要想提高使用Excel處理工作的效率，

需要認識和了解哪些操作屬于不規範的操作，

進而養成正确的習慣，

為數據的快速處理與分析打下良好的基礎。

今天我們就來學習下，

在Excel中，有哪些影響工作效率的不規範操作。

看看你有沒有遇到過這種情況。

01多行表頭濫用

很多人在設計表格時，習慣使用多行表頭，先将标題分為幾大類，再進行細分。其實，這種分法沒有錯，但在數據源表格中不能應用。因為在Excel默認的規則中，表格第1行為标題行，多行表頭會給後續的數據處理與分析（如排序、篩選、分類彙總等）操作帶來麻煩。

麻煩一：套用表格樣式時标題行出錯

為表格套用表格樣式後，默認會将選擇的第1行作為标題行。如果表格擁有多行表頭，那麼套用表格樣式後，表格标題行會出錯，而且表格樣式可能不會應用于表格中。如下圖所示為多行表頭應用表格樣式後的效果。

麻煩二：影響排序

對多行表頭的數據進行排序時，如果多行表頭有合并單元格存在，那麼通過【升序】和【降序】按鈕進行排序時，會打開提示對話框，提示“若要執行此操作，所有合并單元格需大小相同。”信息，如左下圖所示。也就是說，要執行排序操作，必須取消單元格的合并，但取消單元格合并後，如果還是多行表頭，那麼執行排序操作後，表頭可能被排在最後或多行表頭分開排列，如下圖所示。

麻煩三：影響篩選

對多行表頭執行篩選操作後，将隻會在多行表頭第1行添加篩選下拉按鈕，如果多行表頭不存在合并單元格，那麼可以執行篩選操作，對篩選的影響不大；但如果存在合并單元格，那麼将不能正常執行篩選操作。例如，下圖所示表頭中存在合并單元格，進入篩選狀态後，隻會在合并的單元格右側添加篩選下拉按鈕，并且篩選下拉列表中隻能對合并單元格的第1列進行篩選操作。

麻煩四：影響分類彙總

當需要對表格進行分類彙總時，如果表格應用的是多行表頭，那麼執行分類彙總操作後，将會打開提示對話框，提示“Microsoft Excel 無法确定當前列表或選定區域的哪一行包含列标簽，因此不能執行此命令。”信息，如左下圖所示。就算單擊【确定】按鈕能打開【分類彙總】對話框，在【選定彙總項】列表框中也隻會出現第 1 行的表頭名稱，而第 2 行的表字段名稱将會以好多列的形式出現。

麻煩五：創建數據透視表時出錯

對多行表頭的表格創建數據透視表時，會提示數據透視表字段名無效，如下圖所示，也就不能創建數據透視表了。因此，在設計數據源表格時，最好避免設計多行表頭。

02多此一舉的合計行表

很多人在對數據進行統計和彙總分析時，喜歡人為地加入合計行，覺得查看起來非常直觀、方便。其實，人為地添加合計行不僅需要花費大量的時間，而且進行計算或排序時，容易出現很多問題，也不符合表格的設計原則。

如果要想對表格中的數據進行彙總，那麼可直接使用Excel的數據透視表或分類彙總功能。這樣不僅高效，而且看完彙總結果後，還可快速地将表格恢複原狀。需要注意的是，有些人事表格中需要有合計行或合計列。

03随意合并單元格

在Excel中，并不是完全不能合并單元格，而是要分情況，一般隻用于打印的人事表格，可以根據需要進行單元格的合并操作；而對于人事統計表和彙總表，則不要對報表中除了标題行外的其他單元格進行合并操作，因為這會對後續的排序、彙總、篩選和數據透視等工作造成錯誤。

左下圖所示為由于統計表中有合并單元格，導緻數據表中的單元格大小不相同，緻使排序不能進行；右下圖所示為由于統計表中有合并單元格，導緻數據透視表不能正确統計數據。

04字段順序混亂

字段順序安排是否合理，直接關系着表格邏輯結構是否清晰。因此，字段順序應該按事情發展的邏輯順序進行安排。

例如，制作招聘預算表結構，先厘清結構順序：招聘批次、招聘部門、招聘人數、招聘崗位、招聘時間，以及招聘渠道、費用等。經過分析整理後，可以得到字段和字段順序為：項次（批次）、部門、人數、崗位、希望報到日期，如左下圖所示。

又如，制作部門績效考核表，思路順序應該是：第幾次考核、目标績效、實際完成績效、完成的比例、未完成的原因、相應的評分等。大體可以确定字段和字段順序為：序号、目标、目标完成情況、權重、未完成原因分析和自評分，如右下圖所示。

05同類内容名稱不統一

在日常生活中，可能覺得“大專”和“專科”兩個詞沒什麼區别，但在Excel中，如果要想将一樣的内容識别出來，那麼輸入的内容必須完全一緻，否則在執行排序、篩選、公式引用等操作時将無法正确識别。例如，在“人事信息表”中，在學曆列中有“大專”和“專科”兩個數據名稱，實際上“大專”和“專科”是同一學曆，但按學曆進行排序後，“大專”和“專科”并沒有被排列到一起，如下圖所示。因此，為了整個統計表的嚴謹性，在Excel中，同類内容名稱必須統一。

06通過空格來對齊

很多制作者在不知道表格的制作原則和規範時，為了讓同列名稱數據的寬度保持一緻，會人為地在一些數據中添加空格，特别是在姓名數據中最常見，如左下圖所示。看起來好像沒什麼問題，但是在計算、彙總數據時，Excel 不會将“李娜”和“李 娜”（有空格）判斷為一個人，所以計算或彙總出來的結果将會不正确。例如，在“數據”工作表中查詢“李娜”的相關信息，将其顯示在“信息查詢”工作表中，但在該工作表的 B1 單元格中輸入“李娜”後，在“數據”工作表中并沒有查詢到其相關信息，因為輸入的是“李娜”，而非“數據”工作表中的“李 娜”（有空格），所以返回的結果均為錯誤值“#N/A”，如右下圖所示。

在數據源表格中，空格是絕對不能出現的，對于已經存在的空格，可采用查找和替換的方法批量删除。

07不同類别的數據放一起

在Excel中，某些不同類别的數據放置在同一列或同一行，例如，将勞動合同的起止時間放置在同一列，如下圖所示。這樣做雖然不會影響數據的查看，但當需要根據勞動合同的起止時間對勞動合同的簽訂年限、續簽的時間等進行統計時，就不能使用公式和函數來完成了，隻有通過計算器或其他方式來計算，非常不方便。因此，在Excel中，同類數據可以放置在同一列或同一行中，不同類别的數據要分行或分列放置。

如果不同類别的數據已經放置在同一列，如上圖所示，要想将不同類别的數據放置在不同的列中，可以通過 Excel 提供的分列功能快速實現。具體操作步驟如下。

步驟01

在工作表中選擇需要分列的單元格區域，單擊【數據】選項卡下【數據工具】組中的【分列】按鈕，如左下圖所示。

步驟02

打開【文本分列向導】對話框，保持默認設置，單擊【下一步】按鈕，如右下圖所示。

步驟03 在打開的對話框中選中【其他】複選框，在其後的文本框中輸入分隔符号，這裡輸入“至”，單擊【下一步】按鈕，如左下圖所示。

步驟04 在打開的對話框中單擊【完成】按鈕，返回工作表編輯區，即可查看分列後的效果，然後對分隔後列的格式進行設置即可，如右下圖所示。

08日期格式不規範統一

在日常工作中，不規範的日期格式經常遇到，如“2018.3.16”“18/3/16”“20180316”“2018”等。這些不規範的日期格式，将會對數據的篩選、排序、公式計算及數據透視表分析等操作造成錯誤，如左下圖所示為 E 列日期格式不正确，導緻計算結果顯示為錯誤值“#VALUE！”。因此，必須對日期格式進行規範統一。在Excel中，規範的日期格式一般用“-”“/”符号連接年、月、日，如“2018-3-16”“2018/3/16”等。

需要注意的是，日期格式規範統一的不僅僅是格式，還要注意同一表格中或是同一列中不能有多種日期格式數據，如右下圖所示。雖然不會影響計算結果，但會顯得雜亂，不規整。

09數字格式不規範

在Excel中，數據分為文本型數字和數值型數字，文本型數字不能參與計算，而數值型數字可以參與各種計算。雖然在輸入過程中，Excel 會自動識别輸入的數據類型，但很多人在設置數字格式時，并不注意這些數字格式的規範，有時會将數值型數字轉換為文本型數字，導緻計算出現錯誤。

例如，左下圖所示為規範的數字進行求和計算，得出的績效總分；右下圖所示為将“工作能力”列的數據更改為文本型數字後，得出的錯誤結果。

在Excel中，有兩種情況需要将數值型數字刻意更改為文本型數字：一種是輸入以“0”開頭的員工編号；另一種就是位數較多的身份證号碼。

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