1、情景描述

在采購作業流程中，很多公司頭疼的不是供應商難找、價格難議、交期難談，而是内部的真正需求難獲取。

S集團最近就有個項目遇到了這樣的問題。

工廠組裝線要安裝一套監控系統，張科長接到現場需求後，提了一份采購需求到采購——組裝線監控系統1套，附件資料中，對安裝場地、安裝位置、攝像頭數量作了描述，關于監控的通路數、攝像頭精度、數據存儲要求、調閱要求、線路架構等細節均無描述，IT隻做了傳話筒的角色，球直接抛給了采購，老王又頭疼了。

2、存在問題

原來，雖說S公司有IT管理部門，但主要是對現有資産作管理，IT管理課主管張科長也非IT專業出身，當公司需要新建IT項目時，技術薄弱的弊端便顯現出來，比如，在提需求時，常描述不清此項目具體要什麼樣的硬件、搭什麼樣的架構、軟件如何配置等。

其次，害怕規格提得詳細後，采購按照配置清單作業，最終不太适配導緻項目失敗，也是不敢提詳細配置的原因之一。

3、解決方案

建立需求模闆，請需求部門按模闆填寫。需求部門不會填怎麼辦？供應商是個好老師！有困難找供應商！

老王與張科長溝通後，了解到問題的核心是“張科長本身對監控類的配置”這些參數模糊不清，心中沒譜，所以不敢做細節上的确認。

你不懂沒關系，我找懂的人過來教你！

一周不到的時間，采購約了三家監控類設計、安裝、布線的廠商，有老王及張科長帶領着去現場查看場地，确認監控位置，了解監控的精度要求。

在第一家廠商過來查看時，老王問供應商監控類的需求重點關注哪幾個部分，供應商不知道是在考察他的能力還是在試探他的專業度，将監控類的系統要求，其他公司的優秀案例一五一十地做了分享。

在第一家看完後，老王和張科大概了解了監控系統總體功能和要求分為：

一、系統安全層面

需要支持靈活多級操作權限，設備控制權限，攝像機圖像處理權限，聯網調閱權限，異常報警聯動等。

二，監控系統管理層面

對重要的系統操作有記錄功能，視頻丢失自動檢測功能，靈活地報警布防撤防功能等。

三，硬件配置層面

360度可旋轉攝像頭、紅外高清夜景攝像頭、數字硬盤匹配、網絡帶寬計算等

用同樣的方法與第二家廠商進行了溝通，在第二家廠商看現場時，老王已經懂得提出了系統安全層面的一些要求，張科也大概清楚哪裡需要配360度可旋轉攝像頭，哪裡需要紅外高清攝像頭。

通過第二家廠商的溝通，關于這三個層面的細節部分又有了深度的認識，比如關于報警聯動部分，除了聲光電報警外還可以實現語音提示報警，支持遠程視頻直接查看等，同時通過和第二家廠商的溝通，又追加了視頻監控的可擴充性這一項。

等到第三個供應商前來查看時，老王和張科對視頻監控的需求已經有了初步的框架，直接與第三家供應商探讨監控系統視頻線、控制線、電源線、及報警電源信号線走向，及采用電管電橋架直接進入總監控室等細節問題。

看樣結束，老王要求三家廠商各做一份方案說明，并列明物料清單。

同時依據前面對監控的框架性了解，并結合其他IT類的需求考慮項，制作了一份IT類的需求模闆，要求張科對目前的項目需求做一個需求說明，模闆結構如下：

張科全程與老王一起參與了與供應商的對接，對需求部分也有了框架性的概念，此時再要求填寫需求文檔模闆表相對沒什麼困難，兩天時間，将清晰的需求描述整理給了老王。

需求描述難被老王借力打力的方式化解，老王泡了壺碧螺春，看着茶色，想着遠方。

4、宮老師說

需求描述不清怎麼辦？來份需求模闆。

需求模闆不會填怎麼辦？找供應商，找咨詢公司，找專業的第三方。

如果IT體量足夠大，要同步推動建立專業的IT管理部門，由内部建立整套的IT評估需求評估管控機制，實現各個部門信息的互通，防止重複建設以及信息孤島的産生。

特别需要注意的是，采購千萬别做規格需求類的确認，防止後期背鍋。

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