172寇紀東談公文寫作164—10：公文格式各要素——附件說明應如何标注
寇紀東
《公文處理工作條例》規定“公文一般由份号、密級和保密期限、緊急程度、發文機關标志、發文字号、簽發人、主送機關、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。”從18個方面規範黨政機關公文主送機關各要素。如何具體運用，筆者通過認真研讀《公文處理工作條例》，結合工作實踐，查詢有關資料後認為：
一、附件說明标注中存在的主要問題
（一）未标注附件說明。根據《機關公文處理條例》規定，公文有附件就必須标注附件說明，不能簡單地寫“附件ⅩⅩ份”字樣。
（二）标注位置不正确。一是在正文下一行編排,沒有空一行;二是未左空兩字而頂格編排。
（三）标注方法不正确。一是附件順序号用漢字“一、二、三……”标注;二是附件名稱後标注标點符号;三是文字較長的附件說明回行後頂格編排。
二、附件說明的概念和作用
（一）概念。指公文附件的順序号和名稱，是附件這一公文格式項目要素的标識問題，即對附件的情況作簡要标注。
（二）作用。一是強調。作為正文的一部分，為了向受文單位或群體說明這部分内容的客觀存在；二是目錄。附件說明把所有“公文附件的順序号和名稱”标注在一起,使受文單位或群體一目了然地看到公文有幾個附件和每個附件的名稱、順序。
三、附件标注的寫法及規定
根據《2012年黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式國家标準》等規定，應做到：
（一）如有附件。在正文下空一行左空二字編排“附件”二字,後标全角冒号和附件名稱，
（二）如有多個附件。使用阿拉伯數字标注附件順序号(如“附件:1.×××××”)。
（三）标點符号。附件名稱後不加标點符号。
（四）對齊方式。附件名稱較長需回行時,應當與上一行附件名稱的首字對齊。
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