對于行政管理部門來說，會議準備、會議議程、會後工作、紀律管理與公司的管理工作息息相關，這也是行政管理工作中非常重要的内容，一旦沒處理好，就會引發很多内部管理紛争，這份資料或許能夠給你一些啟發，上幹貨……

制度正文

第一條 目的。為規範公司的會議管理工作，提高公司的會議效率，特制定本制度。

第二條 适用範圍。本制度适用于公司召開的各類日常會議。

第三條 職責。公司會議的準備、安排與召開由公司總經辦負責。

第四條 公司會議分類。（略）

第五條 定期會議召開的準備。對于定期召開的常規會議，會議負責人需在會前明确該次會議的主題和臨時出席人員。

第六條 不定期會議召開的準備。召開不定期會議時，組織人需做出會議啟動報告，報告一般包括以下内容。

（1）會議名稱、主旨、目标。

（2）會議議題。

（3）會議時間、地點。

（4）會議議程。

（5）會議主持人、列席人員名單。

（6）會議财務預算。

（7）接待工作說明。

（8）當前籌備情況及進展，可能存在的問題、解決方案。

（9）會議工作進度表。

第七條 根據會議要求，會議組織部門須拟定會議通知單，并做好通知工作，出席會議的重要人員應通過電話、郵件等方式确認，并做出相應的安排。會議通知編寫時需注意以下内容。

（1）通知内容包括參加人員、會期、開始時間、地點、需準備的事項及要求等。

（2）通知書寫須文字清楚、明白，力求不産生誤解，全面、周到，确保沒有漏項；用電話或其他形式通知時，要寫出通知底稿，照稿通知。

（3）對于無記名參加的人員，要将其範圍、對象、職務通知清楚。

（4）重要會議提前通知後，一定要跟蹤準備情況，保證開會時各方面均準備到位。

（5）通知關鍵或具有決定性作用的參會人員時，要面對面或反複核實準備情況，征求其對會議準備和開展的意見。

第八條 會場準備。會議組織人員需在總經辦的配合下及時準備會議場所、會議文件或資料，并做好會場布置、設備調試等工作。

第九條 與會人員準備工作。與會人員在收到會議通知後，應認真準備發言要點、提案綱要等，配合主持人，使會議收到預期效果。

第十條 會議議程安排。議程由會議組織部門拟定，包括會議内容、讨論事項、達到目的、參加人員、時間、地點、大約時長、需要發言的人員及其發言内容、各項要求等。

第十一條 會議變更。已列入計劃的會議如需改期，或遇到特殊情況需要安排其他會議時，會議組織部門需提前2天發出通知。

第十二條 簽到。與會人員在會議工作人員準備好的簽到簿上簽署自己的姓名；對于涉外會議，聯系簿上要有與會人員的姓名、職務、所代表單位或部門等内容。

第十三條 會場服務。

（1）引導入座。會議工作人員按事前安排好的座位引導與會人員盡快就座，其間要特别注意主要領導人員和主席台就座人員的座次。

（2）分發會議文件、材料。重要文件需發至個人或主要負責人手裡，可事先領取簽收，也可于會場中領取簽收。

（3）維護會場秩序。大型會議需保證會場内外的肅靜，注意周圍警戒和保衛，嚴防各種事故發生。

（4）對會中一般需用物品應做好餘量準備，以應付個别需求。

（5）保證會議環境通風良好、光線充足和地面幹淨。

（6）處理會議中的臨時事項。

第十四條 會議組織部門需記錄會議内容，并編制會議紀要。

（1）分析、總結、提升記錄，形成會議結論性材料的提綱以及要反映的具體事項、事例等。

（2）按提綱和中心議題起草會議結論性材料。

（3）會議紀要内容。

①會議簡況，包括時間、地點、參加人員和議題。

②會議結果及會議主要精神，這部分是重點，是會議效果的反映，紀要應紀實、扼要、精到。

（4）會議紀要等結論材料經上級領導審批後，打印并下發給相關部門。

（5）按照一會一卷的立卷方法設立案卷并加以保存。

第十五條 落實會議決議。總經辦負責督辦和催辦會議形成的決議或決定，于會後一周内發會議決議事項催辦通知單至相關負責人，并收集反饋意見。

第十六條 歸檔會議資料。會議組織部門要做好會議總結，整理好會議資料，并按公司檔案管理規定，定期交檔案管理人員歸檔。

第十七條 參會人員必須準時出席會議，因故不能參加者，需提前向上級領導請假，不得無故缺席、遲到或早退。

第十八條 參會人員需攜帶記錄本和筆，做好會議記錄。

第十九條 會議期間，需将一切通信工具置于關閉或振動狀态，不随便走動、不交頭接耳、不做與會議無關的其他事情。

第二十條 嚴格遵守會議開始時間。主持人在會議開始時應對本次會議作簡要說明，将會議進行順序及時間安排告知與會者，并指定專人控制會議進度，引導其在一定時間段作出總結；若要延長會議時間，需得到大家的同意。

第二十一條 任何人不得向無關人員洩露會議内容。妥善保管會議材料，不準洩露會議機密。

第二十二條 本制度經總經理批準後，自××××年×月×日起執行。

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