會議記錄是在會議中記錄的記錄。它們突出讨論的關鍵問題，提出或表決的動議，以及将要進行的活動。會議記錄通常由小組的指定成員記錄。他們的任務是提供會議期間所發生事情的準确記錄。

會議紀要

會議記錄的步驟

記錄會議記錄主要有五個步驟。它們是:

前期規劃

Record-taking

撰寫或抄寫會議記錄

分享會議記錄

存檔或儲存會議記錄以備将來參考

前期規劃

如果會議提前計劃好了，做會議記錄會容易得多。也就是說，會議主席和秘書或會議記錄員應該事先共同确定會議議程。例如，記錄會議記錄的人可以與主席一起起草一份文件，作為會議議程并提供會議的格式。

會議議程

如果不可能讓主席和秘書見面并提出一個草案，那麼就由秘書在會議開始前得到一份議程的副本。會議議程将作為如何做筆記和準備會議記錄的指南。此外，議程還包括其他細節，需要納入會議紀要。它們包括:

所有出席成員的姓名-包括客人和發言人

在會議進行時可能分發的文件，例如待表決的提案清單的副本

預期

當一個人被選為記錄員時，重要的是讓他知道别人對他的期望。因此，個人應該接近委員會主席，詢問他們在會議中會扮演什麼角色。例如，在會議上提出動議時，指定議員應詢問是否應把提出動議和附議的人的姓名包括在内。

會議記錄中應該包括哪些内容

在記錄任何細節之前，指定的記錄員應該熟悉他們應該記錄的信息類型。一組人可能會使用特定的格式來記錄筆記，但總的來說，會議記錄通常包括以下細節:

會議的日期和時間

與會者及缺席的與會者的姓名

(三)接受前一次會議的記錄或對其作出修改

就議程上每一項目作出的決定，例如:

已進行或商定的活動

下一個步驟

選舉的結果

接受或拒絕的動議

新業務

下次會議的日期和時間

寫會議記錄的過程

當會議結束時，負責記錄會議記錄的人應該得到他需要的所有資源，以一種清晰、體面的方式記錄會議記錄。以下是一些建議:

會議結束後，不要花太長時間寫會議記錄。這樣，會議上發生的一切都還清晰地記在你的腦海裡。

回顧之前創建的大綱，并在必要的地方進行調整。這可能包括添加額外的信息或澄清一些提出的問題。此外，檢查所有的判決、活動和動議是否都被清楚地記錄下來。

修改會議記錄，确保簡短而清晰。

分發會議記錄

一旦秘書完成了會議記錄，他應該與小組成員分享。它們可以在線共享，也可以通過雲端共享。考慮到會議記錄和其他類型的文件可能需要大量的文書工作，使用無紙化的共享方法可能是更好的選擇。

關鍵

會議記錄很重要，因為它們用來記錄會議中提出的關鍵問題。例如，有效的會議記錄可以陳述為解決特定問題而提出的方法，以及成員選擇一種方法而不是另一種方法的主要原因。

會議記錄可以手動記錄，也可以訊飛文檔APP快速的讓語音變文字。會議結束後，記錄員會回顧會議記錄，并在必要的地方進行編輯。會議記錄随後會與群組參與者共享。除了分發會議紀要外，會議紀要也被保存起來以備将來參考。

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