關于标書制作的方方面面,相信大家已經在網上看到過無數條相關的文章,但是這些文章大多有一個共通點——隻針對标書制作的某一部分或者某一特點進行闡述講解,并不能達到“一文即通”的效果。今天小編就為大家帶來,史上最全的、也是最細緻的标書制作全流程。從招标文件購買到提交标書,内容涵蓋了如何閱讀招标文件、标書編制重點、細節注意點、重點時間規定、常見的編制錯誤、投标必殺技以及逐項檢查表等等方面。
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1投标報名&招标文件購買
一、招标文件購買
詳細閱讀招标文件規定的報名方式、報名所需提供的資料及報名費用,并準備報名所需的資料及報名費用,注意報名截止日期。
報名方式分為:現場報名或傳真報名(詳見各招标文件具體要求)
現場報名:需攜帶報名所需的資質文件及報名費用到指定地點進行報名。報完名後,向招标代理機構索取招标文件和發票或收據。
傳真報名:需将招标文件要求的資質文件、報名函及報名費用彙款憑證傳真至招标文件指定的傳真号碼,傳真後打電話确認招标代理機構是否收到并索取招标文件。
圖文混合排版注意事項:
圖片插入後不要用襯于文字上方、下方、文字中間(特别是低版本的word)等這樣的格式。如真的需要這樣操作,可以利用表格,将圖片插入表格所需要的位置,再将表格的邊線設為無即可。
如:
投标文件格式參考:
标書編輯中常用的word快捷鍵:
7标書檢查
1、徹查标書
标書與解決方案不同,撰寫投标文件,切忌沒有完全掌握招标書内容就開始撰寫,無論時間多趕,都要仔細過一遍标書。清标即明确清楚标書中每一項條款,把标書走腦的讀一遍,而不是機械的看一遍,具體要做到以下幾點:
1. 明确标書中硬性要求,并詳細标記,在撰寫标書過程中一定要涵蓋,并撰寫在醒目的位置,必要時可以單獨成為一章或一小節。
2. 商務标技術标都要明确,雙方會有相關關聯,或是互相包括必要條款,一方不明确,很可能導緻應标缺失。
3. 注意招标文件中的每一項廢标條款,一旦條款缺失或未能滿足響應,編制再好的投标文件也将被一票否決。
注:在标書電子版制作完成後,讓參與人員進行交叉檢查,對錯誤的地方進行指正修改,并通報各個組員以防重複出現錯誤。
2、标準核對
在投标文件撰寫結束後,對照标書中廢标條款、星号條款、評分細則等内容進行一一對應,下面根據幾個條款進行解析:
1. 廢标條款顧名思義,一點不能滿足定會廢标,對于廢标條款要在标書中明确的給予應答及體現,通常對于商務标來說此類條款較多;
2. 星号條款在技術标中較多,多為一些重要的技術指标,要求投标人必須滿足或給予應答說明,對于此類會以技術偏離表的方式進行應答;
3. 評分細則表為評委打分對照表,評委會嚴格按照上面的内容進行打分,表中分數是一定不能丢的,評分表中内容都要在标題中明确體現,一方面說明我方已經應标,另一方面為評委對照提供便利。
3、最後檢查
分為兩項,一項為根據招标文件要求,從頭檢查一遍标書是否有漏項,重點需求是否都涵蓋滿足,另一項為對寫好的招标文件進行格式檢查,具體包括以下幾個方面:
1.是否存在漏項,内容是否撰寫到位;
2.目錄是否調整、是否存在格式錯亂、是否有空白頁;
3.正本制作正副本内容一緻,正本是整個招标的依據,所以要審慎再三,方可打印;
4.字體、格式是否統一;
5.報價産品名細是否符合招标産品需求名細(包括産品型号和數量),分項(分包)報價是否符合和正确,這點一定要仔細查對;
6.報價表中的分報價和總報價的計算、大小寫是否正确,報價表、投标一覽表、投标函中的報價大小寫是否一緻,進行仔細核對和校對;
7.開标文件書寫格式是否與招标方的要求一緻;
8.各個文檔要詳細命名,并存放清楚;
9.商務标、技術标交叉檢查,當局者迷,換種視角更能發現其中的問題。
10.風格:整體風格是否一緻,字體、字号要求是否跟招标文件要求一緻。
11.框架:整體框架組成是否跟招标文件中要求一緻,原則上隻能多不能少。
12.頁眉:一定要看清楚頁眉是否全文都是一緻的,是否正确。
13.頁腳:看清楚頁腳的頁碼是否正确,頁腳頁碼位置是否合适。
14.替換:因為大部分标書都是用以前類似的标書為模闆修改的,此時一定要排查清除舊标書中的相關内容,特别是前面提到的幾個關鍵點一定要看清楚是否全部修改。
15.打印:需要注意在招标文件中是否有要求要将投标一覽表、分項報價表、貨物說明一覽表、技術規格偏離表、資質證明文件等信息單獨打印,如果有當做好對應章節時,即刻将該章節另存一份,以免忘記。
4、注意
1.“投标須知”莫弄錯。
“投标須知”是招标人提醒投标者在投标書中務必全面,正确回答的具體注意事項的書面說明,可以說是投标書的“五髒”。比如,某投标者将“近三年”,理解為“近年”。将“成功交易業務記錄”理解為“内部機構成功開發記錄”,以緻于使形成的投标書違背了“招标須知”,成為廢紙一張。
2.“實質要求”莫遺漏。
《政府采購法》,《招标投标法》《政府采購貨物和服務招标投标管理辦法》等法律法規都規定:投标文件應當對招标文件提出的實質性要求和條件做出響應。這意味着投标者隻要對招标文件中的某一條實質性要求遺漏,未作出響應,都将成為無效标。如某招标文件規定,投标者須具備5個方面的條件。若投标者E遺漏了對“招标貨物有經營許可證要求的,投标人必須具有該貨物的經營許可證”這一要求作出的響應;投标者F在投标書中遺漏了對“投标人必須取得對所投設備生産企業的授權文件”這一要求作出的響應,則投标者E和投标者F,都将因“遺漏”而被淘汰。
3.“重要部分”莫忽視。
“标函”、“項目實施方案”、“技術措施”、“售後服務承諾”等都是投标書的重要部分,也是體現投标者是否具有竟争實力的具體表現。倘若,投标者對這些“重要部分”不重視,不進行認真、詳盡、完美的表述,就會使投标者在商務标、技術标、信譽标等方面失分,以至于最後落榜。例如,投标者不重視寫好“标函”,則就會在“标函”中不能全面反映本公司的“身價”,不能充分表述本公司的業績,甚至将獲得的重要獎項(省優、市優、魯班獎等),承建的大型重要項目等在“标函”中沒有詳細說明,從而不能完全表達本公司對此招标項目的重視程度和誠意。再如,一些投标者對“技術措施”不重視,忽視對拟派出的項目負責人與主要技術人員簡曆、業績和拟用于本項目精良設備名稱的詳細介紹,以緻于在這些方面得分不高而出局。
4.“細小項目”莫大意。
在制作投标書的時候,有一些項目很細小,也很容易做,但稍一粗心大意,就會影響全局,導緻全盤皆輸。
這些細小項目主要是:
①投标書未按照招标文件的有關要求封記的;
②未全部加蓋法人或委托授權人印簽的,如未在投标書的每一頁上簽字蓋章,或未在所有重要彙總标價旁簽字蓋章,或未将委托授權書放在投标書中;
③投标者單位名稱或法人姓名與登記執照不符的;
④未在投标書上填寫法定注冊地址的;
⑤投标保證金未在規定的時間内繳納的;
⑥投标書的附件資料不全,如設計圖紙漏頁,有關表格填寫漏項等;⑦投标書字迹不端正,無法辨認的;
⑧投标書裝訂不整齊,或投标書上沒有目錄,沒有頁碼,或文件資料裝訂前後颠倒的等。
5.“聯合制作”莫輕視。
在實際招标采購中,有時會發生兩個以上的供應商組成一個投标聯合體,以一個投标人的身份投标。這樣,投标書就需要幾家供應商一起合作。那參加聯合制作的任何一方都不能輕視,如果大家都持不重視态度,就會發生你依他、他依你,大家都不認真,都不負責,以緻于形成無效标的情形。例如,在一次大型工程招标中,有9個供應商組成聯合體投标。由于大家都不重視投标書制作,制作前也沒有哪一方詢問其他方是否符合《管理辦法》第三十四條所規定的“聯合體各方均應當符合政府采購法第二十二條第一款規定的條件”,即:“具有獨立承擔民事責任的能力”。結果,投标書發出後,被人舉報查實,其中有一方不具有獨立承擔民事責任的能力,其法人資格證書是租的,以緻于使這份聯合制成的投标書成為無效标,所以,聯合體各方千萬不可輕視投标書的聯合制作,務必做到制作時首先要驗證各方是否具備投标資格,并且當采購人根據采購項目的特殊要求規定投标人特定條件的,聯合體各方中至少有一方符合采購人規定的特定條件;其次,聯合體各方應當簽訂共同投标協議,明确約定聯合體各方承擔的工作和相應的責任,尤其不能缺少出了問題,責任人應當承擔多大經濟責任的内容;再次,投标書制成後除牽頭方認真彙總校對外,還要明确1—2方進行複核,且不能忘記将共同投标協議作為投标書附件一并提交招标采購單位。
5、通用檢查表
8标書打印;裝訂
1、打印标書,按招标文件要求打印标書正本、副本、封面,封條,報價一般在公司打印即可。
2、需檢查排版是否有錯亂,确認後才可打印;
3、錯誤的紙質文檔應帶回公司作廢處理;
4、圖片需彩打,其他文本黑白即可;
5、認真核對有無缺頁、夾頁、順序颠倒、頁面倒轉現象;
6、對于大項目需打印一份給投标代表使用;
7、打印後需及時徹底删除文檔;
8、按照招标文件要求和實際情況,進行打孔裝訂或膠裝。
9簽字蓋章
對審查及修改完畢的投标文件進行簽字蓋章。
簽字應注意法定代表人簽字、授權代表簽字及見證人簽字的名字。法定代表人為投标單位營業執照上的法人代表。授權委托人為代表投标單位參加投标的委托人。見證人為證明法人代表及授權委托人的其他人。
注:主标與陪标文件勿出現人名交叉及雷同現象
對投标文件的蓋章。正本投标文件應逐頁蓋章:标明“蓋章”的位置,章應蓋在指定位置之上(如:公司名稱處);未标明“蓋章”位置,應蓋在有投标人名稱的位置上;未有投标人名稱,應壓住文字蓋在頁面的右下方。
注:投标人公章勿蓋在其他公司公章之上。如招标文件規定複印件(及副本)也需要加蓋紅章,應将投标書複印完再加蓋公章,不可在有公章的複印件上加蓋公章。
注意
1、根據招标文件要求蓋章
2、公章需蓋正清晰,若一個不明顯,需重新再蓋一個,且兩個不能重疊一起
3、在密封條上蓋章盡量一半在密封條上一半在密封袋上
10複印、裝訂及密封
最後檢查
仔細閱讀招标文件關于标書裝訂條款。投标文件正副本份數并“正本、副本”注明在什麼位置,是否逐頁小簽、封條處騎縫加蓋投标人法定代表人名章,以及封面内容和密封要求,仔細檢查和确認。
注意
1、審查是否有漏簽字、漏蓋章處
2、招标文件要求的文檔資料是否有放齊全
3、是否需要将原件、彩頁放入标書中
4、标書中是否有其它未發現的錯誤
投标文件的複印
将排版完整、簽字、蓋章後的投标文件,按照招标文件規定的投标文件副本份數進行複印,複印後應檢查複印的是否清晰,有無缺頁、夾頁、順序颠倒、頁面倒轉現象。
投标文件的裝訂
将複印好的投标文件按照招标文件要求的裝訂方式裝訂,如招标文件無要求裝訂方式,可自行選擇裝訂方式。裝訂方式分為打孔、膠裝(建議用打孔,便于發現錯誤時做改動,但要注意裝訂是否牢固,不得出現活頁、掉頁)。
投标文件的密封
根據招标文件要求準備投标文件密封袋。主标與陪标文件應在符合招标文件密封要求的前提下,變換包裝的顔色、形式、字體,勿出現雷同現象。
投标文件的最終封口。在未得到項目負責人或投标代表同意的前提下,投标文件封口不得密封。應貼好雙面膠及蓋好騎縫章後預留封口,由投标代表整理後自行密封。
根據招标文件要求,為方便開标,開标一覽表、投标保證金複印件是否需要一同裝訂在單獨的信封内密封提交。
注意
1、按招标文件要求将正本、副本、報價文件單獨密封文件進行單獨封裝,在文件袋封面和“于***時之前不得啟封處”等加蓋公章。
2、若需要提交電子文檔,将和正本一起封裝。
3、如有條件的話可以單獨制作一個投标專用箱将所有文件裝在一起,既方便又美觀。
4、封口:在未得到項目負責人或投标代表同意的前提下,投标文件封口不得密封。應貼好雙面膠及蓋好騎縫章後預留封口,由投标代表整理後自行密封
11開标前準備
在完成投标文件密封準備工作後,應将開标時間、開标地點、招标機構聯系人、聯系電話、招标文件、投标文件明細清單及招标文件規定其他在開标前需要提交的資料(包括但不限于:投标代表人身份證原件及複印件加蓋公章、投标保證金繳納憑證加蓋公章或現金、公章、印盒、修改文具等)交由投标代表熟悉和備用。
注意
1、查詢登記:開标時間、開标地點、招标機構聯系人、聯系電話、乘車路線、交通方式、乘車時間
2、整理收集:招标文件、投标文件明細清單及招标文件規定其他在開标前需要提交的資料
3、資料如下:包括但不限于:投标代表人身份證原件及複印件加蓋公章、報名函證明、投标保證金繳納憑證加蓋公章或現金、彩頁、代理證書、合同原件、公章(若可以)、印盒、文具等
12開标後工作
開标現場工作
1、記錄開标情況,如各投标單位名稱、數量、投标産品、投标價格、投标代表、評分排名、預中标單位等
2、可與其他投标單位交流,但不透入對公司不利的事情,特别是本次投标價格
3、記錄招标單位負責人、評委、關鍵人
4、平常多鍛煉,精彩的講标,注意講标時間(5-10分),把評分關鍵點和把投标産品的優勢重點描述
常見專家提問問題整理
1、你們産品有什麼優勢?
2、你們産品在哪裡有什麼成功案例?
3、你們廠家實力怎麼樣?
4、你們的産品太貴了?
5、其他投标單位都降了¥,你降多少?
6、你們有贈送其他什麼設備嗎?
7、你們售後服務是怎麼樣的?…………
開标後的整理、跟進工作
公司信息、文件資料整理歸檔。常用的建立紙質資料夾。召開投标總結會議(開标後的1周内)。
中标公告公示期滿後,辦理中标通知書領取、投标保證金退還、中标單位中标服務費繳納、合同簽訂等跟進工作。具體辦理應與招标機構溝通。應及時告知陪标公司注意查詢投标保證金是否退還,如退還應及時督促陪标公司将公司原先彙入陪标公司的投标保證金退還回來,并告知公司财務查收,同時建立保證金往來檔案。
對招标文件全面閱讀一遍,對不理解的地方進行标注,然後再查看廢标條款,要求的資質、技術和條款,限價,先初步預算本次投标總價,如果超出招标預算,立即報告上級和項目負責人。
評審方式中商務、技術和價格所占的分值
我的經驗是先看一下”廢标情況”——主要是在否決性條款裡面.底線是至少不能廢标.其次,最重要的一步是技術标評審表。
首先是看打分方式,是定性打分還是定量打分。如果是定性的,那麼基本上如果你不是做的實在慘不忍睹到專家門忍無可忍的地步,一般不會廢标的。這隻是一個基本的滿足性條件,沒有重大性偏差、一般就是你複制粘貼别人的施工方案的、不會連工程名字都沒改正的一般都能過的,個人理解也就是個形式而已。做的快了也就幾個小時就可以搞一份了,而且時間還主要花在話總平面布置圖和施工進度計劃上。如果是定量的,而且還是每項都打分,靠技術标入圍來抽簽或是再看商務标的,那你就要認真點了。
注意
1、如果沒有确定投标結果,應及時向領導彙報,後期應及時跟蹤。
2、如果中标,及時向領導彙報,感謝評标專家,跟蹤到項目簽訂内部合同為止。
3、如果落标,分析落标原因,填寫到标書登記表中。
4、中标公告公示期滿後,辦理中标通知書領取、投标保證金退還、中标單位中标服務費繳納、合同簽訂等跟進工作。具體辦理應與招标機構溝通。
13導緻投标文件無效的行為
1、逾期送達的或未送達指定地點的。
2、投标文件未密封,或密封處未加蓋單位公章及法定代表人或委托代理人印鑒的 *投标文件未加蓋單位公章及法定代表人或委托代理人印鑒的。*投标文件所投并不是本次招标項目的
3、投标文件未按招标文件規定制作或未響應招标文件要求的。*投标文件的關鍵内容字迹模糊、無法辨認的。
4、投标單位遞交兩份或多份内容不同的投标文件,或在一份投标文件中對同一招标項目報有兩個或多個報價,且未聲明哪一個有效的。
5、投标單位名稱或組織結構與資格預審時不一緻的。*投标單位未按照招标文件的要求提供投标保證金的。
6、投标單位法定代表人或委托代理人未按時參加開标會議或參加開标會未提供有效證明的。7、投标單位在開标時未提供項目經理證書副本原件的。
8、所提供有關證書、證明原件塗改、轉讓或提供虛假材料的。
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