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題目有點繞口,事情是這樣的。
快下班了,領導一個電話把我招到辦公室,吩咐我通知一個會。我接過領導遞過來的文件,原來是下午剛呈領導審閱的上級單位《關于做好春節期間安全生産工作》的通知。
文件之前先送單位大領導閱示,大領導批示,“請××(也就是我的領導)牽頭落實”,之後文件才由我呈送領導。
領導對我指示:明天上午9點,召集幾個部門開部署會,傳達文件精神,研究具體方案,之後現場走訪幾個安全生産關鍵部位,你先弄個方案,我看過後馬上通知。
我心裡一沉,明天不是周六嗎,說好了要出去嗨的,怎麼又要開會。于是心懷鬼胎地提示領導,領導,明天是周六,把部門召集過來是不是不太好?周一開會是不是也不晚?
領導斬釘截鐵:下周末就是春節,怎麼能再拖到周一!拖到周一就晚了!安全生産可是大事!出了問題我們誰也擔不起!
于是,安全生産部署會于周六上午9時順利召開。
會畢,走訪畢。領導吩咐我把上午會議和走訪情況拟一段話,說明主題、參會單位、議程、效果等問題,盡快發給他。
我疑惑,有宣傳部門跟蹤記錄報道啊,我寫這個是做啥用途。
領導似乎看出我的困惑,補充到,你發給我,我改一下,發個短信把情況跟大領導彙報下。
原來如此!
領導不愧是領導,不過是落實一件大領導的批示,就展現出了極高的工作素養,在我看來頗具看點。
下午收到大領導批示,第二天休息日也不管不顧,馬上落實批示精神,其中間隔連12個小時都沒有,這就叫“馬上就辦”。馬上就辦好在哪?
對個人來說,馬上就辦可以提高效率。比如說,我5分鐘之前決定,要在接下來的半個小時之内處理一個問題。那麼,做了這個決定之後,就不要再想接下來這半個小時是去刷一下朋友圈,還是去回一下微信消息,還是去刷一下微博。現在所要做的事情就是——努力在這半個小時把問題處理完畢。
對工作來說,馬上就辦可以規避風險。拿到事如果拖着不辦,風險其實是很大的,等着領導找上門來問:那件事你辦了嗎?上次說的事你弄了嗎?這時候已經晚了,你沒辦,拿什麼回複領導?尤其是重點工作、領導看重的工作,有點眉目就馬上辦。比如這次的安全生産,如果不督辦,春節期間着點火星,罪過就太大了。
批示不比當面交代,領導當面交代的事,人們往往還記得給個音訊,批示看上去沒那麼急,如果沒人盯着,落實起來經常被打折扣、拖延,有回複的更是寥寥無幾,所以各級辦公室才成立了督查部門。
領導高就高在一方面馬上就辦;另一方面之後動靜還很大。在大領導看來,前一天剛在紙上批示的東西,第二天反饋就來了,還頭頭是道,怎能不讓人安心!
領導給大領導彙報不是一句話完事。而是詳細報告了主題、參加人員、事項、結果。篇幅快趕上一篇消息稿了,事情說得清清楚楚,來龍去脈詳詳細細,信息量極大,同時還具有一定的邏輯性,分類明晰,一目了然。讓大領導一信掌全局知天下,怎能不愉快!
有時單位晚上有活動,完事後我跟車送領導回家,幾次之後,我有了新發現,領導們大多喜歡在車上幹一件事,幾乎一刻不歇。
什麼事呢?回短信、打電話。
“張局啊,白天在開會,沒顧得上回你短信,你說的那個事我覺得吧,吧啦吧啦。”
“劉總啊,剛忙完,你說的那個事我覺得吧,吧啦吧啦。”
“老王啊,下午在會場把你電話挂斷了,你說的那個事我覺得吧,吧啦吧啦。”
……
車到樓下,領導甚至不着急下車,該回的電話短信處理得差不多了,才把手機塞進公文包,信步上樓去了。
我不行,沒有這個習慣。
白天忙得一頭汗,正在會場門口簽到呢,兒時的玩伴狗蛋電話來了,毫不猶豫地挂斷,結果晚上暈暈乎乎回到家,早把狗蛋忘到九霄雲外去了,結果幾天後狗蛋怒了,發來短信斷交:你小子不理人!長本事了!我道歉不疊:哪裡長本事了,根本是忙暈乎了。
快下班了,正在領導辦公室說明天的安排呢,兄弟單位小劉的電話來了,毫不猶豫地挂斷,結果晚上迫不及待地回家,早把小劉忘到爪哇國去了,結果第二天小劉興師問罪來了:昨天電話想跟你打聽個事,你也不回我,我還以為你對我有啥意見!我檢讨不疊:哪能有啥意見。
以往我們理解日事日畢,往往局限于事務性工作,或是文件,講究的是“案無積卷、事不過夜”。
比如領導人的工作節奏,用機關話說就是“快”。最近發表在《秘書工作》中的一篇文章中提到:“領導人要求我們幹工作要‘案無積卷、事不過夜’。領導自己也是這麼做的。他的工作作風非常嚴謹,工作節奏也很快。報送給領導的請示,不管多晚,即使到了夜裡12點,第二天早上都能收到他的批示。”
又如李嘉誠,據說李嘉誠的辦公室陳設非常簡單,桌面上幹淨得一張紙都沒有,因為多年來他堅持“今日事今日畢”。
但是,我認為,其實今日事今日畢除了“事”不過夜的第一層意思,還應該有人際交往不過夜的第二層意思。
領導們不把短信電話回完堅決不下車,小部分是在處理事務,大部分是在打理關系。事務和文件自然每天應當在辦公室處理完,這是基礎,僅僅做到案無積卷并沒到位。文件處理完了,不一定代表“今日事今日畢”了,你每天還應該拿出一點點時間,檢查一下自己的人際交往,這一天來,交往上的事處理完了沒有?人際上的事理清楚沒有?
體現到細處,就是,白天沒回的電話都回了嗎?白天沒理的短信都回了嗎?
在某種程度上,人際的事比文件的事更不能拖,文件沒有情感、沒有想法、沒有怨念,它可以等。但人有澎湃的情感、想法以及怨念,人隻有更少的耐心和更多的憤怒。
一個兄弟曾向我訴說他的煩惱:他感覺自己在單位辦公室待久了,越來越有心機。過年給微信上所有的同事都挨個發了拜年紅包。按照他們回複的速度,語氣以及平時的态度把遠近親疏又重新碼了一遍……做完感覺有很深的負罪感,這和自己原想的差太多了,感覺自己是個小人。
我覺得這跟小人與否并無關系,人性本來如此,人就是喜歡親近親近的人,疏遠疏遠的人。保護好、維護好清爽的人際關系,大家可以學學領導們的做法,白天在忙顧不上手機情有可原,下班之後花點時間打理手機上等待的人際關系,堅持“無未讀短信、無未回電話”,是對人極大的尊重,這也是今日事今日畢的一個部分啊!
出差在外,心情放松,很容易讓人原形畢露。有位長期管單位人事的領導曾跟我說過,一個人能力行不行,出趟差就看出來了。相信持此類觀點的領導不少,所以,如果有機會陪領導出差,務必高度重視,把握機會。
出差時,大家一定要樹立一個根本思想,即使去三亞、麗江、乃至迪士尼、環球影城出差,你都不是去玩的,而是去工作的。所以,要把工作心态一以貫之,不停地聯系、安排、協調、服務。如何在出差中表現出卓越的能力,赢得領導的信任和肯定?我總結有以下細節需要注意。
要是不用你帶太多東西,出差時一定盡量少帶自己的行李,隻帶上必備生活、工作用品就行了。拉杆箱、手提包,都不适合出差在外的辦公室人,裝行李,背上一個雙肩包即可騰出來的雙手幹什麼?當然是用來幫領導拎包拉箱子、提東西,要不領導一看你兩手都滿滿當當,也不好意思讓你拿。我經常看有些女士跟領導出差,自己的衣服化妝品帶一大堆,裝滿兩個拉杆箱,上飛機要托運,下飛機要人幫忙拿,幫不上别人不說,全隊就等她一人,也是醉了。
在外地買東西不方便,還是盡量把小東西都準備好。比如,備份所有材料,掌握好所有行程安排,最好手機上有短信或用相機拍下來;出差要用的領導講話啥的紙質材料多帶幾份,最好帶U盤,存上電子版,防止突然修改;把單位通訊錄帶一份,有座機有手機的那種,出門在外,肯定經常要和本部溝通的,有備無患,或者把電子通訊錄存在手機裡也行;多帶些名片,領導的名片,自己的名片,都多準備一些,出去就是見生人的,名片用量很大;最好也能準備幾種常備藥,比如創可貼、瀉立停、感冒藥之類的;還要向财務借點現金,或者自己準備足夠現金,以備不時之需,隻帶一百塊錢出門,領導怕是連礦泉水也喝不上了。
隻有熟悉領導的起居飲食習慣,出差期間才能做出妥善安排。不方便問領導的事情,可以出差前問領導秘書、辦公室主任,或者有經驗的老同志,一些注意事項就了然了。比方領導愛喝什麼茶,早上是不是有晨練的習慣,晚飯後是不是要散步,等等;到了駐地,大緻了解住所地周圍的環境,必要時為領導提供參考。如果領導特别喜歡晚飯後散步,可以查查附近最近的公園、綠地在什麼位置,晚飯後帶領導去溜達溜達。
陌生環境,情況瞬息萬變,領導和團隊裡的其他人隻能依靠你這個聯絡員,所以你應該總是處在思考、聯系、跑動的過程中。要考慮行程中重要節點的各個細節,比如時間、接送、文件、住宿、飲食等,提前檢查确認,主動、積極、快速,萬事提前準備。
腿勤腳勤這方面的細節就太多。比如,入住後先稍稍檢查下領導房間電視、電話、空調、衛生間設施是否齊全完好好用;提前了解開會、洽談、就餐地點,為領導參加活動當好向導;開會及就餐前至少提前5分鐘在領導房外等候,為領導服務引導;了解當地名人名事名典故,待領導問時及時補白等等。還有,千萬别睡懶覺,定好鬧鐘,早點起床,安排好一天的行程,别領導都吃完飯準備出發了,你還賴在床上沒起。
坐飛機提前選好位置,打好登記牌,免得到機場還要排半天隊,耽誤事。你可能要問了,你說坐飛機應該提前打登機牌,那就涉及我給領導選座位的問題,我怎麼知道領導愛坐什麼位置呢?假如就我跟領導兩個人出差,都是經濟艙,該怎麼坐呢。坐一起也挺尴尬,不坐一起又怕有什麼事照應不到,撓頭。
這個問題問的太好太“接地氣”,也曾長期困擾過我。要搞清楚陪領導出差怎麼安排飛機上的座位,就首先要搞清楚什麼位置是好位置。
頭等商務艙舒适度肯定是完爆經濟艙,但是也很貴啊,一般單位舍不得坐,所以我們隻讨論經濟艙。
首先,應急出口所在的一排是最寬敞的,可以換着花樣地跷二郎腿。然後第一排也不錯,相對寬敞,而且不會由于有前排而造成任何困擾。比如你正跷着二郎腿,結果前排忽然往後放靠背導緻你的腿拔不出來啦;比如你在後排恣意地換着姿勢跷二郎腿,頂着前排的靠背,結果被前排轉過來呵斥一番。
現在航空公司非常精明,第一排這樣的好位置壓根不放出來讓你選,而是當成所謂的“豪華經濟艙”賣高價。假如選不到第一排或者應急出口那排,怎麼辦?我覺得那就盡量選前排,越靠前越好,上飛機不用走很遠,很快能安定下來,下飛機拔腿就能走,不用排大隊等。
至于同一排的位置怎麼選,靠窗戶好睡覺、可以看風景,靠過道最方便、可以起來活動上洗手間。具體怎麼選還得看看領導喜好,我個人認為如果沒有明确偏好,還是靠走道好,畢竟坐飛機也不新鮮了,一般人沒那麼大興趣非要看萬裡之上的藍天白雲,如果靠窗,想上廁所的時候發現另兩個乘客有一個在睡覺,臉皮薄的人可能會一直憋到他醒來。
靠走道就完全沒有此類問題,活動方便,來去自由。長途旅行,還能起來活動活動腿腳。
好了,現在,給領導選了前排靠走道的座位,你自己怎麼選?是和領導選在同一排,卡在中間挨着領導坐?明顯不太好,你憋不住尿了不還得讓領導起來給你讓道,不太好意思啊。再有,坐一起也難免尴尬。鼓起勇氣跟他聊天吧,飛機上安靜得很,萬一領導正好想借機休息呢,況且也沒那麼多話說;不聊天吧,也為難,明明是熟人,總得寒暄兩句,一句話不說搞得好像很難接近似的。
所以啊,我還是建議,你就選和領導隔一個過道,或者在領導前後的位置好了,既不相互幹擾,又離得很近,領導有什麼要求需求,一回頭就能找着你,看得到、夠得着,能相互照應,這樣最舒服。
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