有效的合同管理不僅包括制定和簽署協議,這是一系列行動,從最初階段就指導你制定處理每份公司協議的整體流程,直到完成合同的所有步驟。
清楚了解每一階段的情況,是确保合同管理過程符合所有要求和目标,以取得最佳結果的重要方法。以下是合同管理的七個基本階段:
1. 規劃階段
在實現一個流程之前,開發一個最适合你公司需求和資源的系統很重要。為了保持精簡有序,開發可以在全公司範圍内實施的合同管理流程也很重要。
你的合同管理策略是一個靈活的路線圖,包括考慮所有類型的公司協議的流程,從标準的雇傭合同到非常具體和複雜的交易的文書工作。制定策略的第一步是确定你的需求,包括回答以下問題:
○需要管理哪些類型的合同和數量是多少?○是否有反複使用的标準協議?這些标準協議需要包括什麼?○誰負責合同管理的每個階段,他們需要什麼來完成工作?○過去發生過哪些常見問題,或者在典型合同的管理過程中可能出現哪些問題?○執行合同策略需要哪些資源?
了解合同管理的其餘階段有助于為流程提供信息。
2. 實施階段
對合同管理流程進行概述後,就需要在開始使用之前實施你的計劃。這包括部署合同管理軟件來幫助執行與合同相關的任務,以及将你的合同遷移到一個集中的存儲庫。
實施計劃的關鍵部分是入職培訓——确保每個參與人都理解你的合同管理願景和目标,并熟悉他們将使用的工具。
3.合同前階段
建立了合同管理基礎後,就可以開始為新合同實施它了。這意味着為更标準的情況制定新的合同或實施樣闆協議。合同管理這一階段的關鍵挑戰是制定一份具體的文件,以滿足你的需求并降低風險。
4. 交接階段
參與執行合同的個人與談判合同的人不同是很常見的。因此,為了保證合同如期履行,保證順利交接尤為重要。與其假設利益相關者已經擁有他們需要的一切,不如花一些時間浏覽合同細節并确認角色、職責和裡程碑。
5. 合同階段
合同階段是合同的所有目标都實現的時候——如果你管理得當的話。到目前為止,你所做的很多合同管理工作都是為了讓你做到這一點。
但合同階段并不能自行管理——在這個階段,你必須密切關注協議中列出的所有條款,并定期進行監督,确保一切都按計劃進行。為此制定一個計劃是很有用的,對關鍵裡程碑和績效指标有清晰的認識,這讓你确認一切都在軌道上——或者在出現任何問題時提供一個早期預警系統。
6.續簽前階段
沒有什麼東西是永恒的——即使是你的合同。你的協議可能會以幾種方式結束:一次性協議可能會自然結束,你可以續簽協議,或選擇終止協議。通常會有特定的條款——甚至可能是懲罰或違約行為,如果你沒有做任何事情,那可能會影響結果,這就是為什麼要積極和及時地考慮合同結束的重要性。
評估你的合同執行情況,決定你是否想續簽或做任何變更。确保所有利益相關者都知道終止日期和續簽日期,并且你有足夠的時間在做出任何決定之前考慮所有信息。
7. 合同後階段
當合同結束,仍有一些工作要做,以确保一切都妥善處理。這包括确保已滿足終止條件、開具或支付最終發票,并将合同存檔。執行合同事後分析也很有用,它可以提供有價值的信息,從而改進未來合同的結果。
有效的合同管理工具
通過上述七個階段,可以更好地掌握合同流程并避免一些挑戰。管理所有這些任務,現代合同管理工具能簡化整個合同管理流程。
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