對于我們應屆生來說，進入職場，就要表現出職場風範。我更想說的是，行為改變思想。因為我們表現出了職場風範，所以才讓我們看起來更像是職場人士，已然進入職業狀态。而從最簡單的一封郵件中，就能看出你是不是足夠職業。

在學校裡，同學們習慣将微信作為最常用的溝通手段。但是在職場裡，微信卻隻能成為一種輔助溝通手段。郵件才是最專業的溝通方式，原因如下：

• 郵件易于閱讀。稍長點的内容，微信需要幾屏才能顯示得下，也無法使用格式，這種閱讀體驗挺糟糕的。而郵件一般是在電腦上查看，顯示效果明顯優于手機；

• 郵件易于保存和查找。一般的郵件系統都有對話功能，同一主題及回複的内容都能以對話的形式展現出來，可以輕松通過曆史郵件把事件的來龍去脈還原清楚；

• 郵件節省時間。郵件所節省的收件人的時間，是一種為對方着想的習慣。微信屬于即時溝通軟件，發出即收到，這種提示音對于對方來說是一種打擾，而郵件則不會有這樣的問題，職場人士習慣在固定的時間收取和處理郵件，一般不會打開郵件的提示，這樣就不會受影響，而手機一般不會靜音因為可能會有電話進來。

雖說當今世界交通非常發達，但是我們和客戶或合作夥伴不一定有見面的機會，這時候你的郵件就是你給别人帶去的印象，所以我們在寫郵件時應注意以下的細節：

1. 公私郵件分開。使用公司的郵箱處理工作郵件，私人事宜使用個人郵箱，不要發到公司郵箱裡；如因出差等特殊情況隻能使用自己的私人郵箱，一定要注意自己郵件的名字，不能是随意的個性定制，如“最帥的老J”，要讓對方一眼看出是誰的郵件，如“詹姆斯·邦德”；

2. 郵件主題明确并能涵蓋郵件内容，如“XX公司辦公樓改造方案報價”。接收方通過主題即可決定是否馬上打開這封郵件；

3. 恰當的稱呼。正式的商務郵件可以稱呼對方的姓加職位，最好不要直呼其名，未曾聯系過的郵件接收人，注意不要望文生義，從名字上判斷性别，如果弄錯了非常尴尬。外國人相對比較直接，一般用“Dear” 名字稱呼即可；

4. 邏輯清晰的正文。如果郵件涉及多件事情，一定要用段落合理進行分割。段落和句子盡量不要太長，這樣更易于閱讀和理解。正文中使用圖片一定要慎重，因為很有可能因為操作系統和軟件版本的原因造成格式錯亂，影響對方的閱讀體驗；

5. 簡單大方的正文格式。一定不要使用背景圖和背景音樂。字體大小最好統一，盡量少用字體顔色，大部分情況下黑色足矣。可以通過分段體現行文邏輯；通過縮進體現層次關系；通過加粗突出重點；

有始有終。以合理的結尾收束整封郵件。沒有結尾的郵件一是不尊重；二是讓人感覺這封郵件還處于半成品狀态。簡單點的結尾如“祝商祺”等均可；

1. 簽名。使用公司統一的簽名。如果公司沒有提供可以自己編寫一個簽名，簡明扼要提供相應信息如公司網址、電話、自己的職位和聯系方式等，方便對方了解更多信息；

2. 附件。即使郵件隻是發送一個附件，也請在主題和正文中寫清楚這是什麼附件，收件人将來搜索時可以很快找到相關附件。可能需要打印的附件，養成排版的習慣，讓對方收到即可打印，這些細節無一不在提升你的形象。另外，郵件中寫到“請看附件”的文字時，養成習慣即時把附件附加到郵件中，以免漏發。能寫在正文裡的内容盡量不用附件，少節省閱讀者的時間；

3. 發送前最後确認。把以上的要點檢查一遍，注意正文中有無錯别字，确認無誤後再按下“發送”鍵；

4. 可以使用回複郵件的功能省略輸入郵件接收人姓名的過程。但如果郵件中讨論的内容已經與之前的主題不同，請即時修改主題，使主題與正文内容相對應；

5. 注意郵件收取對象。特别是抄送、密送的區别。隻把郵件發送真正需要的人；

6. 休假時，提前設置好自動回複。讓對方知道你現在不能即時回複郵件，同時告知相應的對接人。

好了，現在就開始寫一封能真正代表自己形象的郵件吧。

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