(本文首發于“劉潤”公号,訂閱“劉潤”公号,和我一起洞察商業本質)
前段時間,有很多同學向我抱怨。
每當老闆把項目交到自己手裡,就感覺,推進起來特别困難。每天看着海量的信息在各個群聊裡漫天飛舞,參與項目的同事們雖然幹勁滿滿,卻不免手忙腳亂。時間一長,就覺得控制感越來越弱,推進效率越來越低。
太鬧心了。潤總,我該如何是好?
如何與同事,尤其是跨部門的同事,高效地協作,快速地推進項目進程?
這一直是一個困擾公司和負責人的問題。
2002年,我26歲,沒日沒夜地學習管理,做項目,然後去參加了一門考試。
這門考試叫做,項目管理專業人士資格認證(PMP)。
從當時的時間看,我也許不是中國前100名獲得PMP認證的人,但至少也是前1000名吧。如今擁有認證的,可能有幾十萬人。
這麼多年過去,我做了很多新的事情,也有了很多新的理解。
加上最近,我也和企業微信的同學聊到了關于項目管理的話題。
企業微信的同學,給我講了一個關于知識星球的故事。
聊完之後,就一個感受:新奇。
今天,我試着講給你聽。
信息,一場沙塵暴
知識星球是一款做社群知識分享的App,用戶隻需要付費加入感興趣的社群,就能看到大咖“星主”分享的知識幹貨。到今天,知識星球已經赢得了3700多萬的忠實用戶。
可你知道,知識星球的團隊有多少人嗎?
剛過50人。
太牛了。
但這也意味着,這50多個人,幾乎每天都要推進着各種各樣的,被3700多萬用戶倒逼出來的項目。
知識星球經常會收到用戶在使用App時遇到的問題。比如前段時間,就有一部分用戶反映,希望知識星球的視頻能夠實現倍速播放。
這是一個好建議呀。
知識星球的大客戶負責人,趕緊把這條建議轉發到各個部門的讨論群裡。
結果,也遇上了“項目推進緩慢”的問題。
聽到這裡,你可能會有一點疑惑。50多人的小團隊,應該非常高效才對,怎麼會推不動項目呢?
50多人的團隊,确實不大。但需要同步的信息,已經足夠多了。
誰來牽頭,誰來決策?先做哪步,項目進行到哪了?有哪些風險隐患?這些信息分散在各個不同的讨論群裡,很難同步起來。
那怎麼辦?
很多人的第一反應就是,那就拉一個大群呗。有什麼事,都在這個大群裡說,行不行?
不行。每位同事,都有自己每日常規的工作,有既定的工作計劃,有習慣的工作節奏。
這麼多人,在同一個大群裡讨論。上一句話還在協調哪些同事參與配合,下一句話又開始聊産品需求排期的問題。需要關注的信息很快就被蓋過去了。
一旦不小心錯過了信息,就隻好回到群聊裡找。怎麼找?頂着“99 ”的消息提示,向上找到猴年馬月。信息效率,一下子就掉下來了。
信息效率一下降,辦公效率就跟着下降。項目自然就推不動了。
最後,外部的用戶滿懷期待,内部的效率卻越來越低。
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那怎麼辦?
難道就這麼眼睜睜地看着時間流逝,效率下降嗎?
文檔,風暴的中心
怎麼辦?那要怎麼溝通?難道還有什麼更厲害的溝通方式嗎?
其實,我們今天所擁有的協同工具的溝通功能,已經足夠好了。
比如說,企業微信的在線文檔。
聽到這裡,你可能又會有一點疑惑。在線文檔,不是一個用來碼字的工具嗎?和溝通有什麼關系?
是的。在線文檔,一直以來都被當成是一種碼字工具。所以,我們總是習慣性地把信息碼在文檔裡,再把群聊、私聊當成溝通工具,最終讓信息彙總在群聊裡。
但其實,我們可以直接把信息彙總在同一個在線文檔裡。
為什麼要彙總在同一個在線文檔裡?
前面我們說,群聊,很容易帶來信息的混亂。而同事們每天都有既定的工作。
東一言西一語,同事們的注意力就會被分散。一旦因為注意力的分散而喪失了緊迫感,同事們就很難集中到項目上來。怎麼辦?
有一個最簡單的方法,就是在同一個地方,向所有人交代清楚項目的“背景”——為什麼急着要做這件事?
為什麼?
用戶的需求,就是最好的“為什麼”。用戶的難題、用戶的反饋、用戶的信息,就是最好的“背景”。用戶的聊天記錄截圖,就是最強烈的“緊迫感”。
圖文并茂,一次性拉齊注意力。
在這個“用文檔來溝通”的機制中,每個部門的同事都能在第一時間達成共識:為什麼要做這件事,要做一件什麼樣的産品,用戶是不是真的很關注。
這樣一來,同事們就能立刻知道,哪些信息和我有關,我應該領走哪些任務。
這就是把在線文檔當作溝通工具來用的好處。
低效的溝通,是群聊不動,文檔往群聊裡跑。
高效的溝通,是文檔不動,信息往文檔裡跑。
還能這麼玩兒?
然後呢?溝通的問題解決了,下一步呢?
時間,進度的脈絡
各部門領走了各自的任務,分頭工作。
分頭工作,要不要協同呢?要不要敦促執行呢?當然要。如果你問我,項目推進的過程中,哪種資源是最寶貴的?我會說,
時間,時間,還是時間。
這個問題的反饋,今天就要有。那條信息的審批,明天就要交。
可是,我明明在讨論群裡說過,在私聊裡說過,甚至當面點對點搖着他的肩膀說過。為什麼一扭頭,他又忘記了?
其實,不一定是他忘記了,而是“時間感知”出現了偏差。
什麼是時間感知的偏差?
你記得,這件事,我上個月就說過了。他認為,這件事,你不是前天才說嗎?我覺得,啊?這件事,我才剛知道呢!
你一看日曆,距離原定的完成時間還剩下3天。
更麻煩的是,總會有一些同事,是在項目中途加入的。
大家腦海裡的那一塊手表,就被混在了一起,熬成了一鍋粥。
那怎麼辦?
用在線文檔,拉齊時間,校準手表。
有點抽象,我也舉個例子。
前段時間,還有一部分用戶反映,希望知識星球能夠通過直播的方式,幫助用戶賣知識幹貨。
把在線文檔,變成一張日程表。
先整理出一條,清晰的時間脈絡。
哪一年,哪個月,哪一天,甚至精确到幾點鐘。
再把每一次溝通的要點,按照時間,輸入到相應的日期裡。
什麼是要點?
比如說,參與的同事,讨論的話題,達成的共識,得出的結論,敲定的方案。
最後,記得突出重點。
有時間,有脈絡,有要點。
用時間線來check項目進度,就知道為什麼這件事情拖了這麼久,那件事情到底卡在了哪個環節上。
這份在線文檔,就會像一個作戰指揮室一樣,指揮着第一線的槍炮聲。
怎麼指揮?
優雅地在文檔的對應位置把需要推動的人@出來。
是的,又是神奇的@。
被@到的人,就要負責和其他所有人“對表”。
什麼叫“對表”?
就是行動之前,看看你的表幾點,我的表幾點。不能我是十點,你是十點一刻。沖鋒号一吹,我沖上去,你掩護我。我上去厮殺,你的炮火也得跟上。
參與到項目中的每一位同事,都要在第一時間,把手表調到統一的時間。
這就是對表。
就這樣,這塊表越調越準,項目越推越快。
直到用戶需求被滿足的那一天。
一番周折之下,一個幫助“星主”在視頻号賣星球的功能,終于順利上線了。
激動,太激動了。
我特别能體會這種激動,這種一群人,打了一場大勝仗的激動。
共創,統一的畫布
推出一個功能,也許不難。
難的是,一個50多人的小團隊,在時刻關注3700多萬用戶的需求。
50,對37000000。
我想,這麼懸殊的比例,總歸是做對了某些事的。
比如說,堅持用戶共創。
什麼是用戶共創?
就是讓用戶,也直接參與到項目中來。
知識星球上有很多高手和大咖,他們也很願意把自己的經驗寫下來,分享給其他的用戶。
但這就意味着,知識星球的同學,需要為用戶提供一個便利的共創環境。
可是,大家慣用的寫作工具都不一樣。面對高手大咖分享的内容,要怎麼收集、怎麼分享、怎麼共創?
統一用word文檔收集、用微信分享嗎?
可這就意味着,知識星球的同學需要手動把内容彙總到同一個word裡。一旦内容出現更新、補充,文檔也要跟着重改、重發。
這還沒完。很多用戶,并不一定能在第一時間看到分享。等到再想起這檔子事的時候,word早就因為過期,無法下載了。
我們說,真正的需求,就壓在這塊叫做“麻煩”的石闆下面。它就靜靜地躺在那裡,等待着有心人掀開它,解決它。
怎麼解決?
用企業微信的在線文檔,撬開石闆。可是,屬于内部的在線文檔,“外人”要怎麼進來呢?
給權限。需要共創的文檔,都可以設置好權限,誰能浏覽、誰能編輯、誰能下載。就像發放一張vip貴賓卡一樣,外部的大咖、用戶隻需要刷一下卡,就可以參與到這場共創之中。
一個完整易用的共創空間,就這樣自然而然地建成了。
可這麼多人,趴在同一個文檔裡塗塗改改,在線文檔不會錯亂嗎?
不會。每個人的下筆,都是即時的。每一次的編輯,都會瞬間體現在所有其他人的屏幕上。你的直觀感受就是,幾十号人在文檔裡來來回回地共創。
收集和共創的麻煩解決了,分享的麻煩怎麼辦?
企業微信在線文檔最方便的地方,就在于和微信的聯動。
不僅可以在企業微信實現同平台轉發,更能和微信實現跨平台轉發。用戶隻需要向文檔的創作者申請權限,就可以在微信端實現同步的共創。
這些,都是在線文檔的妙用。
這些,都是跨組織協作的魅力。
細節,持續的更新
我們說,永遠沒有什麼叫做“能做的我都做了”。永遠沒有。
細節裡除了魔鬼,還有一大堆值得疊代的東西。
舉個例子。
我出差很多,經常要住酒店。我總以為,在酒店這個行業裡,能做的都已經被做到了。
可你會發現,酒店的插座在疊代,音響在疊代,甚至連房門都在疊代。甚至,我還在酒店的房門上,看見過指着電梯方向的銘牌。
那協同工具的細節呢?當然也要疊代。
我舉個最簡單的例子,開會。
疫情反複之下,很多企業時不時面臨居家辦公的情況。一旦居家,如何安排一場會議就成了一件極其麻煩的事。
你可能會說,用“遠程會議”功能,不就搞定了嗎?
是的。但我猜,你大概率遇到過這樣的情況:
一離開辦公室,同事們各自為營,埋頭辦公。拉起一場會議,還要協調每一位參會者的時間。
老王,下午三點有空嗎?好,咱們開個會。
老張,下午三點有空嗎?沒時間嗎?那,你看四點行嗎?
這意味着什麼?
意味着損耗的時間,意味着堆積的工作,意味着需要疊代的遠程會議功能。
怎麼疊代?
剛才不是說“把時間當成脈絡”嗎?遠程會議,也可以基于時間脈絡,查看開會人的忙閑時間段,提前預約。
開一場遠程會議,可能隻需要那麼一刻鐘。但在過去,安排一場會議也許就要花掉一個小時。
這一個小時,就是白白浪費的時間成本。
提前預約,用時間表來check,會議時間、地點、主題、人員,一次性搞定。
如此細節的翻新,夠了嗎?
還不夠。
因為總會有一些要緊事,一刻都等不了。
因為總會有一些同事,一塊完整的時間都沒有。
怎麼辦?
用打字描述嗎?
我想,這一定是最讓我抓狂的提示。
用語音消息嗎?
好吧,我反悔了,這才是最讓我抓狂的。
太煎熬了!我巴不得立馬就沖到他面前。
十萬火急,卻隻有極其零碎的時間,怎麼辦?
快速會議,速戰速決!
三兩句話,盡快說清楚,然後各自回去幹活兒。
看到這裡,你可能會有一個疑惑。既然嫌打字太慢、語音消息太長,那為什麼不直接用語音通話?
因為,總有難以用語言轉述的東西。比如說,資料文件。
怎麼辦?一邊通話,一邊傳輸嗎?
不需要。直接共享屏幕。
迅速地拉起一場會議,不僅是為了盡快地說上話,更是為了通過共享圖片、視頻地方式,讓參會人快速地聚焦到議題上來。
在嘗試了“快速會議”的功能之後,我張大了嘴巴。
為了能服務好消費者,服務好用戶,給到最好的産品體驗,企業微信真的能做到這種程度。
我曾聽王立銘老師說,進化論,是地球上唯一可靠的成功學。
你仔細想,再仔細些想,一定還有很多很多藏在細節裡的魔鬼,值得一遍又一遍的進化。
機會,就藏在這些值得進化的細節裡。
最後的話
聽完企業微信和知識星球的故事,你有什麼感受?
我的感受是,新奇,震撼。
新奇的是,很多我自以為已經足夠了解的工具,還可以這樣運用。
震撼的是,很多我自以為已經足夠完善的功能,還可以這樣翻新。
從2020年,到2022年。
三年來,疫情反反複複。疫情倒逼之下,工具,成了這幾年常被提起的一個詞。
這些我們每天聊,每天聽,每天看,每天用的工具,到底給我們帶來了什麼?
效率。
溝通的效率,推進的效率,發展的效率,進化的效率。
一旦感受過這種效率,你就再也不回去了。
企業微信和知識星球的故事,也許就是這個效率的時代,關于工具思維,關于持續進化的典型案例吧。
這場效率之戰,每天都要翻出新花樣。
祝福企業微信。祝福知識星球。
也祝福加入這場效率之戰的你。
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