工作中，我們經常會遇到多人同時審閱同一篇文檔。這種情況下，其實是很混亂的。

是誰，在哪個位置，批注了什麼，修訂了什麼，更改了什麼，與原文檔的差異在哪裡，如何保護文檔不被别人編輯，這些都是我們要關注的點。

今天我們就來詳細講解一下。

一、批注

Word 批注是審閱文檔的功能之一，其作用是注釋、評論文檔内容。

實際上，批注它并不會影響或修改文檔原本的内容。當文檔中有很多批注時，可以通過上一條和下一條來快速定位相鄰的批注。

（一）批注的添加和删除

（1）批注的添加

多人審閱文檔時，大家需要對文檔内容的修改情況進行解釋，或者向文檔作者詢問問題時，可以插入【批注】。

添加批注的方法有三：

方法一：直接添加法-選中需要批注的文本，單擊【審閱】-【新建批注】，然後在批注框中輸入注釋即可。

方法二：快捷鍵法-選中需要批注的文本，按【Ctrl Alt M】組合鍵，然後在批注框中輸入注釋即可。

方法三：選中需要批注的文本，單擊【插入】-【批注】，然後在批注框中輸入注釋即可。

除了在文檔中插入文本批注外，還可以根據需要插入音頻或視頻批注。

（2）批注的删除

方法一：點擊批注框，單擊【審閱】-【批注】-【删除】/右鍵-【删除批注】（删除單個批注）

方法二：【審閱】-【批注】-【删除】-【删除文檔中的所有批注】（删除所有批注）

方法三：【審閱】-【修訂】-【顯示标記】，在彈出的菜單中選擇【待定人員】-【所有審閱者】，然後取消勾選要删除批注的審閱者的姓名。（删除某個人的批注）

（二）批注的顯示和隐藏

為什麼有的批注隻能看到一個樣式，看不到批注的具體内容？（如上圖）

原因：批注隐藏了。

解決辦法：批注顯示。

單擊【審閱】-【顯示批注】，即可以看到批注的具體内容，而不單單是樣式。

PS：單擊【審閱】-【顯示批注】，可以來回切換顯示和隐藏批注。

（三）批注的答複和作者的修改

（1）批注的答複：

方法一：将鼠标定位到需要進行答複的批注内，單擊【答複】，輸入批注答複内容即可。

方法二：右鍵-【答複批注】，輸入批注答複内容即可。

（2）批注作者的修改：

如果文檔需要多人傳閱批注，可以更改用戶名。修改後，多人批注會以不同顔色進行區别顯示。

單擊【文件】-【選項】-【常規】-【找到用戶名】，輸入你想要輸入的名字，點擊确定即可。切記勾選【不管是否登錄到Office都始終使用這些值】。

PS：如果不想要保留文檔的作者信息，也是可以删除的。

單擊【文件】-【信息】-【檢查文檔】，之後在文檔檢查器的界面中勾選【文檔屬性和個人信息】，然後點擊【檢查】-【全部删除】，最後關閉即可。

（四）批注顔色和批注位置的更改

（1）批注顔色的更改

單擊【修訂】-【高級選項】，在批注中更改顔色即可，點擊确定即可。

（2）批注位置的更改

如果我們想将批注放在左邊，隻要在批注邊框選擇“左”即可。

二、修訂（重中之重）

（一）修訂模式的開啟和退出

Word中的修訂功能是多人協作編輯文檔必不可少的技能。

修訂模式的開啟/退出：

單擊【審閱】-【修訂】，即可開啟文檔的修訂模式（呈現灰色選中狀态）。再次單擊【修訂】，即可退出文檔的修訂模式。

在修訂模式下，無論是增删内容還是修改格式，所有的修改都會被标記出來。

PS：每一處有修改的地方，都會在修改部分所在行的左側出現一條紅色豎線來顯示修訂。

（二）修訂标記的顯示方式、顯示标記和審閱窗格

（1）修訂标記的顯示方式

共有四種，它們分别是：簡單标記、所有标記、無标記和原始版本。

①【簡單标記】：在做出修改的文本左端顯示一高亮紅豎線。（會隐藏右側的修改内容）

簡單标記

PS：左側這條根豎線标記有什麼作用？

通過點擊左側的豎線，可以讓修訂的顯示方式在所有标記和簡單标記之間切換。

②【所有标記】：顯示具體的修訂内容，修訂部分會自動用顔色标記出來，并在左側保留豎線标記。

所有标記

③【無标記】：隻顯示文檔修改後的版本，所有修訂痕迹将會被隐藏起來。

無标記

④【原始版本】：顯示原始的，未修改的文檔。

原始版本

（2）顯示标記

①設置格式：取消勾選【設置格式】，可以忽略格式的修訂。

②批注框：可以選擇是否以批注的形式顯示修改。

默認情況下，Word 文檔中以【僅在批注框中顯示備注和格式設置】顯示批注和修訂。

三種顯示方式，分别是【在批注框中顯示修訂】、【以嵌入方式顯示所有修訂】、【僅在批注框中顯示備注和格式設置】。

【在批注框中顯示修訂】：所有批注和修訂将以批注框的形式顯示在标記區中。

【以嵌入方式顯示所有修訂】：所有批注與修訂将以嵌入的形式顯示。

【僅在批注框中顯示備注和格式設置】：标記區中将以批注框的形式顯示批注和格式更改，而其他修訂會以嵌入的形式顯示在文檔中。

僅在批注框中顯示批注和格式

PS:如何将修改的内容顯示在文字後面，且不顯示批注框内容呢？

單擊【審閱】-【修訂】-【顯示标記】-【批注框】-勾選【僅在批注框中顯示備注和格式設置】即可。

③特定人員：可以顯示特定修改者，這一點對于接受和拒絕修改十分的重要。

（3）審閱窗格

審閱窗格對我們查看修改的數量、内容和修改人等信息非常有用。

審閱窗格的開啟/退出

開啟：單擊【修訂】-【審閱窗格】，打開審閱窗格，有垂直顯示和水平顯示兩種。

退出：如果審閱窗格不再需要，可以再次單擊【審閱窗格】或者單擊【審閱窗格】右上角的X（關閉）即可。

（三）鎖定修訂和修訂選項的設置

（1）鎖定修訂

多用戶對同一文檔進行修訂時，做主文檔的人最好将修訂鎖定，以保證任何人都在修訂模式下編輯。

适用于：領導發給下屬，下屬修訂後再由領導來确認是否修訂。

第一步：單擊【審閱】-【修訂】-【鎖定修訂】後設定一個密碼，即進入強制修訂狀态。

第二步：如果要退出修訂模式，則再次點擊【鎖定修訂】，輸入密碼，後再點擊【修訂】即可。

所以發給别人修訂文檔時，強制對方在修訂模式下編輯，無法退出修訂模式。這樣收到的文檔，修訂情況就比較清晰了。

（2）修訂選項的設置

單擊修訂選項裡的小箭頭，即可調出【修訂選項】對話框。在彈出的對話框，單擊【高級選項】即可以對修訂的多個參數進行設置。比如下劃線的顔色，删除線的顔色等。

（四）修訂格式和修訂打印

（1）修訂格式：

當文檔格式發生變化時，在【所有标記】模式下，可以選中修訂處，右鍵-【接受格式更改】/【拒絕格式更改】。

（2）修訂的打印：

如果不想文檔打印出來時有修訂标記：（常用）

方法一：可以通過單擊【接受】/【拒絕】來删除修訂标記。

方法二：将修訂标記的顯示方式設置為【無标記】。

如果想文檔打印出來時有修訂标記：

方法：隻需要确保修訂标記的現實方式不是【無标記】，且在打印界面勾選【打印标記】即可。

三、更改

【更改】選項卡下，有【接受】、【拒絕】、【上一條】、【下一條】功能。

（一）【接受】/【拒絕】修訂

接受或拒絕修訂後，修訂就會删除，修訂标記将不複存在。

（1）【接受修訂】

确定修訂的内容沒有問題後，可通過單擊【更改】-【接受】來接受修訂。

①接受單個修訂

單擊【接受】 - 【接受此修訂】/ 【接受并移到下一處】。

②接受所有修訂

單擊【接受】 - 【接受所有修訂】 / 【接受所有更改并停止修訂】。

（2）【拒絕修訂】

确定修訂的内容不合适而需要恢複到修改之前的内容時，可通過單擊【更改】-【拒絕】來拒絕修訂。

①拒絕單個修訂

單擊選擇【拒絕】– 【拒絕更改】/【拒絕并移到下一處】。

②拒絕所有修訂

單擊選擇【拒絕】 – 【拒絕所有修訂】/【拒絕所有更改并停止修訂】。

PS：以上操作，也可通過單擊鼠标右鍵-【接受】/【拒絕】來處理。

（二）【上一條】/【下一條】修訂：快速定位

單擊【更改】選項卡-【上一處】/【下一處】，即可快速定位到上一處/下一處的修訂位置。

四、比較

【比較】功能，包含【比較】和【合并】兩種。

【比較】：可以精确比較修訂前後兩個文檔的差異。

【合并】：将多位作者的修訂合并到一個文檔中。

（一）快速比較文檔：

将原文文檔和修改後的文檔進行比較，可以很直觀明了地看出修改的内容。

第一步：單擊【審閱】-【比較】-【比較】，在彈出比較文檔窗口，左邊放入原文檔，右邊放入修改過的文檔，單擊【确定】。

第二步：此時Word會自動創建新的文檔顯示對比結果。點擊【審閱】-【修訂】-【所有标記】，文檔會出現四個窗口，分别是【審閱窗格】、【比較的文檔】、【原文檔】和【修訂的文檔】。

【審閱窗格】：可以看見修訂的類型、數量和具體的内容。

【對比的文檔】：綜合了原文檔和修訂的文檔的内容，并通過特殊的标記顯示出來。

PS：點擊左下角的【更多】，可以根據需求自定義設置比較的項目、範圍和修訂的顯示情況。

（二）快速合并文檔：

多人同時審閱文檔，可以快速地将多個修訂的文檔合并到一個文檔中。

第一步：單擊【審閱】-【比較】-【合并】 ，在彈出合并文檔窗口，左邊放入原文檔，右邊放入修改過的文檔，單擊【确定】。

第二步：根據需要進行相應的設置， 如在【修訂的顯示位置】 選擇【原文檔】按鈕；設置完成後單擊【确定】 。

第三步：按【Ctrl S】 組合鍵保存文檔， 重複前面的操作， 通過【合并文檔】 對話框依次将其他審閱者的修訂文檔進行合并。

五、保護

一些重要文檔為預防被其他用戶篡改，可以對其進行加密保護。

第一步：打開要加密的文檔。

第二步：單擊【審閱】-【保護】-【限制編輯】，勾選【限制編輯】，确認【是，啟動強制保護】即可。

根據提示輸入兩次密碼。點擊确定，就開始保護了。

第三步：強制保護成功後，用戶隻能查看文檔而不能進行任何修改。

PS：沒有密碼仍能重新編輯文檔方法：

新建一個空白文檔，單擊【插入】-【對象】-【文件中的文字】，找到要編輯的加密文件，單擊【插入】，該文檔就可以自由編輯了。

總結：

【批注】和【修訂】的比較：

相同：

都可以顯示在文檔的右側，作為一種修改或需要修改的提示。

不同：

批注并不在原文的基礎上進行修改，而隻會在文檔右側顯示批注的内容。而且，批注隻能被答複、解決或者删除，而不能被接受或者拒絕。

修訂則是在原文中進行修改，每一處修改（内容和格式）都會有相應的标記。

總之 個 人覺得，修訂的方便之處大于批注。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!