要制作一個實用的、 美觀的表格是需要細心地分析和設計的。相對來說， 用于表現數據的表格設計比較簡單些， 隻需要分析清楚表格中要展示哪些數據， 設計好表頭、 輸入數據，然後加上一定的修飾即可；而用于規整内容、 排版内容和數據的表格設計就比較複雜， 這類表格在設計時， 需要先厘清表格中需要展示的内容和數據， 然後按一定規則将其整齊地排列起來， 甚至可以先在紙上繪制草圖，再到 Excel 中制作表格， 最後添加各種修飾。

通常用于展示數據的表格都有整齊的行和列， 很多人認為， 這種表格太簡單， 根本不用設計， 但事實上，這種觀點在過去可能沒什麼問題， 但現在， 随着社會發展和進步， 人們對于許多事物的關注更細緻了， 因此在設計表格時也應該站在閱讀者的角度去思考， 除了如何讓表格看起來漂亮以外， 還應該更多地考慮如何讓内容展示得更清晰， 讓查閱者看起來更容易， 如一個密密麻麻都是數據的表格，很多人看到時都會覺得頭暈， 而我們在設計表格時就需要想辦法讓它看起來更清晰， 通常可以從以下幾個方面着手來設計數據表格。

（1）精簡表格字段

雖然 Excel 很适合用于展示字段很多的大型表格， 但不得不承認當字段過多時就會影響閱讀者對重要數據的把握。所以在設計表格時， 設計者需要仔細考慮， 分析出表格字段的主次， 将一些不重要的字段删除， 保留重要的字段。尤其在制作的表格需要打印輸出時， 一定要注意不能讓表格中的數據字段過多超出頁面範圍， 否則會非常不便于查看。

（2）注意字段順序

表格中字段的順序也是不容忽視的， 為什麼成績表中通常都把學号或者姓名作為第一列？為什麼語文、 數學、 英語科目的成績總排列在其他科目成績的前面？

在設計表格時， 需要分清各字段的關系、 主次等， 按字段的重要程度或某種方便閱讀的規律來排列字段， 每個字段放在什麼位置都需要仔細推敲。

（3）保持行列内容對齊

使用表格可以讓數據有規律地排列， 使數據展示更整齊統一， 而對于表格中各單元格内部的内容而言， 每一行和每一列都應該整齊排列。例如，下圖所示的表格， 行列中的數據排列不整齊， 表格就會顯得雜亂無章，查看起來非常不方便。

通常不同類型的字段， 可采用不同的對齊方式來表現， 但對于每一列中各單元格的數據應該采用相同的對齊方式， 将上圖中的内容按照這個标準進行對齊方式設置後的效果如下圖所示，各列對齊方式可以不同，但每列的單元格對齊方式是統一的。

（4）調整行高與列寬

表格中各字段的内容長度可能不相同， 所以不可能做到各列的寬度統一， 但通常可以保證各行的高度一緻。

在設計表格時， 應仔細研究表格數據内容， 是否有特别長的數據内容，盡量通過調整列寬， 使較長的内容在單元格内采用不換行方式顯示。如果單元格中的内容确實需要換行， 則統一調整各行的高度，讓每一行高度一緻。

如圖所示的表格中的部分單元格内容過長， 此時需要調整各列的寬度及各行的高度。

調整後的效果如圖所示。

（5）适當應用修飾

數據表格中以展示數據為主， 修飾的目的是更好地展示數據， 所以在表格中應用修飾時應以便于數據更清晰展現為目标， 不要一味地追求藝術。

通常表格中的數據量較大、 文字較多時， 為了更清晰地展示數據， 可使用如下方式。

• 使用常規的或簡潔的字體， 如宋體、 黑體等。
• 使用對比明顯的色彩， 如白底黑字、 黑底白字等。
• 表格主體内容區域與表頭、 表尾采用不同的修飾進行區分， 如使用不同的邊框、 底紋等。

下圖所示為修飾後的表格。

當應用表格表現一系列相互之間沒有太大關聯的數據時， 無法使用行或列來表現相同的意義， 這類表格的設計相對來說就比較麻煩。

例如， 要設計一個幹部任免審批表， 表格中需要展示審批中的各類信息， 這些信息之間幾乎沒有什麼關聯， 當然也可以不選擇用表格來展現這些内容， 但是用表格來展示這些内容的優勢就在于可以使頁面結構更美觀、 數據更清晰明了。所以在設計這類表格時， 依然需要按照更美觀、 更清晰的标準進行設計。

（1） 明确表格中需要展示的信息

在設計表格前， 首先需要明确表格中要展示哪些數據内容， 可以先将此内容列舉出來， 再考慮表格的設計。

例如，幹部任免審批表中可以包含姓名、 性别、 籍貫、 學曆、 出生日期、 參加工作時間、 工資情況等各類信息， 先将這些信息列舉出來。

（2） 根據列表的内容進行分類

分析要展示的内容之間的關系，将有關聯的、 同類的信息歸為一類，在表格中盡量整理同一類信息。例如，可将幹部任免審批表中的信息分為基本資料、 工作經曆、 職務情況、 家庭成員等幾大類别。

為了更清晰地排布表格中的内容， 也為了使表格結構更合理、 更美觀， 可以先在紙上繪制草圖， 反複推敲， 最後在 Excel 中制作表格。如圖所示即為手繪的幹部任免審批表效果。

（3） 根據類别制作表格大框架

根據表格内容中的類别， 制作出表格的大結構， 如圖所示。

（4） 合理利用空間

應用表格展示數據除了讓數據更直觀更清晰外， 還可以有效地節省空間， 用最少的位置清晰地展現更多的數據。

如圖所示， 表格後面行的内容比第一行的内容長， 如果保持整齊的行列， 留給填寫者填寫的空間就會受到影響， 因此采用合并單元格的方式擴大單元格寬度。這樣不僅保持了表格的整齊， 也合理地利用了多餘的表格空間。

總之， 這類表格之所以複雜， 原因主要在于空間的利用， 要在有限的空間展示更多的内容， 并且内容整齊、美觀， 需要有目的性地合并或拆分單元格， 不可盲目拆分合并。

在制作這類表格時， 通常在有了大緻的規劃之後進行制作， 先制作表格中大的框架，然後利用單元格的拆分或合并功能，将表格中各部分進行細分， 輸入相應的文字内容， 最後再加以修飾。

另外，此類表格需要特别注意各部分内容之間的關系及擺放位置， 以方便填寫和查閱為目的， 如簡曆表中第一欄為姓名， 因為姓名肯定是這張表中最關鍵的數據；如果需要在簡曆表中突出自己的聯系方式， 方便查看簡曆的人聯系你， 那麼可以将聯系電話作為第二欄等。

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