部分企業采用的是員工要求才會發放工資條的制度，所以每個月的發薪日，HR都會收到比往常更多的信息，索要工資條。今天就來學學如何1分鐘利用郵件合并功能分發工資條。

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郵件合并是WORD的一個很實用的功能。此功能可以利用WORD設計固定的格式，取特定的數據源（實際是數據庫文件），按每條數據生成一份固定格式的WORD文件，例如工資條53個人，利用郵件合并功能可以自動生成53個含對應信息的53個WORD文件。同時結合OUTLOOK就可以實現将工資單的每條記錄（當然是按人了）發到對應人的電子郵箱，這樣既簡單，保密性又好，可以解除很多朋友此類問題的煩惱。（經常在論壇上看到，工資條如何加密啊，如何隻讓每個人看到自己的信息等等.......實際上EXCEL不管如何加密，大家都有破解的強大動力，利用EXCEL加密功能處理此類問題可以說是不可取的.)

敲黑闆，下邊是重點，請認真做筆記：

step 1、啟動WORD，新建文件，設計工資條通知的格式

例子是超精簡的，大家看得明白就可以了：

您09年3月工資明細如下：

姓名：

應發：

實發：

step 2、打開數據源，如果找不到此菜單，就在WORD的菜單【工具---信函與郵件】勾選“顯示郵件合并工具欄”

step 3、把工資條信息鍊接到WORD裡

（1）打開數據源

點擊“打開數據源”， 找到存放工資表EXCEL文件所在的文件夾，選取此文件，和工資表對應的表頁，然後 “ 打開 ”；這樣就建立了WORD的數據源的數據鍊接關系了；

（2）将工資的明細信息插入到對應的位置

點擊“插入域” 分别選取 姓名、應發 、實發 插入到對應位置，效果如下：

您09年3月工資如下表：

姓名：«姓名»

應發：«應發»

實發：«實發»

或者是這種效果：一種是查看合并數據，如上表效果，是書名号括着字段，«姓名»；或者是按條查看信息，就是顯示字段的值：如：姓名：姓名1；

您09年3月工資如下表：

姓名：姓名1

應發：111

實發：111

這時，可以看到标題欄看到WORD總共取了多少條記錄，可以檢查下，看取得數據源有沒有問題。

這樣數據鍊接就取好了，可以通過上面的條目框框，向前查，向後查，也可以查看某條具體的信息了。

step 4、發送郵件，點擊“合并到電子郵件”

會出現一個對話框，填入收件人，選取EXCEL文件的郵箱地址（示例裡是空的，實際運用時時需要先填好的），然後加上郵件标題，默認的全部記錄，點發送，所有的記錄就會按照郵箱地址分别發到各人的郵箱裡了。

好了，這樣就完成了。由于此功能是隻發送了各人自己的信息，就不存在洩密問題了，實際操作可以說是很簡單的。

特别注意：

WORD取值的小數位問題（借用purpledragoon的）：

（1）一般做工資條使用EXCEL的數據來源，彙總金額有時數值不整除，這時可用右鍵點擊【數據】

（2）選擇“切換域代碼”顯示：{ MERGEFIELD "工資" }，

（3）增加格式設置“ \#0.00” 變更結果：{ MERGEFIELD "工資"\#0.00 } （說明：小數值為兩位）

（4）再次右鍵選擇“切換域代碼”返回數據顯示，（說明：這時數據還沒有變化）

（5）點郵件合并工具欄上下記錄鍵變更一下，數據就根據設定改變了！

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