快速填充功能是Excel 2013及以上版本才擁有的，它可以根據當前輸入的一組或多組數據，參考前一列或後一列中的數據來智能識别數據的規律，然後按照規律進行數據填充，這樣可以提高數據處理的效率。

Excel中的快速填充功能主要體現在添加字符、提取數據、規範數字格式和合并字符4個方面，如下圖所示。

當需要向已知的字符串中添加字符，如為員工編号添加公司代碼、為電話号碼添加分隔符“-”、為日期添加斜杠“/”等，手動添加效率會非常慢，而且容易出錯，但利用快速填充功能，則可自動根據輸入的數據特點，識别你的填充意圖，快速填充需要的數據。

例如，在“員工基本信息表”中為手機号碼添加“分隔符（-）”，具體操作步驟如下：

步驟01：在工作表的“聯系電話”列後面插入一列空白單元格，在K2:K3單元格區域中使用分隔符區分好的收手機号碼，選擇K3單元格，單擊【數據工具】組中的【快速填充】按鈕，如下圖所示。

步驟02：即可根據前一列數據，自動快速填充數據，效果如下圖所示。

在Excel 2013以前的版本中，提取字符串中的字符隻能通過LEFT、RIGHT、MID、FIND等文本函數來提取，而在Excel 2013及以上版本中，通過快速填充功能則能快速搞定。

如果要将下圖中的字符串中的數字提取出來，由于源數據缺乏規律，使用函數無法提取出來。

這時就可以使用快速填充功能來實現，在各字段下的第1行中輸入提取的數字，選擇第2行中的單元格，按【Ctrl E】組合鍵，就能根據第1行的提取規律将内容提取出來填充到單元格中，如下圖所示。

專家點撥

在填充數據時，按【Ctrl E】組合鍵後，若打開如下圖所示的提示對話框，表示Excel不能根據輸入的數據識别出填充規律，我們需要重新輸入帶規律的數據，或多輸出幾組數據，更好地識别出填充規律。

比如要提取身份證号碼中的出生年月，相對于使用MID函數而言，使用快速填充功能提取速度更快。但需要注意的是，使用快速填充功能提取出來的是字符，所以在提取出生年月時，需要先設置單元格的日期格式。具體操作步驟如下：

步驟01：在表格中選擇G2:G21單元格區域，打開【設置單元格格式】對話框，将數字分類設置為【自定義】，将類型設置為【yyy/mm/dd】，單擊【确定】按鈕，如下圖所示。

步驟02：在G2:G4單元格中輸入前3位員工的出生年月，選擇G5單元格，按【Ctrl E】組合鍵，将根據前面3個單元格中數據的規律，智能提取員工的出生年月，如下圖所示。

專家點撥

當“快速填充”的結果不準确時，可以多給出兩個示例，這樣就能更準确地識别。就拿本例來說，如果隻輸入一位員工的出生年月，填充的員工出生日期全部是“25”，輸入前兩位員工的出生年月，識别出的員工出生日期将全部是“15”和“25”，隻有輸入三位員工的出生年月，才能正确識别出員工的出生日期。

如果在表格中輸入了“2011.11.12”和“11.11.12”這樣的日期格式，但Excel并不能識别這樣的日期格式，所以，對于這樣的日期格式既不能通過格式轉換為日期，也不能參與日期的計算，針對這一情況，我們可以使用快速填充功能來實現。在不規範的日期格式後面插入一列空白列，根據前一列數據輸入一組示例，按【Ctrl E】組合鍵，将前1列不規範的日期格式轉換為規範的日期格式，如下圖所示。完成正确轉換後，可将不規範數字格式的那列數據删除即可。

專家點撥

不管是不規範的日期格式，還是不規範的數值格式、貨币格式等都能通過快速填充功能進行規範。

當需要将工作表中多個單元格中的數據合并到一個單元格中時，很多人習慣使用合并字符“&”來實現，其實，通過快速填充功能也能輕易實現，并且合并時，還能對多列數據的順序進行調整。

例如，當需要将員工基本信息表中的“街道”和“市區”列合并到“住址”列，并按“市區à街道”的順序進行合并時，可先在“住址”列的第1個單元格中輸入正确順序的員工地址，選擇第2個單元格，按【Ctrl E】組合鍵，即可快速合并字符，并填充在單元格中，如下圖所示。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!