商務往來中，一方拜訪一方接待，接待工作做得如何也勢必影響到後續的交流與溝通。要獲得對方的好感、信任甚至成功合作，必須在接待過程中流露出真情實感，展現出應有的熱情、真誠。在商務接待過程中，前期準備無疑是重要環境，提前作出謀劃、盡早制定方案使得接待工作取得事半功倍的效果。那麼該如何準備？

一、從“人”下手

1.掌握拜訪人員基本情況。作為接待方，要在接待工作開展之前盡可能詳細地了解訪客信息，可以通過與該公司的對接人聯系，或者通過其他途徑獲得到訪人員資料，如職位職級、性别、特點、公司是否有熟悉的人等等，确保接待對象明确。

2.明确接待人員的工作職責。接待工作從來不是一兩個人就可以完成的任務，一項完整的接待工作需要企業上下通力合作、協調配合，在接待前明确參與接待的工作人員，按組分工、按人分活，如：迎賓組、會務組、送别組、陪同組、攝影組等，保障接待工作全面細緻。

3.強化與第三方企業的溝通。涉及到大型接待活動的多半有專門的第三方公司提供服務，一方面可以減少本方部分工作任務，另一方面也可以提高接待質量，前提是做了充分、詳細地溝通，這就體現準備工作的重要性。

二、以“物”為先

之前對接待方、拜訪方、第三方都做了準備工作，那麼在物這一方面也不能蜻蜓點水、走馬觀花似的不管不顧，也需要盡可能地謀劃。

4.準備好用于接待的車輛。在接待過程中車輛必不可少，根據迎接人員數量确定車輛，使用前應打掃幹淨，内外清潔保持衛生，同時給車輛加油保障續航裡程。

5.準備好會議場地及設備。相關接待人員請示彙報領導，确定會議場所、根據參會人員安排會議桌次，打印桌簽、準備筆紙、添置水杯或瓶裝飲用水，此外也要開啟可能用到的設備如電腦、投影、麥克風等以備不時之需。對于茶話會等較為休閑的接待，也應準備一些水果、茶點。

6.準備好送别的紀念品。為表達對于訪客的感謝或者重視，在送别時接待方可以送上有本方特色的小禮品、小禮物，不僅能夠促進雙方溝通，同時也為今後進一步交流合作奠定良好基礎。

三、為“事”而備

7.明确接待目的。接待從來都不是沒有目的的，有的是單純的交流、有的是商務的合作會談、也有的是一種談判，所以要根據不同目的作出相應的調整，保障接待工作的完成。有明确的目的、才有确定的方向，有方向才能傾注更多人的力量。

8.掌控行程，把握時間。每一次的接待是需要提前對接，在正式接待之前雙方總是要進行相關信息的溝通，既要明确行程，方便規劃參觀、到訪路線，同時掌握到訪時間，合理安排食宿，應準備盡準備，為實現完整、完善、完美的接待工作助力。

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