在系統後台，我們看到最多的就是一張張報表。有的人對報表的第一印象肯定是“嗨，表格嘛，就和excel表格差不多，有什麼可難的”。統計報表雖然看起來簡單，但後端産品中，統計報表是非常重要的，在設計的過程中還是有很多小細節和注意事項的。今天我們就來談一談統計報表的設計。

了解用戶需求

拿到了報表需求後，首先去了解報表在業務中的使用場景，仔細地去分析用戶的需求。這個時候可以利用“5W1H”理論來梳理和提煉需求。

1. Why——為什麼要設計這張報表？（用戶的目的是什麼）
2. What——報表有哪些内容?（表格内容有什麼）
3. Who——報表給誰看？（報表的目标用戶是誰）
4. When——什麼時候看報表？（查看報表的頻率，是每天/每周/每月/每年）
5. Where——報表要放在哪兒？（報表要放在系統的哪個模塊）
6. How——怎麼執行？（怎麼設計這張報表）

舉個電費統計報表的例子：

1. 用戶想統計用電量；
2. 報表要有區域、電表名稱、尖峰平谷總的用電量；
3. 報表給物業管理人員查看；
4. 每月20号看報表；
5. 報表放在電量統計模塊 。

結合用戶的業務需求和“5W1H”理論，能把報表需求大概整理出來，接下來就是進入報表設計階段。

設計報表

1. 表格字段

表格是統計報表的核心模塊，在選擇字段的時候，應該充分考慮業務，理解查看報表的人的需求。

如果是信息記錄的表格，例如：租客的信息列表。

• 首先需要考慮租客的信息，例如：租客姓名、聯系方式、身份證件号碼；
• 其次要考慮該租客的居住信息，例如：房源地址、管理中心、所屬管家、入住時間、辦理時間、居住狀況。

這些字段就基本上涵蓋了管家想了解一個租客的所有信息。

如果系統本身有實名認證的流程，那租客姓名後還需要增加實名認證的标志，以此來對租客進行區分。

如果是數據統計表格，例如：電量統計表，則需要确定在實際業務中電表的安裝和計量。

電量統計表包括兩部分：電表和讀數。

和電表有關的字段有房間區域、電表名稱，和讀數有關的字段則稍微複雜一些。如果該報表是直接計算費用，則一個總電量就夠了；如果該報表是需要記錄不同時段的用電量，則需要有“尖”、“峰”、“平”、“谷”這幾個字段。

當然這需要根據城市具體情況來選擇，有的城市沒有“尖”這個時段，例如廈門就隻有“峰”、“平”、“谷”。

還有一個需要注意的點是數據的讀取，需要确定好規則。像租客信息的字段大家都默認好了，前後台的名稱定義是一緻的，姓名就是姓名，不會說前端展示是姓名，後台錄入數據的時候，姓名實際上是年齡。

但是電表相關的字段就可能會出現這樣的問題，由于各地業務不一樣，區域、位置、名稱這幾個名詞的差異性、獨特性不夠，有的時候用戶默認的規則不一樣，導緻讀取數據後，展示數據時，容易誤導用戶。所以在PRD中，需要定義好名詞的規則。

例如下圖：就需要對應好前端展示和後台的名詞。

2. 篩選條件

篩選條件是用戶能夠精準查找自己想要的信息的重要手段，篩選條件一般是跟着表格字段來确定的。換句話說，篩選條件的維度是表格裡的某些重要字段，但并不意味着将表格所有的字段，都做成篩選條件就是最全面的篩選。

在這個過程中，需要仔細思考那些篩選條件對用戶是有用的，哪些篩選條件并沒有多大意義。

舉個例子：租客信息的表格，則常用的篩選條件就會有小區地址、姓名、電話、入住日期、居住狀況，這大緻就是管家們能夠鎖定自己想要找的租客的指标了。

這些指标有一些共性：通用、好記、獨特。

通用的意思就是大部分篩選都這麼篩，找租客就得有姓名和住址；好記就是這些維度都不難記，小區名詞、租客姓名，這些都能短期記住。像身份證号碼這種就不适合作為篩選條件，除非是數據量非常大、重名率非常高的情況下，隻有身份證号才能實現精準搜索，但這種可能就是國家或地區層面的搜索。

而數據統計的報表的篩選條件，毫無疑問，時間段的選擇是最重要的。普遍的做法就是讓自己自定義選擇，但也有些産品做得很好，将用戶常用的指标提煉出來，例如：“今天”、“昨天”、“最近3天”、“最近7天”、“本月”、“本季度”等用戶常關注的指标作為選項。這樣的話，省去了用戶對照日曆選時間的麻煩，能夠快速地進行操作。

當然除了時間選擇，還會有一些其他得篩選條件。例如：電量統計表，則還需要要小區、房間、電表名詞等篩選條件。

3. 導出報表

篩選到了自己想要的數據，有的用戶需要導出報表，進行後續的業務上的使用。在設計報表中，則需要定義好報表的下載方式、報表的文件格式、命名規則、表格樣式等内容。

4. 用戶友好

确定好篩選條件、表格字段、導出格式這三個部分，基本上一張後台報表就完成了。但僅僅是功能完成了，再加上細節能夠讓報表更完整。

例如：在表格上方展示關鍵數據的彙總信息，這也是近年來報表的改進，将一些關鍵指标的彙總信息展示在表格上方，用戶能夠快速直觀地看到數據的大緻情況。

還有一個就是指标的備注，在統計報表中，尤其是财務類的報表，統計維度較多，規則和計算都比較複雜。不太熟悉業務的用戶在看的時候難度很大，這時候就需要備注說明來引導用戶。這樣也給冷冰冰的後台報表增加了一絲溫度。

說明的樣式，多為鼠标懸浮展開以及表格底部說明兩種。

完善PRD

最後就是寫PRD。

根據産品經理的個人習慣和公司的習慣的不同，PRD的格式會不盡相同。但最重要的一點，PRD一定要詳盡。雖然報表的功能不多，但是一些時間、規則還是需要定義清楚。

不然的話，會影響開發和測試的閱讀體驗。在評審需求的時候，也會有大量的問題湧向你的哦。

#專欄作家#

異彩，一隻蝸牛慢慢跑，人人都是産品經理專欄作家。從事房産管理系統的産品工作，關注To C産品的交互設計、運營、結構設計和商業模式。在成為一名優秀的産品人的路上努力前行。

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題圖來自Unsplash，基于CC0協議

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