崗位說明書是人力資源規劃的最根本資料，無論是招聘需求，培訓需求，人員規劃需求都離不開最最基本的崗位說明書。其編寫分為以下步驟：
①确認崗位工作内容設定基本信息
當需要編寫崗位說明書時，往往是企業需要招聘新的職位，所以首先要做的是與用人部門再次确認和溝通新崗位的崗位工作職責和内容，然後設計表單表頭的一些内容包括：
1）職位名稱
2）職位代碼
3）所屬部門
4）職系
5）職等職級（有内部高層溝通而定）
6）直屬上級
7）薪資标準（往往是根據行業信息來确定一個範圍）
8）填寫日期
9）核準人 （等）
如圖所示（以HR經理為例）
③填寫工作内容
完成了職位概要後，就需要編寫詳細的工作内容，需要按以下步驟操作
1）羅列出該職位的所有工作事項
2）對工作細分進行歸類（如圖中的HR經理，基本歸類為HR六大模塊）
3）按重要等級對這些工作内容進行排序，從重要到相對不重要排列，這樣讀取者可以一目了然
4）用詞要确切，能體現出對職責的承擔（例如圖中：參與，制定，配合，完成，等詞語）
④确定任職資格
工作職責内容确立後，為能充分找到合适人才，資格确認也是必不可少的，其包含以下要素：
1）教育背景（最好與職位相關的專業）
2）培訓經曆（與職位相關的培訓履曆）
3）工作經驗（設定時根據需要的資曆來确定時間長短）
4）技能技巧（可以輔佐此崗位的技能）
5）态度（雖然抽象，卻非常重要，通常用DISC人格來簡單區分，圖例中HR經理就是需要強溝通力和推進力）
⑤确定工作條件
工作條件的确認不僅是對于崗位性質的确定，同時也崗位說明明書不可或缺的一部分，其主要内容包括：
1）工作場所
2）環境狀況（通常體現是腦力為主還是體力為主）
3）危險性（相當重要，特殊的職業關系到特殊的待遇設定）
圖中以HR經理為例
⑥其他信息
最後一條是其他信息，這些信息往往要體現一個崗位在組織架構中的位置與職能，其包括：
1）直接下屬信息
2）間接下屬信息
3）晉升方向
4）輪轉崗位等
如圖通常可以設計在崗位說明書的最下方
這樣一份完整的崗位說明書就編制好了
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