知識管理是運用信息技術，通過對知識的取得、整合、轉換、分享、應用與創新等一系列活動，使知識不斷産生、累積與升華，以便更有系統、更有效地運用知識去創新的管理。民營企業在生産、經營、管理過程中形成和積累了大量有查考利用價值的檔案，這些知識資源在企業的發展過程中起到了不可替代的促進作用。因此，在知識管理視角下如何進一步管好、用好這些檔案，使民營企業檔案工作逐步走向規範化、标準化和制度化，是民企檔案工作面臨的一項全新課題。

民營企業檔案工作中存在的問題分析

新時期民營企業在興起與發展的過程中形成了大量檔案，但由于民企重生産，疏于檔案管理工作，在檔案工作出現管理信息化水平低、信息資源管理體制尚未形成、知識服務意識不強等諸多問題。知識經濟時代，信息化建設使得企業在各項生産、經營、管理活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統的檔案實體管理模式無法有效地收集管理易逝的、流動的、脆弱的電子文件。許多民知識管理視角下民營企業檔案工作研究企檔案機構和人員面對電子文件的湧現，采取“鴕鳥政策”，固守傳統的檔案實體管理模式。面對信息技術發怵，無法應對電子文件的沖擊，任由電子文件自生自滅，結果造成大量的檔案資源流失，甚至有的檔案人員隻保管有領導簽字蓋章的重要紙質文件，對電子文件一概不管，緻使部分員工離職時随意拷貝甚至删除公司電腦中的電子文件。

民企檔案管理面臨上述困境的根本原因在于傳統檔案管理無法适應外部環境的急劇變化，從知識管理角度審視企業檔案工作，可以為民企檔案管理變革提供新的思路，即通過挖掘企業檔案的知識價值，為民企創造經濟效益和社會效益，以适應現代企業制度建立和市場競争日益激烈的要求。

知識管理視角下民營企業檔案工作的對策

在知識經濟時代，能夠指導民營企業檔案工作創新管理理念與管理模式的就是知識管理理論。因為知識管理理論是知識經濟時代的管理範式，它能從各個層面為企業檔案工作創新提供新的思維。民營企業應從實際需求出發，打破傳統的企業檔案歸檔範圍和分類方法，把企業真正需要的檔案管起來，使檔案工作真正成為企業核心能力建設的重要組成部分。為較好地發揮民企檔案信息決策之源、發展之基的作用。

1.民營企業應做好檔案收集工作，使檔案知識資源體系化

民營企業檔案的集中收集，是避免檔案散失、損壞、維護其安全、完整的必要手段。在通常情況下，民營企業檔案的收集有三種方式：

（1）職能部門收集。指由文件的形成或經辦部門實行的收集工作，并由專人負責保管。

（2）檔案部門收集。指由檔案部門（或辦公室）對民企檔案實行統一收集和保管。

（3）個人收集。指在科技、生産、管理活動中形成的文件材料由責任人自行收集。

由于民營企業檔案的收集是伴随各項民營企業活動的結束而自然開展的一項工作，通常由各職能部門完成。要做好檔案材料的收集工作，應實行 “三納入”、“四同步” ，即把檔案工作納入民企整體規劃，列入領導議事日程；納入企業工作計劃和規章制度；把文件材料的形成積累、 整理歸檔納入各項工作程序，列入有關部門和人員的職責範圍；要求布置（如工作任務）、檢查、總結、驗收（如科研工作）各項工作與布置、檢查、總結、驗收檔案工作同步。

2 .民營企業應建立知識産權檔案，為維護企業權益提供保障

我國加入世界貿易組織後，越來越多的民企處于應對反傾銷、反補貼等貿易争端的第一線，維護企業的合法權益，提高企業自身素質，必須有完整、準确、系統的檔案為依據。檔案的憑證和法律作用是其它材料不可取代的。因此，民企檔案部門應該認真做好知識産權檔案的收集、管理和服務工作，緊緊圍繞自主創新的需要，主動服務、跟蹤服務、超前服務，進一步增強檔案利用效果，讓衆多的檔案信息成為具有知識産權的企業核心競争知識。從檔案管理角度來看，這是新的課題，需要很好的研究和規範。各級檔案部門加強對民營企業專利、品牌等涉及知識産權檔案的建檔指導，使檔案工作在保護企業産品産權中發揮重要作用，成為企業競争“基石”。在民企檔案工作的實踐中，有很多範例值得我們借鑒。如：2003年8月，日本豐田起訴吉利汽車公司侵犯其知識産權，當時被業界稱為“我國汽車知識産權第一案”。最終吉利集團依靠完整的專利檔案，維護了自己的合法權益。

3.推進民營企業檔案實行知識管理，是将檔案服務工作提升為知識服務活動的重要途徑

知識經濟是直接依賴知識和信息的生産、分配和使用的經濟，其本質特征是：在整個社會生産系統中，知識産品的生産支配了物質産品的生産而居于主導地位，腦力勞動上升為人類勞動的主要形式。在知識經濟時代，知識成為了關鍵的經濟資源和比較優勢的主導的、甚至可能是唯一的源泉。知識經濟作為一種完全不同于農業經濟、工業經濟的全新的經濟形态，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對應。知識管理強調通過知識應用、知識創新，最大限度地實現知識的價值，充分發揮知識在經濟活動中的作用，以順應知識經濟這種 “空前關注知識的價值”的要求。

知識管理的出發點是促使人們重新認識企業檔案的價值：企業檔案作為一種重要的知識載體，已不僅僅是簡單的“曆史記錄”，而是企業重要的戰略資源，是企業展望未來的窗口。為此，檔案管理應該從關注對檔案實體的管理轉移到關注對檔案所存儲的信息、所蘊含的知識的管理。在檔案收集過程中，應該不僅确保正式文件的歸檔，而且加強隐性知識的記錄與收集，加強非正式文件、外部信息的收集，從而将檔案收集工作拓展為知識積累活動。在檔案整理過程中，應該在檔案實體分類的基礎上，按照用戶的檢索偏好與利用習慣，進行多維度、深層次的檔案内容的知識分類，從而使檔案整理活動演變為知識組織活動。

在檔案鑒定過程中，不僅重視檔案的憑證價值、 長遠價值和保存價值，更要關注檔案的情報價值、 現實價值和利用價值，從而使檔案鑒定工作創新為知識評價活動。在檔案利用服務過程中，應該貫徹以用戶為中心的理念，通過信息化、網絡化、智能化手段，開展主動服務、個性化服務、 全過程服務與超前服務，努力為用戶提供具體的知識與問題解決方案，而不僅僅是檔案實體本身，從而将檔案服務工作提升為知識服務活動。

4.将民營企業家人事檔案納入人事部門的管理和服務範圍

民營企業家在創業的過程中，積累了大量的有保存價值的檔案材料，這是一筆可貴的知識财富。對于他們來說，能有一份像機關事業單位的職工記載人生軌迹的人事檔案，不僅能對他們進行全面公道的評價，這也是維護企業及其個人合法權益的重要憑證和依據，同時能夠充分體現黨和政府對民營企業家在政治上的關心，有利于在全社會創造支持民營企業的輿論環境，激勵各類人才支持民營企業的發展，參與民營企業的建設，努力營造人才興企的良好氛圍，促進民營經濟快速健康發展。在建立民營企業家人事檔案的過程中，應本着免費和自願的原則，加強管理、優化服務，按照國家人事檔案管理規範，将記錄企業家個人的學曆、政治經曆、科研成果、受表彰獎勵情況等有保存價值的材料以及企業家個人的創業史和企業的發展史收集歸檔，并竭誠為民營企業家服務。

5.建立企業電子質量檔案，使民企檔案技術管理水平不斷提高

在民企建立 “企業電子質量檔案” 的目的，就是要以誠信的姿态、過硬的産品質量，為全面展示企業誠信的形象提供平台。電子質量檔案包括企業的基本狀況、質量認證、計量标準、設備檢測、質量監督與違法行為以及企業的誠信信息的征集、信用等級的評定、誠信數據庫的開發等内容。這些由企業和質監部門共同建立的電子質量檔案将使政府進一步加大對産品質量的監控力度，使政府宏觀調控與決策更富實效。電子質量檔案的推廣應用，為企業建立健全标準化、計量、質量檢測、質量管理和質量信用體系，提高科學決策水平，實現質量工作電子化、效能化監管，以及在行政管理部門與企業之間構築網上互聯快捷服務方面，都有着重要意義。

民營企業檔案是記錄和反映企業各項活動和曆史面貌的第一手材料，是生産、 經營、管理和科研等各項工作的依據和參考，也是企業的寶貴财富。從知識管理的角度審視民企檔案工作，檔案實行知識管理，将有助于民營企業增加技術和知識儲備，促進企業保護好知識産權和商業秘密，為企業的可持續發展提供強有力的保障；有助于民營企業在國際國内市場競争中增強抵禦風險的能力，并在關鍵時刻發揮檔案的依據和憑證作用，維護企業的經濟利益和合法權益；有助于民營企業構築企業信用體系，展示企業創業發展的曆程，培養員工的創新企業經營理念，提升企業的文化品位；有助于促使民企檔案工作很好地适應外部環境變化的要求，通過挖掘企業檔案的知識價值，為企業創造經濟效益和社會效益，以适應現代企業制度建立和市場競争日益激烈的要求。

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