”、不“話到嘴邊留半句”，堅持講實話、講心理話、講肺腑之言。在聆聽對方說話的時候，不能左顧右盼、老看時間、打哈欠、仲懶腰，顯露漫不經心或不耐煩的樣子，一定要聚精會神，專心聽講。

• 講究分寸。說話要講究藝術，不過頭、不嘲弄、不庸俗、不粗魯，讓人聽着順耳；說話注意對方的情緒，觸傷對方感情的話不講，對方不愛聽而又不涉及大是大非的話少講，對方一時接受不了的話不急于講；說話注意避免“一言堂”，不誇誇其談，忘乎所以，不忘記給别人說話的機會；交談發生争論時，注意掌握“火候”，節制感情，不喊、不吵，不斥責、不惡語傷人、不理直氣壯，堅持“理直氣和”，要學會“彈綱琴”。

• 舉止端莊。與他人交談，表情要自然、親切，不能呆呆闆闆，不能故作姿态、“皮笑肉不笑”，要從說話的表情上給人以“親”的感覺，而不能留給人家“虛”的印象。說話的動作也應注意，交談可以适當做些手勢，但要注意不要用手指指人，不要動作過大，手舞足蹈，更不要拉拉扯扯、拍拍打打，坐在座位上交談，手不要搭在鄰座的椅背上，腿不能亂跷、搖晃、颠抖，更不能把腿搭在椅子扶手上或把身子坐在椅子扶手上。交談時不要搞小動作，不要唾星四濺，不要修指甲、剔牙齒、掏鼻子、抹鼻涕、挖耳朵、搔癢、脫鞋等等，如遇打噴嚏，應用紙巾捂住嘴、鼻，面向兩耳旁，避免發出聲音。

• 時間适度。交談的時間，要照顧到對方的精力和情緒，切忌沒完沒了。别人說話的時候，不要貿然打攪，随意插話，待人家說完再上前；如需要參與交談，應先打招呼，征求大家的同意；如人家在進行個别談話或是領導之間研究問題，不要湊前旁聽，應主動回避。

辦公室人員經常要随同領導或陪同來賓出訪，這就需要了解和掌握陪訪的禮節。

• 訪前。要及時主動地聯系好，按計劃提前安排好相關事項：要提前做好相關資料方面的準備工作，提前送給領導或來賓；要根據需要，準備好車輛。

• 乘車。要先讓領導和客人上車，并注意提醒領導留心，避免磕撞，關門要待領導或來賓坐穩後再關，以防止夾傷領導或來賓的手足。到了目的地後先下來，為領導和客人開車門。開車門也應注意位置，右側上車的開右門，左側上車的開左門，以避免從客人座前通過。

• 行路。辦公室人員陪同客人走路，一般應主動走在客人的左側，以示尊重；陪客行走還要注意自己的身份，如是主陪，就應在客人旁邊；如是陪同，應在後面。随同領導外出，一般應走在領導的左側或後面。

在社交場合，稱呼很重要。稱呼對了，人家高興；錯了，就會引起反感。稱呼的本身，可以說就是一種禮節。辦公室人員在稱呼上，應注意：

• 對領導和客人不要直呼其名，應使用尊稱。

• 對不太熟悉的客人，應用“您”，以表敬意。

• 對熟人或年齡與自己差不多的，不要一味稱“您”，以免讓人感到生疏、拘謹。

• 根據對方年齡稱呼，年齡大的稱“老×”，年齡小的稱“小×”，既尊重又親熱。

• 對客人不要稱呼外号，也不要說那些易聯想到生理缺陷的詞語。

• 對外賓，一般均可稱呼男子為“先生”，對女子可視情況稱為“夫人”、“女士”或“小姐”，稱呼前邊也可以冠加姓名、職稱、職銜等。

與人約定時間會面，是辦公室人員的經常性工作之一。約會應注意：

• 約會不是下達開會通知，應以協商的口吻定時間、定地點。辦公室人員在協商中，切不能以領導代言人自居，強道對方順從自己的意圖。

• 約會要按時赴約，不能失約。要按商定的地點，按時到達。如因極為特殊的情況遲到、失約時，應盡快向對方說明原因，賠禮道歉。

• 不要随意改變約會的時間、地點。如有不可排除的特殊情況而必須改變時，應主動與對方聯系，說明情況，表示歉意，并根據對方的方便重定時間和地點。

• 對方因故失約，氣度要寬宏大量，要體諒對方的實際困難，要在對方說明情況、賠禮道歉時，給對方以安慰。

• 為領導代定約會，要及時提醒領導按時赴約。

• 如欲約請第三者參加約會，應事先向對方說明，并征得對方同意。

辦公室人員經常要代表領導到兄弟單位訪問，到職工家中慰問。作客應注意的禮節是；

• 應邀作客，要按約定的時間到達。過早，會給主人帶來不便；遲到，是一種失禮的行為，應向主人緻歉。

• 進門先敲門，經主人應允後方可入内。如無人應聲，可再次敲門。如确屬無人，也不要擅自進屋。

• 進屋後，要向主人及其單位或家庭的主要成員表示問候，并要在主人的邀請之下方可入座。如系代表領導前來作客，還應及時轉達領導對主人的問候和緻意。

• 同主人叙談，語氣要溫和可親，姿勢要端莊自然，并要注意聆聽主人的談話。

• 作客要注意保持主人屋内的環境衛生，不随地吐痰、不亂丢果皮紙屑、不亂磕煙灰，注意保持地面的整潔。在主人屋内，不要亂翻亂看，不要亂摸室内的陳設和物品。未經主人同意，不要随便拿人家任何東西。

• 作客的時間要适宜。無特殊情況，一般不宜時間過長，以免影響主人的工作和休息。

• 與主人告别時，要感謝主人的盛情款待，要主動邀請主人在方便的時候到自己家裡或單位作客。

• 主人送客時，要及時請主人留步，并道“再見”。

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