本菜鳥在工作中有個癖好，那就是喜歡收集資料。一些重要紙質材料，比如領導批件、票據之類的，都要掃描一份存檔。還有時看書看報或清理資料，發現一些好的内容也會想辦法轉存一份電子版，另外還整理一份純文字版。通過不斷積累，建立屬于自己的資料庫。在這過程中，要用到不少軟件，例如掃描軟件、PDF編輯和查看軟件、識别軟件等等。其中，堪稱神器的，有這麼幾款：

一、掃描全能王（随時随地想怎麼掃就怎麼掃的神器）

要實現随時随地掃描，顯然背一台掃描儀到處跑是不現實的。而掃描全能王是一款手機APP，号稱是全球下載量最大的掃描智能移動應用。有了它，就像随身帶着掃描儀，遇到需要保存的資料，随時随地拿出手機拍一下，就存下來了。說掃描全能王是神器，是因為其功能确實強大，不亞于電腦上的掃描軟件。它能夠自動找到圖像邊框，去除多餘背景，矯正偏斜的文檔；帶有五種圖像增強模式，還可以手動調節圖像細節。看到報紙雜志的美圖美文時，輕按幾下就能在手機上存儲pdf和jpg兩種格式的文件，智能處理效果堪比ps。同時掃描全能王還提供了200M的免費雲空間，可将掃描的内容同步到雲端。如果是土豪，還可以購買更大的空間。可謂是文員、管理人員、銷售人員必備軟件。

二、ABBYY FineReader（識别最準确的神器）

這款俄羅斯人開發的軟件非常強悍，識别率遠抛其他識别軟件幾條街。當然其優點還不僅僅這一點。一是多線程同時對各個頁面進行識别，因此識别速度特别快。二是特别智能，不需要像傳統識别軟件還要手工傾斜較正再識别，它自動就較正好了。三是工作特别主動（好同志！）。通過ABBYY FineReader打開要識别的文件，一秒鐘都不要等，要不要作什麼設置，它就自己開始識别。四是版面和格式的準确還原 。據說采用了特有的适應性文檔識别技術(ADRT)，智能分析并重新創建多頁文檔，包括表格、圖表和圖形，都能夠較好地還原到word中。五是可以将PDF文件轉換成可編輯和可搜索的文本或數據格式。

要注意的是：安裝好ABBYY FineReader後，将識别語言設置為簡體中文 英文。當然如果你識别的不是中文，那就設為相應的語言。

ABBYY 還有一款手機APP，名叫：TextGrabber。識别率同樣高，但需要在手機上識别處理文件的場景不多，暫不作重點介紹，有興趣的朋友可以自行下載試用。

三、福昕Foxit phantom PDF（PDF想怎麼編輯就怎麼編輯的神器）

該軟件功能十分齊全，可以用它來創建專業的PDF文檔。用戶可以在PDF文檔創建後直接在PDF文檔中執行編輯和修改操作, 而無需“先轉為其他格式進行修改，然後再轉換為PDF格式”。其文本編輯工具可自動識别文本框并允許用戶在文本框内進行段落編輯。不足之處是，因為功能強大，所以體積也比較大，竟然有500多M。最大的問題是，這個軟件是要收費的，土豪請随意。

本菜鳥用phantom PDF最多的功能竟然是合并PDF！有時掃描了多個圖片，想合并成一個PDF，直接選中這些圖片，在右鍵菜單中就有一個合并為PDF的選項，點擊一下，很快就搞定。有點殺雞用牛刀的感覺。

四、Foxit Reader福昕閱讀器（速度超快的神器）

同為福昕Foxit出品，一款比PDF标準建立者Adobe出品的Acrobat Reader還要好用的PDF閱讀神器。最大的特點的打開速度快。

五、WPS（word、excel轉pdf的神器）

很多人聽到wps可能還停留在老的印象中，事實上這款在dos年代就很輝煌的軟件，現在又綻放第二春了。相比競争對手微軟的office，不僅體積小而且速度快很多，更值得稱道的是有很多适合咱們中國人習慣的貼心功能，如文字工具（智能重排段落、清理空行等），生成目錄、編制頁碼也比office方便很多。今天要介紹的是其另外一個功能，那就是将文檔轉換為PDF格式。經綜合比較，wps是生成pdf速度最快的一款軟件，尤其是文檔頁數多的時候，速度優勢更加明顯。

介紹完這幾款神器，再順便介紹一下它們的組合“殺招”：

殺招一：掃描全能王 ABBYY FineReader——紙質文件無敵轉換文字

第一步：在外遇到有用的資料，不管三七二十一，先用掃描全能王拍下來。借助掃描全能王的強大圖像自動處理能力，不用PS就把拍下來的文檔自動處理得很整齊、清晰。

第二步：回到辦公室後，在掃描全能王中将所拍的文檔生成為PDF格式。然後從手機中（如為安卓手機，在手機根目錄CamScanner目錄下）複制到電腦裡。

第三步：用ABBYY FineReader識别為文字版。搞定！

可能有朋友會說，掃描全能王不也可以識别嗎？幹嘛還用ABBYY？

掃描全能王可以識别是不錯，但在手機上識别還是很費事，況且掃描全能王識别輸出文本是隻有收費版才有的功能。不如在電腦上識别，校對起來也方便些，并且前面也說了ABBYY的識别能力是最強的。因此，建議用ABBYY來識别，各取所長。

殺招二：WPS Foxit phantom Foxit Reader——PDF處理全無敵

不知大家遇到過這種情況沒有？一個Word格式的文件，附件是excel表格，要打印在一起。大家一般是先把word文件打印好，再來打印excel，然後再裝訂在一起。但這樣就需要點開兩個軟件來打印，比較費事，領導要得急的時候很影響效率。尤其是，如果領導要求word後面不能有空白面，而這個word文件又正好是奇數頁的時候，如果讓excel第一頁打印到word最後一頁反面，做到兩者無縫銜接？這個時候就要用以上幾個軟件組合出場了：

第一步：用wps把那個word和excel文件分别轉換成pdf格式。

第二步：選中生成的兩個PDF，右鍵菜單中通過Foxit phantom合并成一個PDF。合并的時候注意文件的順序，并取消生成目錄信息。

第三步：用Foxit Reader點開合并後的PDF，打印。搞定！

建議遇到這種word excel格式文件的時候，在文件成稿後就按此辦法合并成一個PDF格式的文件。一來方便以後打印；二來也方便下發；三來方便安全保存（word和excel格式的，經常看着看着不小心碰一下就改掉了，轉換成PDF就可以避免這個問題了）。

如果合并成PDF後，又遇到需要細微調整的情況怎麼辦？用Foxit phantom！直接打開修改即可。

殺招三：Foxit phantom ABBYY FineReader——提取任何可打印的文本

有一些電子書隻能看、能打印，但不能複制内容，但遇到一些好的内容想收集下來怎麼辦？且看招：

第一步：點打印，選擇Foxit phantom虛拟打印機，打印成PDF文檔。

第二步：用ABBYY FineReader識别這個PDF文檔。由于是打印生成的PDF，字體非常清晰，因此識别率會非常高，基本上不需要校對，隻要重新排一排版就OK了！

以上隻是提供了一個虛拟打印的使用技巧，實際上如果結合不同情況，這個虛拟打印還能夠實現更多的不同殺招。大家可以自行探索。

殺招四：文檔收藏 搜索運用——終極招式

前面說了那麼多，實際上隻是為建立個人資料庫打好了基礎，要讓這個資料庫發揮作用，還得借助搜索神器。如何使用搜索神器？請參閱本菜鳥之前寫的秘笈：

借助搜索神器，新人快速成為老專家、政策通

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