年度工作會議組織要素

一、基本要素敲定

1.确定時間地點人員：以領導意見為主，若公司往年有慣例則按慣例征求領導意見即可。

2.确定會議議程：一般企業年度工作會議議程為各部門彙報工作 領導講話，按公司慣例即可。

3.拟定會議通知：會議通知需包含會議時間、地點、人員、議程、注意事項等要素。

4.組建會務組（視會議大小）：包括會議總負責人、攝影人員（可兼）、主持人（若為領導主持則不需要）、電腦控制人員（可兼）、計時人員（可兼）、維持秩序人員（可兼）。以上分工若會議規模不大1-2人也可搞定。

二、會前準備

1.發出會議通知：正式通知需經領導簽字後方可發出。若有讓參會人員準備彙報材料等事項，可在會議通知裡寫明，若要求較多，也可另行拟一條詳細說明發給大家。

2.預定場地：若在公司會議室召開，按公司制度預定會議室即可。若在外面酒店召開，需提前找到合适的場地預定（一般公司都會有常用場地），注意場地座位數量、投影設備效果等。同時，要了解公司會議費用報銷制度，找租賃方開具

3.收集會議材料：注意對收集到的材料進行檢查，PPT制作是否符合規範，内容是否達到領導要求，PPT播放效果是否能達到預期等。

4.制作串場PPT：一般我都會另外再做一個貫穿全場的PPT，将所有需要發言的人的PPT都鍊接進去，自己再加上開場視頻、封面、環節名稱、封底等内容，這樣切換的時候就可以不需要切換到桌面或文件夾，速度更快，整體也更連貫。

5.确定主持人，準備主持稿：這個分情況，有的公司是由某個領導擔任主持人，這個時候看看領導是否需要你寫主持稿；有的公司是由普通員工擔任主持人，這種也需要提前寫好主持稿，最好提前排練幾遍。

6.确定攝影攝像人員：年度工作會議一般都是公司年度重大活動，是需要留存檔案，發新聞稿的，這時候攝影尤為重要（需要攝像的不多）。拍照一般要注意幾個重點對象和場景：領導班子個人在台上發言的正面特寫、領導班子坐在座位上的特寫與合影、背面全場大合影，這幾個鏡頭必不可少，其他可視情況拍攝。注意，領導的特寫一定要抓拍身姿挺拔、表情好的瞬間。

7.擺放桌簽及其他物料（會議資料、水、電腦、翻頁筆、話筒、文具、倒計時牌等）：這裡要注意的是桌簽的擺放，實際就是領導座次的安排，根據領導班子人數的不同分為奇數和偶數兩種情況，記住一句話：先确定一把手的位置，然後一把手的左邊、一把手的右邊、再左邊、再右邊依次排下去。關鍵就是一把手的位置如何确定：若是奇數很簡單，直接C位（正中間）；若有偶數，有兩種方式，一種是突出一把手，椅子往中間放，其他領導按上面說的原則依次排；另一種方式是一把手和二把手并列正中間，二把手放到一把手左邊。具體可參考圖片。實在不知道怎麼放，找到你們公司以前的活動照片，模仿。

8.調試設備：工作人員需提前到場地調試設備，并将所有PPT或者視頻全部播放一遍（不要嫌麻煩隻試播幾張！），一定要全部過一遍！以防出現超鍊接不可用或格式錯誤的情況。同時，話筒等設備也全部試一遍。

三、會中組織

1.組織簽到：一般會議正式開始前要提醒人員提前入場（根據會議人數多少确定提前多少時間入場），有人員開始進場即可提醒簽到。紙質簽到準備好簽到表和筆（多備幾支），也可使用線上工具簽到，如釘釘就有掃碼簽到功能。

2.提前做好發言提醒：在會議開展過程中，工作人員要時刻注意發言順序，在上一個人即将結束時，到下一個發言人身旁悄悄提醒一下，或者主持人直接讓後續兩位發言人做好準備。

3.控制每個人的發言時間：一般在會議通知裡就會寫明每個人的發言時間，但各部門為了表現自己往往容易超時，這時候就需要工作人員計時并在時間到的前1分鐘或30秒做好倒計時提醒（舉牌子示意）。

3.維持秩序：若是參會人數較多的大會，會場會不可避免地出現嘈雜的聲音，這就需要工作人員維持好秩序，一方面，根據場地情況可預留一個後門進出，防止打電話、上廁所等人員進出打擾到台上講話，工作人員做好引導；另一方面，若有個别人在會場打電話、議論，可直接走近進行提醒，或引導其去會場外解決。

4.領導講話錄音：在沒有攝像的情況下，建議對領導講話進行錄音，方便後續撰寫新聞稿及整理會議記錄。

5.做會議記錄：大緻記錄整個會議開展情況，參會人員發言情況，在會後再根據錄音整理完整。

四、會後收尾

1.清理場地、回收資料：會議結束後，工作人員留下清理場地，将遺留的文件回收。

2.撰寫并發布新聞稿：當天完成會議新聞稿的撰寫，并提交領導審核後發布。

3.整理會議記錄（紀要）：根據領導的時效要求完成會議記錄整理，并提交領導審核後下發全體員工學習（視公司實際情況）。

以上隻是最基本的會議組織要素，而很多公司的年度工作會議往往還與團建、聚餐、茶歇、頒獎、小遊戲等結合在一起，需要考慮和安排的東西就更多了。

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