《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規定“公文應當經本機關負責人審批簽發。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發。” “上行文應當标注簽發人姓名。”公文簽發是公文生效必備的條件，“請示”“報告”“意見”等上行文應當正确标注“簽發人”。在實際工作中，有的對“簽發”要求認識不清，有的對“簽發人”意義認識不到位，有的該标注卻不标注“簽發人”，有的亂标注“簽發人”，甚至錯把“簽發”行為當作“簽發人”使用。

一、認清“簽發”與“簽發人”的概念

《條例》規定，公文拟制包括公文的起草、審核、簽發等程序。可見，“簽發”是公文拟制過程中的一個必備程序。所有公文應當經本機關負責人審批簽發，不論是上行文、下行文還是平行文，也不管是什麼文種，任何公文都必須履行“簽發”的相關程序和手續。“簽發”是領導人行使職權的一種行為，是公文處理的一個過程和必備環節。公文一經領導人“簽發”，就意味着該公文已經産生法定效力。

“簽發人”是公文格式的18個要素之一，是上行文中的文面格式的必備要素之一。“簽發人”的标注要考慮公文的行文關系，同時也要考慮公文文種問題，它的标注通常隻能在特定的公文文種中進行。實際上，标注簽發人姓名僅僅針對“請示”“報告”“意見”文種的上行文而言。“簽發人”是上行文的必備格式要素，它體現的是單位領導人對上級機關負責的一種形式。

二、公文“簽發”有什麼要求

公文必須經過發文機關負責人簽發才能正式生效，公文簽發是發文機關負責人履行職責的重要體現。

1. 依權限簽發。機關負責人隻能簽發自身權限所及的公文，對自己職權範圍内的公文負責。内容重要、涉及面廣、對全局工作有普遍指導意義的普發性公文，以及報上級機關的“請示”“報告”“意見”等，由機關主要負責人簽發。屬某方面工作的公文，由機關主要負責人或經授權的其他負責人簽發。

2. 負責任簽發。機關負責人要充分認識簽發公文所承擔的責任，在簽發前，應對文稿作全面審核，進行必要的修改、糾正和補充，并對密級、公開屬性進行審核，确認無誤後簽發意見。簽發意見要具體，态度要明确，如明确地寫上 “發”“可印發”“同意印發”或“清稿後發”等具體發文意見。

3. 按程序會簽。涉及多個機關工作的聯合發文，應做好會簽工作，使各機關負責人均履行簽發手續，承擔相應責任。會簽要注意時效，主辦機關應主動做好與會簽機關的銜接，對未及時會簽的要催辦。

4. 按格式簽發。機關負責人應在公文處理單（發文辦理單）“簽發欄”内簽署意見、姓名和完整日期，聯合行文時，會簽機關在“會簽欄”内簽字。簽發時應使用鋼筆、毛筆、簽字筆和耐久的碳素墨水（墨汁），不能使用鉛筆、圓珠筆或純藍墨水。

三、哪些公文需要标注“簽發人”

《條例》規定“上行文應當标注簽發人姓名。” 《黨政機關公文格式》（中華人民共和國國家标準GB/T 9704—2012，以下簡稱《格式》）規定“上行文的發文字号居左空一字編排，與最後一個簽發人姓名處在同一行。”《格式》“式樣” 公文首頁版式圖 4附有“簽發人”标志。帶有“簽發人”标志的公文首頁版式式樣，我們習慣上把它稱為“上行文格式”。在公文文種中，“請示”“報告”以及按請示性公文程序和要求辦理的“意見”，應該按照“上行文格式”來處理，都要求必須出現“簽發人”标識區域，并标注簽發人姓名。

作為下行文、平行文的公文文種，諸如通知、通報、函等，不屬于上行文範疇，不适合使用“上行文格式”的版式式樣，不應該出現“簽發人”的标識區域，也就是說不應該标注“簽發人”字樣及其姓名。《格式》要求，對一般格式的發文字号編排在發文機關标志下空二行位置，居中排布。而對上行文的發文字号居左空一字編排，與最後一個簽發人姓名處在同一行。這也說明在繕印時标注“簽發人”及其姓名隻針對上行文。

之所以規定“上行文”必須标注“簽發人”姓名，其目的在于表明公文的具體負責者，督促有關領導人認真嚴肅地履行權利義務，确保公文質量；同時讓上級機關的領導人了解下級機關誰對上報事項負責，也是我國行政首長負責制的需要。

四、誰是“簽發人”

按《條例》規定，上行文由機關主要負責人簽發。這是對公文簽發的要求，也是對“簽發人”标注的一種要求。對上行文來說，“簽發人”标識區域内出現的姓名，應是發文機關的主要負責人。

所謂“主要負責人”就是指機關的正職或主持工作的負責人，也是通常意義上的單位“一把手”。“簽發人”标識區域内的領導人姓名應是單位“一把手”的姓名。

“主持工作的負責人”是指在正職缺位的情況下，由某一副職領導人主持工作（即實際上的“一把手”）。不能把“主持工作的負責人”理解為一般意義上的副職領導人，因為在一個機關裡，“主持工作的負責人”隻能有一位，而一般意義上的副職領導人在不少機關卻有多位。

《條例》規定，黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府授權制發的公文，由受權機關主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。由此，黨委、政府的辦公廳（室）制發的上行文可由秘書長或辦公廳（室）主任簽發，或根據需要報黨委、政府分管負責人甚至主要負責人簽發。但是，标注在辦公廳（室）上行文“簽發人”區域内的領導人姓名應是辦公廳（室）“一把手”的姓名。如辦公廳主任簽發意見為“經××副市長審示後發”，或副市長簽署意見為“請辦公廳主任簽發”，其“簽發人”應為辦公廳主任。

五、怎麼标注“簽發人”

《格式》7.2.6對标注“簽發人”作了規定，由“簽發人”三字加全角冒号和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關标志下空二行位置。“簽發人”三字用3号仿宋體字，簽發人姓名用3号楷體字。如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

“簽發”要求領導人親筆簽署意見、姓名和完整日期，它是機關制發公文的重要依據。不管是“簽發”還是聯合行文中的“會簽”，它都是在公文處理單（發文辦理單）上進行的，領導者親筆書寫的姓名隻會在公文處理單（發文辦理單）上出現。

而“上行文格式”中“簽發人”标識區域内的領導人姓名标注不是要求領導人親筆簽名，也不能采用加蓋簽名章的方式來進行，“簽發人”姓名的标注是文件在繕印時通過打印的方式出現在文件上的。

公文中的“簽發”“簽發人”分屬不同的範疇。公文都須簽發，它是公文制發中的一個必備程序。上行文應當标注簽發人姓名。一些基層單位随意标注“簽發人”的問題，應引起相關單位的足夠重視。要加強對公文處理知識的學習，糾正公文寫作與處理中出現的錯誤，推進公文處理工作科學化、制度化、規範化。

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