職場中難免需要：與同事協同編輯一份文檔，與領導協同編輯一份文檔。

那麼如何清晰不混亂地協同編輯呢？

如下圖所示，相信不少人在協同編輯文檔時都是這樣做的，用紅字和括号，寫明自己想編輯的内容及要修改的點。一旦編輯的内容過多，整篇文檔就像小學時代，被老師畫滿大紅叉的試卷，實在辣眼睛。

像Word這種專業的文檔編輯工具，肯定會考慮到多人協同操作滴。

與同事一起編輯文檔時，請使用【修訂】功能，此功能能清楚地顯示你對文檔進行的内容删減等操作。

當你作為領導，調整下屬的文檔時，除了使用【修訂】功能，還可以使用【批注】功能，寫明你的疑問，指修改方向，再将文檔返回給下屬調整、修改。

Word的修訂功能使用方法如下面的動圖所示，單擊【修訂】按鈕，就進入修訂狀态了。此時你就可以放心大膽地對文檔進行修改、編輯了。在下圖中，删除了标題5原來的内容，輸入了新的标題内容。

在修訂狀态下，還可以增加内容，如下圖的動圖所示，在文檔中間添加了文字。

在修訂狀态下，還可以删除内容。完成修訂後，可以顯示修訂标記。細心的人肯定發現了，對文檔進行增加、删除等操作時，文字标記是不相同的。

當你收到一份他人修訂過的文檔，你可以查看他人對文檔所作出的修訂内容。如果同意他的修改，可以接受每一條修訂。接受修訂過後，文檔的格式就統一了。是不是很方便呢？

如果使用紅字 括号的方式進行文檔修改，恐怕要費點功夫統一文檔内容了吧。

如果收到的文檔有太多的修訂，而進行修訂的人又是你的領導，隻能無條件接受修訂，怎麼辦呢？這時可以接受所有修訂，1秒鐘文檔就完成了編輯修改，好用得不要不要的。

批注功能與修訂不同，修訂是直接在對原文内容進行修改。而批注，是對文特定的内容進行注釋、說明、提問、提出要求。一般來說，領導使用批注功能的頻率比較高。

畢竟領導位高事多，審閱下屬文檔時，隻需要指出哪裡修改就行，可不會逐字修改文檔。（如果你領導會逐字改文，當我沒說這句話。）

如下面的動圖所示，選中需要修改或有疑問的地方，插入一個批注，輸入批注内容就可以了。

作為下屬，收到領導的文檔後，最好不要直接删除批注，否則你修改了文檔過後，領導怎麼知道他之前注明了哪些修改意見呢？讓領導看到你對每一個批注的修改或答複，是下屬的基本素養。

如下面的動圖所示，保留領導的批注，有問題則修改。沒問題則在批注下面使用【答複】功能進行答複即可。完成批注解決後，再将文檔反饋給領導。這時，領導就可以對照每一個批注，看看下屬的修改是否到，這十分節約領導的時間。

學習了今天的文檔技巧後，如果你的協同辦公效率不小心增加了，或者是不小心被加雞腿了，别忘了持續關注我們的微信公衆号【新精英充電站】啊。

在這個号中：我們嘔心瀝血為大家整理了Office、PS、CAD等不同版本的軟件、思維導圖軟件；每天熬夜成熊貓眼寫推送；一天25小時在後台答複大家的提問。大家的關注是我們堅持的動力哦，手動比心。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!