會議資料的準備是會議前期籌備工作中的重要一環，能夠有效的提供有關該會議的所有重要信息，讓參會者在會前就對會議有一個簡單的了解，從而在會議過程中更好的接收會議信息。因此在會議開啟前，會議主辦方都會準備以下會議資料。

01 文案

文案一般是經過仔細推敲的，其中清楚列明參加其會議的目的是什麼，以及預期要達到的效果。文案的标題是以醒目的會議名稱為主。這樣做效果最佳，寫上具有描述性的副标題也會起到很好的效果。文案中必須提供有關該會議的所有重要信息，包括會議的目的、會議承諾或保證。登記表各項一定要寫清楚，所列各項有條理，各項問題應易于理解，每張表上要有充足的空格以便能寫下完整的信息。文案必須保持清新，簡明和生動，能突出想傳達的信息。

資料的文字寫的長一些比較好，但到底是多寫還是少寫好，主要取決于文案所描述内容的多少而定。

以下是對準備資料的一些建議：

• 文案要合理使用文字。

• 明确告知參會者參加會議的意義、會議的目的等。

• 有的内容要用着重表明以示強調。

• 為了引起參會者的重視，可提供會議籌劃的最新信息。

• 如果資料中有圖片，要注以文字說明。

• 正文要簡明，不要讓重要的信息埋沒在模淩兩可的段落中。

• 正文中要有行為指令，如“将你的登記表傳真給我們或打電話告知”或“填表後請及時上交會所處”等。

02 資料袋

會議通常需要為每個與會者準備好資料袋并在會前分發給他們。資料袋裡一般包括以下資料：

• 會議議程。

• 讓與會者了解的有關領導（或權威人士）将在會議上作報告的提綱或報告的主要内容。

• 有關圖文資料。

• 與會人員在會上讨論或交流發言時需要作記載的表格。

除了紙質檔資料外，還可以利用鲸會務創建活動會議，使用會議資料上傳功能，将會議資料實時展示給參會者。支持上傳所有活動相關資料，無格式限制，随需修改，參會者可以方便地查看活動資料并随時下載文件，省去紙質會議資料的制作印刷環節，有效節約會議資料印制成本，更加綠色環保。

03 會議簽到表

在會議開始前，為了檢查已經通知過的與會人員到會情況（如“準時到會”、“遲到”、“缺席”、“因故請假”等情況），有必要事先準備好會議簽到表。

傳統會議簽到存在複雜低效的問題，需要花費大量人力物力才能完成簽到統計工作，而利用鲸會務的會議簽到功能就可以高效率地完成簽到流程，鲸會務提供掃碼簽到、刷臉簽到、定位簽到等4種電子自助簽到方式，簽到數據後台實時統計、可随時查看和導出，能有效防止代簽、防止外人蹭會，且支持多次簽到，分段活動便于統計。

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