随着網絡的普及，電子郵件已經取代了傳統郵件，用電子郵件傳達信息更高效快捷，但是寫好電子郵件也是有一些原則的，那麼如何寫出一封高質量的電子郵件呢？

下面讓我們來看看如何從我們自身做起，寫出高質量的電子郵件，減輕電腦另一端我們的合作夥伴處理電子郵件的負擔。

處理電子郵件時很多的負擔是因為郵件的詞不達意、冗長混亂造成的。真正言簡意赅、目的明确的郵件鳳毛麟角。也許這是因為，發送一封電子郵件是如此輕而易舉的事情，幾分鐘就能寫好一封郵件，而且幾乎沒有成本，讓人們很少能夠像以前撰寫紙制信件時那樣字斟句酌。而工作節奏的不斷加快客觀上也加劇了毫不“走心”的垃圾郵件的産生。

電子郵件已經成為商業環境中最為重要的溝通方式之一，它如此重要的地位确實應該讓人們認識到，寫好一封電子郵件的本領，是每一個職場人在入職之初就應該勤加鍛煉，盡快掌握的技能。

下面的這些建議，相信可以幫助你更快地完成從一個菜鳥到高手的轉變。你會注意到，幾乎所有的建議，都可以歸結到一個原則中去，那就是換位思考，站在收件人的角度，想象收件人收到一封什麼樣的郵件會更願意讀下去，會更願意采取行動。掌握了這個原則，你可以發現其實更多的技巧，可以順手拈來。

1.是否非要發郵件

寫郵件之前，想想是否還有更好的溝通方式。有些時候，當面交談或一通電話比來來回回十幾封郵件要有效得多。不要讓電子郵件成為你懶惰的工具，隻有在真正需要時才選擇利用電子郵件進行溝通。

2.分清收件人和抄送人的區别

收件人和抄送人同樣是郵件的一部分，對這兩欄的安排也能夠傳遞大量的信息。一般情況下，約定俗成的規則是，隻有收件人一欄中的聯系人才是郵件真正發送的對象。也就是說郵件裡的話是說給這一欄中的人聽的。而抄送欄中的聯系人，隻是旁聽者的身份。這種旁聽的身份，或許是因為是收件人一欄中聯系人的上下級，需要對提及的事情有所知曉，或者是因為郵件中被提到，加入抄送一欄以示禮貌，原因不一而足。這其中微妙的差别，就需要發件人好好地琢磨，是否在收件人和抄送人的安排上給出了與郵件内容相矛盾的信息。

3.善于利用标題

在标題中用<行動>、<信息>或<請求>等字眼一目了然地概括你希望收件人所采取的行動，同時用關鍵信息勾勒出郵件的主要内容，比如"<信息> 2014年4月3日與王經理的銷售會議總結”和“<請求> 研發部2014年5月份分離機采購申請”這樣的标題，就比單純的“會議總結”、“采購申請”帶給收件人更多的有效信息。

4.一封郵件一個主旨

精簡你的郵件，盡量做到一封郵件隻講一個主旨。人們會本能地抵觸冗長的郵件，而更願意對可以輕松掌握的信息采取行動。因此越是短小精悍的郵件，越能起到好的溝通效果。如果無法做到一個主旨，也請把話題限制在三個以内。就像我們在演講一章中講到的那樣。

5.對長郵件做出提示

如果内容決定了郵件本身不可能做到簡短，請在郵件的标題或正文的開始給讀者“這是一封長郵件”的提示，并解釋為什麼需要較長的篇幅。這既是出于對他人時間的尊重，也容易博得收件人的認同，讓人更有準備、更可能花時間閱讀你的郵件。

6.給長郵件清晰的結構

郵件達到一定的長度，實際上就進入了報告的範疇。這種情況下，就需要你結構化整封郵件。利用副标題，序号，加黑，斜體及下劃線等手段将郵件的邏輯和線索清晰地标示出來，有利于讀者對你思路的理解。

7.加亮标記連環郵件的引述部分

當回複或轉發一封含有一長串郵件的連環郵件時，把引述的部分加量标記出來。要知道，你的發送對象不一定像你一樣對下面的連環郵件了如指掌。當你輕輕松松地寫道“如前一封郵件所示”時，你的讀者很可能要花上數分鐘才能找到你所指的那部分，并因此感到洩氣，行動的意願也會降低。

8.保持郵件編輯的簡潔

謹慎使用非通用的字體、字号或顔色。在不與企業文案的統一規定相抵觸的前提下，盡量使用缺省設置的字體和字号，使用黑色作為正文的顔色。隻在必要時使用加黑，斜體及下劃線等通用的文字編輯手段顯示重點。這樣做是為了降低收件人的閱讀成本，不必為了你的一封郵件而調整自己的閱讀習慣。

9.總結行動要點

跟開會時需要始終關注行動要點是一個道理，對于需要收件人有所行動的郵件，在正文的顯著位置，即開頭或結尾，将行動用點句的形式概括出來，可以方便收件人進行跟進。“需要我做什麼？”永遠是收件人閱讀郵件時最為關心的問題，如果你不能在顯著的位置回答他的這個疑問，那麼很可能他會很快失去閱讀興趣，或者忽略藏匿在字裡行間的行動請求。

10.給收件人多種選擇

針對需要收件人有所行動的郵件，盡量給出多種行動選擇。比如在向部門經理申報年度預算時，與其一句“請您審閱附件中的年度預算”，不如這樣來講：“請您審閱附件中的年度預算。如果您認為這份預算可行，請在系統中批複。如果有任何需要修改的地方，請随時打我電話或通過郵件提出您的疑問。假如您沒有時間做詳細的審閱，我是否可以占用您10分鐘的時間當面向您解釋預算的細節？如果您希望稍後審閱，請注意預算批複的截止日是本月23号。”這樣做可以避免一封郵件來來回回商讨可能的方案，減少雙方的工作負擔。

11.及時添加附件

忘記添加附件雖然不是什麼大逆不道的事情，到我甯可不要處在發件人那樣尴尬的處境。要避免把一封郵件匆匆發出而忘記添加附件，最好的辦法是，不要等到整封郵件寫完再回過頭來添加附件，而是在撰寫的過程中，當提到一份附件時，就随手把附件添加到郵件當中。在包含多個附件時，這種做法尤其重要。它雖然可能降低撰寫郵件的速度，卻可以确保你發出的郵件始終保持專業的水準。

12.為附件編号

如果你的郵件中包含多個附件，請為它們編号。這樣，即使你添加附件的順序有誤，收件人也能夠從編号中得知你正文中提到的附件依次是哪個。

13.慎用“重要”标簽

隻有在郵件真的十分重要或緊急的情況下，才選擇使用“重要”标簽。這跟狼來了的故事是一個道理。如果你的每一封郵件都帶着那個鮮紅的感歎号，久而久之就不會有人再把你的所謂“重要”郵件當回事。把“重要”标簽當做一種寶貴的資源，隻有在真正需要時才去使用，才能達到它本來應有的效果。

14.重讀郵件

在點擊發送前，把郵件重新讀一遍。這樣做，能夠使你站在收件人的角度檢查郵件是否足夠簡潔明了、不帶歧義，重點是否突出，讀者能否快速找到所需要的信息和行動點。在上面管理電子郵件中省出的時間，正是應該用到這樣的地方。

15.開啟自動校正功能

為你的郵件設置發送前自動校正功能。一個錯别字可以讓你的專業形象大打折扣，雖然自動校正功能不能識别所有的疏漏，但是它卻可以幫助你發現那些顯而易見的錯誤。

16.延遲郵件發送

如果你是那種常常在點擊發送的那一刹那，才意識到自己遺漏了某些關鍵信息的人，那麼建議你啟用郵箱自帶的延遲發送的功能。延遲的時間可以自由設定，5分鐘是一個不錯的選擇，留給你足夠的時間“反悔”。我的同事曾經不止一次地告訴我，延遲功能救了他們的“命”。

郵件是我們日常溝通的一項書面語言。尤其是大公司，在跨部門合作及權責界定中，郵件扮演着非常重要的位置。熟悉郵件寫作的常見規則，提高溝通的效率，值得我們每個人花費時間去提升。

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