在一些公司，經常有員工開着私家車，替公司辦事，比如跑客戶、跑銀行、跑稅務局……這給企業用車帶來公私不分、半公半私的複雜情況。那麼，在這種情況下，油費該如何報銷？公司和員工如何才能都滿意？

私車公用界限難界定 讓管理效率大打折扣

由于公車養護成本高，很多企業并沒有額外配備公車。員工需要用車時，便駕駛私家車去辦公事。私車公用彌補了公務用車的不足，也方便了員工出行。對于“私車”，這是财産權的範疇，很容易界定。但如何定義車輛的“公用”并界定“公用”的程度和深度，卻很成問題。私車公用的管理方面， 長期以來存在透明度低、管控難度大的痛點。

比如在油費核算與報銷上，企業通常使用兩種方法：第一，出發前把公裡數手動拍照記錄，行程結束後，再拍照為證；第二，按照出發地及目的地的實際距離為标準。按照第一種方式，每月的油費可能居高不下，企業管理者感覺錢花的不明不白，但又不知道問題出在何處。按照第二種方式，容易造成少報、漏報。畢竟路況不一樣，因堵車而繞路出行，員工會感覺自己虧了一筆。以上兩種報銷方式，裡程數據都無法做到真實準确。

另外，繁瑣的報銷流程也造成了員工體驗不好。在過去，企業車輛加油需要經曆“員工申請→領導審批→加油→墊付→開發票→保存票據→提交報銷流程→财務審核→出納打款”的繁瑣過程。員工需要填寫用車時間、前往地點、用車事由等信息，以及實際裡程數、油費等報銷明細表，以體現費用發生的合理性。而且，财務人員也會陷入核票、審單、打款等重複的機械工作中，影響工作積極性。

資源共享物盡其用 搭建企業和員工互信的橋梁

要合理解決私車公用産生的上述問題，就需引入先進的數字化管理方式，在企業和員工之間搭建起互信的橋梁，确保信息的可信透明，從而實現企業用車管理和員工體驗的雙重提升。

作為滿足企業能源數字化管理需求的服務商，能鍊企服将能鍊遍布全國的能源補給網絡和在油站端的議價能力輸出給企業，讓企業不僅可以用優惠價格采購公車用油，還能由總部對用車加油進行統一管理。通過數字化能源管理解決方案，企業公車加油管理的效能得到大幅提升，一人即可完成增減司機與車輛、額度分配、開發票等業務操作。

基于車端AIoT智能車網聯、大數據、SaaS雲管理平台等技術手段，能鍊企服還可幫助企業“管人、管車、管錢”，并将事後報銷變成事前管控，讓私車公用的加油情況可視、可查、可追溯，有效規避不合規的加油情況。

員工在加油時，通過“一鍵加油”就可随用随加，企業無需在加油卡中圈存大量資金，提高資金的利用效率。同時，管理人員可随時通過App和SaaS後台，為司機實時分配額度、了解油費消耗趨勢、查看加油詳細數據等，大大降低車輛加油的管理難度。“一鍵導入”和“一鍵導出”功能還讓管理員對人員和數據的導入導出進行管理，方便分析彙總整體情況。

在支付時，企業可通過“一鍵開票”，實現統一對公支付和開票結算，有效減少财務審核發票工作，管理人員可通過後台對賬系統對用車加油期間發生的每一筆錢進行核實，全面提高财務對賬效率。

通過能鍊企服的能源數字化管理解決方案，不僅為該企業成功找到一條提升能源管理效率的新途徑，也增強了員工對私車公用的滿意度。

目前，能鍊企服已與國家電網、小米集團、用友集團、中通快運、招商銀行、龍湖地産等上千家企業達成合作，并作為企業級能源數字化管理服務的入口，成功幫助企業提升能源數字化管理和費用管控水平。

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