《黨政機關公文格式》國家标準将版心内的公文格式要素劃分為版頭、主體、版記三部分。其中，公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭，包括份号、密級和保密期限、緊急程度、發文機關标志、發文字号、簽發人六個格式要素。版頭部分的格式要素排布在公文首頁，堪稱公文的“門面”。版頭部分的格式要素标注得準确、規範、美觀，能夠顯示公文的嚴肅性和權威性；反之，如果标注得錯誤、無序、散亂，就會使讀者對公文的第一印象大打折扣，甚至導緻處理上的偏差。本文結合公文處理工作實踐，對公文版頭部分的格式要素進行分析解讀，供讀者參考。

一、份号

涉密公文應當标注份号。收文單位根據份号批抄分發公文，可以準确定位公文的受文對象，掌握每一份公文的流向。标注份号，對于公文的分發、查詢、借閱、統計、清退、銷毀等工作很有幫助，有利于加強公文的管理和利用。份号一般用六位3号阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。

份号的常見錯情有：1. 涉密公文未标注份号。2. 位置标注錯誤，如标注在版心右上角。3. 份号不足六位或超出六位，如“0003”。4. 随意手寫份号。

四、發文機關标志

發文機關标志主要有兩種形式：一是由發文機關全稱或者規範化簡稱加“文件”二字組成；二是發文機關全稱或者規範化簡稱。發文機關标志一般用紅色小标宋體字居中排布，其字間距應适中，不宜太密。發文機關标志上邊緣至版心上邊緣為35mm。

聯合行文時，發文機關标志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。如需同時标注聯署發文機關名稱，一般應當将主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。

發文機關标志的常見錯情有：1. 發文機關标志與标題、發文機關署名、印章不一緻。如發文機關标志用“××市财政局”，發文機關署名或印章卻是“××市财政局黨組”或“××市财政局辦公室”。2. 位置不規範。如發文機關标志上空距離過大，或距離下方的發文字号過遠。

錯情圖例2：發文機關标志與标題、發文機關署名不一緻。

五、發文字号

發文字号由發文機關代字、年份、發文順序号組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字号。公文标注發文字号，可以表明公文出自哪個單位、形成的年度及順序，既便于分類管理、查詢檢索，又便于公文引用。機關代字要求準确、規範、精練、無歧義、易識别，要避免與上級機關、同級機關的機關代字雷同。一個表述準确的機關代字，應該與行文性質相匹配，有的單位不管上行文還是下行文，機關代字都用一個“發”字，這是不合适的，應該加以區分。發文字号編排在發文機關标志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序号用阿拉伯數字标注；年份應标全稱，用六角括号“〔 〕”括入；發文順序号不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字後加“号”字。上行文的發文字号居左空一字編排，與最後一個簽發人姓名處在同一行。

發文字号的常見錯情有：1. 發文機關代字概括不準确。有的機關代字太長，多的甚至超過十個字，如某市重大生态項目建設領導小組辦公室的機關代字為“×重大生态項目小組辦發”；有的機關代字黨政不分，如以××市财政局名義下發的公文卻标注為“财黨發”。2. 年份标注錯誤。如2016年拟制的公文，其發文字号中的年份仍錯标為“2015”，這種錯誤在每年1月初經常出現；有的标注不規範，如2016年标注為“〔16〕”；有的不使用六角括号，卻使用方括号、圓括号。3. 位置标注錯誤。如上行文發文字号居中标注，發文字号與紅色分隔線相隔過大。

錯情圖例3：上行文發文字号居中排布，未标注簽發人；2016年拟制的公文，發文字号中的年份錯标為“2015”。

六、簽發人

上行文應當标注簽發人姓名，體現機關負責人已對所簽發的公文審核把關。聯合發文應由所有聯署機關的負責人會簽。“簽發人”三字加全角冒号和簽發人姓名，居右空一字，編排在發文機關标志下空二行位置。“簽發人”三字用3号仿宋體字，簽發人姓名用3号楷體字。如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

簽發人的常見錯情有：1. 上行文未标注簽發人。2. 簽發人不是發文機關主要負責人或由其授權的負責人。3. 聯合上行文的簽發人隻标注主辦機關負責人，未标注其他機關負責人。4. 位置标注錯誤，聯合行文時，“簽發人”三字應與第一個簽發人姓名處在同一行，有的卻将“簽發人”三字放在簽發人姓名的中間行或與最後一個簽發人姓名排在同一行。5. 簽發人姓名使用的字體錯誤。6. 簽發人應隻标注姓名，有的還标注了簽發人所在的機關名稱或職務。

錯情圖例4：“簽發人”三字位置标注錯誤；簽發人姓名使用的字體錯誤；标注簽發人所在機關名稱。

（文章摘自《秘書工作》雜志。作者：隋立揚 沈穎）

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