編輯導語：一份優秀的PPT背後蘊藏的技巧肯定有許多，做好一份合格優秀的PPT可以說是産品經理必備的工作要求了，本篇文章作者分享了如何用結構化思維來打造優秀的PPT，一起來學習一下。

PPT在最初誕生階段的名字是“Presenter”，之後更名為“Power Point”，其含義為——“讓觀點更有力量”。而作為一名産品經理，抑或是其他運營、技術等角色，産出優秀的PPT絕對是必備技能之一。本文将介紹如何運用結構化思維來打造一份優秀的PPT，并且教授你一些常用的PPT小技巧，讓你的觀點更具說服人心的力量。

一、第一步：運用情境分析法（SCQA）來講述你的故事

近年來，“Storytelling（講故事）”在學術、市場、商業等衆多領域被頻繁提及。

究其根本，即是将作家撰寫小說時的叙事技巧，運用于商業實踐之中，讓我們的聽衆、客戶、合作夥伴及利益相關者能夠更快地理解我們的觀點、接納我們的方案，與我們達到真正的共情。

作家在撰寫小說時，常常會遵循“起承轉合”的寫作方法，而在商業實踐中，為了講好一個“商業故事”，産出一份具備結構化思維的優秀PPT，我們也可以充分運用情境分析法（SCQA）。

SCQA出自于麥肯錫咨詢顧問芭芭拉·明托所寫的《金字塔原理》一書，其中S、C、Q、A分别代表：

• Situation（情景）：我們當下處于一個怎樣的情境？上下文及背景是什麼樣的？我們所面對的是怎樣的事實？
• Complication（沖突）：目前發生了怎樣的問題？我們遇到了什麼樣的挑戰或是危機？
• Question（疑問）：為什麼會發生這樣的問題？其深層原因到底為何？當下應該怎麼辦？
• Answer（回答）：針對上述疑問，我們的答案是什麼？我們能夠采取什麼樣的解決方案？

SCQA的順序并非固定不變，就好像作家們經常會使用“倒叙”、“插叙”等寫作手法一樣。

當我們運用PPT來講述一個商業故事時，我們也可以調整SCQA四元素的順序：比如首先提及A，就可以營造開門見山的效果，讓聽衆直接先了解方案，再慢慢了解方案的産出過程。

又或者首先提及C，率先描述用戶的痛點、棘手的挑戰，往聽衆的心中注入“憂慮”的情緒，然後再提出解決方案、幫助聽衆一掃憂慮困擾。

而如果想要産出一份優秀的、結構清晰的PPT，首要的第一步即是明确整個PPT的架構與故事線，确定整個PPT大概會分為幾個部分、每個部分之間的順序，以及每個部分的開場白、主要内容以及結語。

在這一步驟中，不妨試着運用情境分析法（SCQA）的原理，來呈現一個更為引人入勝、更具說服力的商業故事。

二、第二步：運用MECE原則，結構化你的每一頁PPT

《金字塔原理》一書中還首次提及了MECE原則（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive），多年來在咨詢、商業等領域被奉為圭臬。

MECE的本意是指“相互獨立，各自窮盡”，是一種幫助人們進行思考與分析的結構化工具。

在繪制PPT時，人們經常犯的一個錯誤即是：在PPT上堆砌大段文字，乍一看過去，像是在Word裡寫作，違悖了PPT“讓觀點更有力量”的初衷。

當你的PPT看起來全是文字、或是缺乏明顯結構時，你應當保持警惕，并且嘗試着運用以下MECE的技巧，讓你的PPT變得更具吸引力及說服力：

• 二分法：将你PPT上的内容按照不同的維度進行拆分與對比，比如當我們想要說服聽衆，采取我們的方案可以幫助産品體驗大幅優化時，我們就可以拆分出“AS-IS（當下現狀）”及“TO-BE（未來進展）”兩個維度，描述當下的及改造後的用戶體驗旅程，讓聽衆更加清晰地感受到方案的優勢。
• 過程法：當我們繪制PPT時，可以跳出來思考一下，是否可以采取某種線性時間順序、或是空間順序來串連我們PPT上的每一種元素？比如，當我們想要描述用戶的切實體驗時，與其以文字的形式來一一描述，不如設定出具體的場景，而後繪制一條清晰的時間軸，描繪用戶在該場景中的操作步驟，以及他在每一步驟中的心情與體驗。
• 要素法：要素法的根本即是歸納與提煉；當我們的PPT上充斥着大量文字時，不妨靜下來思考一下，在這些密密麻麻的文字之間，是否存在着可供提煉的要點/特征/要素/性質？如果有，我們應當将其抽象出來，提煉而後升華。
• 公式法：每個人都在追逐成功，那麼成功到底應該如何達成？愛因斯坦說：成功=X Y Z，也就是艱苦勞動 正确方法 少說廢話；愛迪生說：成功=99%的汗水 1%靈感；谷愛淩說：成功=99%的努力 1%的幸運。無論成功到底等于什麼，他們表達觀點時的描述方式，均是“公式法”的一種呈現。
• 矩陣法：在咨詢顧問的工作中，矩陣法可能非常之常見，且常常與二分法、要素法等結合運用；比如，當我們想要分析某家公司的數字化現狀時，我們可以首先采取二分法及要素法，劃分出戰略、執行、市場、組織等多個維度，之後将這些維度繪制成矩陣式的象限圖，在視覺呈現上更具力量。

三、第三步：運用PPT技巧，提升可視化效果

通過情境分析法（SCQA），我們擁有了清晰的、引人入勝的故事線，建立了PPT的整體框架與結構。

通過MECE原則，我們對每一頁PPT進行了結構化調整。

那麼，最後一步，即是從視覺表達的角度着手，運用PPT的常見技巧，對我們的PPT進行可視化效果的優化提升。

1. STEP 1：根據你的受衆，決定你的PPT風格

PPT從頭到尾的風格應當保持一緻，如果風格參差不齊、或是有明顯差異，會削弱你的觀點與方案，讓我們的聽衆産生“淩亂”、“跳躍”等不佳印象。

PPT是一種表達觀點的工具與載體，因此在決定PPT的風格時，我們應當首先考慮我們的受衆是誰，而不是思考我們自己喜歡怎樣的風格、我們現在有哪些可以直接可以拿來套用的模闆。

如果是面向上級、客戶，那麼風格應當較為嚴肅、商務大方。

如果是較為輕松的分享、演講，那麼風格可以相對較為活潑、明快。

在确定風格時，應當從多個維度進行綜合考慮，包括受衆的地點（國外/國内）、性别（男/女）、年齡層（青年/中年/老年）、所處行業及公司等。

如果在我們的受衆之中，存在具有決策權、或較大影響力的關鍵利益相關方，那麼最好還是優先考慮他的審美偏好。

2. STEP 2：根據你的風格，決定你的PPT配色

決定了PPT的風格之後，我們就可以進一步确定PPT的配色。

如果是商業性質的PPT，在考慮配色時，應當首先考慮我們所在的企業、或是客戶所在的企業平時常用的配色，盡量向其靠攏。

如果并無特殊限制，那麼就可以結合風格來确定配色，例如藍色、黑色、灰色、白色多用于嚴肅商務的PPT，而綠色、粉色、黃色等多用于輕松明快的PPT。

在選取PPT的配色時，有以下幾個可以運用的小技巧：

1. 取色器：PPT中自帶取色器（Eyedropper），可以用它來取到你理想的色彩；
2. HSL模式：在調整顔色時，可以将模式切換至“HSL模式”，對其進行細粒度的調整；比如調低顔色的Sat值，可以降低色彩的飽和度，讓其看起來更為柔和；
3. 調整透明度：在繪制PPT時，我們經常需要運用同一種顔色的不同深淺程度，那麼此時就可以通過調整同一種顔色的透明度（Transparency）來實現，省去了尋找和挑選多種顔色的時間；
4. 線上配色工具：如果缺乏配色靈感，可以借用一些配色工具來尋找靈感的火花，比如Color Uisdc、Color Hunter、Adobe Color、Color Drop等平台都提供了許多可以借鑒的配色範例。

3. STEP 3：靈活運用多種渠道，尋找可用的PPT資源

所謂PPT資源，一般包括模闆資源、字體資源、圖标/圖片/圖表資源、插件資源等。

此處提醒一下，如果是商用性質的PPT，請務必确保PPT内所使用的一切資源都是可商用的、有版權許可的，及時規避法律風險。

在尋找PPT資源時，有以下推薦的工具及平台：

• 模闆資源：PPT Store、稿定設計、Canva可畫等；
• 圖标資源：Icon Font、Flat Icon、或是PPT内自帶的圖标（Icons）等；
• 圖片資源：各大圖片搜索引擎、花瓣網、Unsplash等；
• 字體資源：字魂、字由、iFonts等；
• 插件資源：iSlide、OneKey Tools等；

4. STEP 4：運用PPT技巧，讓你的圖文煥發光彩

在處理圖片方面，如果你想讓你的配圖更為美觀或更具力量，可以嘗試着使用以下PPT小技巧：

• 裁剪為形狀（Crop To Shape）：将圖片裁剪為指定形狀，可以讓它看起來沒有那麼的樸實無華；
• 删除背景（Remove Background）：很多人不知道的是，PPT本身具有摳圖這一強大功能，無需借用PhotoShop或是美圖秀秀等工具平台；
• 圖片修正/調色/藝術效果（Corrections/Colors/Artistic Effect）：在PPT内，用戶可以調整圖片的色調、明亮度、銳化度等參數，或者附加藝術效果，讓它更為清晰、不再暗沉；
• 圖片效果（Picture Effects）：較為常用的效果包括為圖片增加陰影、反射的倒影等，如果使用恰當，可以增加圖片的質感；
• 蒙版：有時我們所用到的背景圖或是配圖的顔色較為跳躍、複雜，可能不适合作為背景，或是會破壞整個PPT的色調，那麼我們就可以在圖片上疊加一層蒙版，也就是一個帶有透明度的形狀，幫助整個圖片的色調更為統一。蒙版的形狀往往是長方形或圓形，顔色往往選擇黑、灰、白等顔色。

此外，除了圖片之外，我們也常常需要在PPT内繪制形狀。在處理形狀方面，可以運用的技巧包括：

• 填充（Shape Fill）：用圖片或者漸變色來填充形狀，在恰當使用時，會有很強的視覺效果；
• 調整線框（Shape Outline）：可以調整線框的顔色、粗細、類型、透明度等，其中素描風格（Sketched Style）可以做出類似手繪的效果；
• 透明度（Transparency）：調整形狀的透明度，在恰當使用時，可以讓顔色更為柔和、整體更有設計感；
• 手繪線條（Scribble）：很多人不知道的是，在PPT内是可以随意繪制任意線條的。在某些情況下，通過插入一些手繪線條，能夠增強PPT的視覺表達效果。

而在處理文字方面，可以運用的技巧包括：

• 填充（Text Fill）：用圖片或者漸變色來填充文字，在恰當使用時，會有很強的視覺效果；
• 調整字間距或行距（Spacing）：PPT可以調整字間距、行距、段落間距，讓内容更為清晰；
• 對齊（Align）：選擇多個文本框後，可以進行水平對齊、垂直對齊、平均分布；
• 文字效果（Text Effects）：較為常用的效果包括為文字增加陰影、反射的倒影等，比如增加陰影這一操作，就非常适用于深色背景搭配淺色文字的場景；
• 文字排版：在文字排版方面，為了突出重點内容，可以參考下圖，從文字的大小、虛實、粗細、明暗等多個方面着手進行優化。

四、結語

希望本文能夠幫助你了解更多PPT技巧、結構化思維工具，并将其應用于功能演示/産品宣講/項目競标/工作述職/商業分析等多種領域當中。

PPT的宗旨是“讓觀點更有力量”，希望本文也能讓你的觀點更具說服力與表現力，最終呈現出一份較為美觀的、結構清晰的PPT。

作者：張璇Maria；玄思Wit。資深斜杠青年，專注IT咨詢/售前/TOB産品設計/交互設計/數字化轉型/數字化運營等領域知識的分享。

本文由 @張璇Maria， 原創發布于人人都是産品經理。未經許可，禁止轉載。

題圖來自 Unsplash ，基于 CC0 協議。

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